Pro-Int Dinamika

Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Kelola Perjalanan Bisnis Lebih Tenang dengan Aplikasi HRIS

Perjalanan bisnis (business travel), baik domestik maupun internasional, merupakan hal yang umum bahkan wajib dilakukan oleh beberapa perusahaan. Apalagi jika perusahaan tersebut berorientasi pada client atau business to business yang membutuhkan adanya pertemuan tatap muka (onsite).

 

Persiapan perjalanan bisnis cukup merepotkan karena banyak hal yang harus diurus. Jika terjadi kesalahan ataupun penundaan maka akan memberikan dampak yang sangat merugikan tidak hanya bagi pihak yang bepergian, tetapi juga bagi perusahaan itu sendiri.

 

Adanya manajemen persiapan yang baik juga akan berdampak pada perjalanan bisnis perusahaan yang lebih efektif dan tujuan perjalanan pun terpenuhi.

 

Apa itu Perjalanan Bisnis?

 

Perjalanan bisnis adalah kegiatan yang dilakukan oleh karyawan dalam melaksanakan tugasnya atas perintah perusahaan untuk tujuan tertentu. Perjalanan dapat dikategorikan sebagai perjalanan bisnis apabila jaraknya sudah lebih dari 5 km dari batas kota.

 

Terdapat 3 informasi penting yang wajib diketahui detailnya saat akan melakukan perjalanan bisnis, yaitu tujuan dan tempat yang dituju, waktu keberangkatan, transportasi dan akomodasi perjalanan bisnis.

 

Perjalanan bisnis dalam pelaksanaannya dapat menggunakan kendaraan pribadi ataupun kendaraan dinas dari perusahaan. Tidak jarang perjalanan bisnis juga harus menggunakan pesawat apabila dilakukan di luar kota hingga luar negri.

 

Tujuan dilakukannya perjalanan bisnis bisa beragam, mulai dari mengikuti tender proyek, adanya pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama, mengikuti pelatihan, seminar atau rapat kerja nasional, rapat umum pemegang saham, pembukaan kantor cabang hingga kunjungan ke daerah-daerah maupun negara lain.

 

Persiapan Perjalanan Bisnis

 

Persiapan Perjalanan Bisnis

 

Perjalanan bisnis yang tidak dipersiapkan dengan baik akan mengacaukan pikiran hingga menimbulkan stres. Ada enam hal yang harus diperhatikan saat ingin melakukan perjalanan bisnis agar perjalanan dapat dilakukan dengan baik dan nyaman.

 

Lakukan Riset Pada Lokasi Tujuan

 

Apabila mendapat kesempatan untuk melakukan perjalanan bisnis, hal pertama yang harus dilakukan adalah mempelajari dan memahami lokasi tujuan perjalanan. Mempelajari bagaimana kondisi lalu lintas dan ketersediaan fasilitas publik yang memadai sangatlah penting.

 

Dengan begitu estimasi berapa lama perjalanan dari tempat penginapan menuju tempat pertemuan bersama klien pun dapat dilakukan. Kemungkinan terjadinya keterlambatan pun dapat dihindari.

 

Mempersiapkan Itinerary Perjalanan Dengan Baik

 

Dengan adanya perencanaan yang cermat sebelum berangkat, setiap perjalanan bisnis yang dilakukan akan terasa aman dan nyaman. Namun perlu diingat, membuat itinerary untuk perjalanan bisnis berbeda dengan itinerary saat akan liburan.

 

Itinerary perjalanan bisnis harus dibuat dengan detail seluruh agenda kegiatan serta waktu yang dibutuhkan, bahkan hal kecil seperti makan siang hingga waktu istirahat juga harus direncanakan dengan baik. Selain terhindar dari masalah, kini perjalanan bisnis pun dapat dilakukan dengan lebih tenang.

 

Sesuaikan Dengan Kebijakan Perusahaan

 

Sebelum melakukan perencanaan perjalanan bisnis, ada baiknya untuk memahami terlebih dahulu kebijakan dan aturan perusahaan mengenai prosedur perjalanan bisnis. Termasuk mengetahui budget pengeluaran yang sudah ditetapkan perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis.

 

Apakah perusahaan akan membayar di awal atau pembayaran akomodasi dan berbagai kebutuhan lainnya menggunakan sistem reimbursement. Hal-hal seperti ini penting untuk dicari tahu agar saat melakukan perjalanan bisnis sudah tidak repot dan tidak ada lagi kesalahpahaman.

 

Pilih Akomodasi & Transportasi yang Sesuai

 

Melakukan perjalanan dengan waktu tempuh yang cukup lama hingga mengikuti rangkaian agenda perjalanan bisnis selama seharian penuh tentu akan menguras banyak tenaga. Karena itu waktu istirahat yang cukup dan tempat untuk beristirahat yang nyaman sangatlah diperlukan.

 

Penginapan yang nyaman dengan fasilitas yang memadai namun sesuai budget perusahaan merupakan dua hal penting yang harus diperhatikan. Membandingkan beberapa penginapan yang diinginkan dapat dilakukan dengan melihat rating dan membaca review yang telah diberikan oleh pengunjung lain.

 

Dengan begitu, pemilihan penginapan yang paling sesuai pun dapat dilakukan. Bijaklah dalam memilih tempat penginapan saat melakukan perjalanan bisnis. Jangan lupa persiapkan juga daftar transportasi yang akan dinaiki, jarak tempuh hingga waktu yang dibutuhkan selama perjalanan.

 

Kemas Kebutuhan Pribadi yang Penting

 

Sama halnya dengan perencanaan untuk liburan, perjalanan bisnis juga memerlukan packing berbagai kebutuhan pribadi, termasuk pakaian yang akan dikenakan. Bawa pakaian yang seperlunya dan nyaman tetapi juga rapi dan formal seperti kemeja dan jas/blazer agar tetap tampil profesional di hadapan klien.

 

Sesuaikan jumlah pakaian yang akan dibawa dengan lamanya waktu perjalanan bisnis. Selain pakaian, siapkan juga obat-obatan pribadi yang sekiranya dibutuhkan saat melakukan perjalanan bisnis untuk berjaga-jaga dalam kondisi kedaruratan tertentu.

 

Persiapkan Dokumen Dengan Baik

 

Saat melakukan pertemuan dengan klien, siapkan dokumen yang diperlukan dengan baik agar menghindari kesalahan ataupun teledor sehingga dokumen untuk meeting tertinggal. Persiapkan dengan teliti dokumen apa saja yang penting dan wajib untuk dibawa serta simpan di tempat khusus agar tidak tercecer.

 

Atur Perjalanan Bisnis Masih Manual?

 

Pengelolaan perjalanan bisnis tidak sesederhana yang terlihat. Tidak hanya sebatas berangkat dan pulang saja, namun pengelolaan bisnis juga harus memperhatikan banyak hal seperti tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, siapa saja yang pergi, penginapan, transport, uang makan hingga pendanaan diluar rencana selama perjalanan bisnis.

 

Banyak kendala yang akan perusahaan hadapi apabila pengelolaan perjalanan bisnis tidak dilakukan dengan baik dan benar. Bagi perusahaan dengan frekuensi perjalanan dinas yang rendah mungkin tidak akan terlalu bermasalah.

 

Namun bagi perusahaan yang karyawannya sering melakukan dinas keluar kota hingga luar negri akan cukup sulit jika pengelolaannya masih secara manual. Beberapa kekurangan saat kelola perjalanan bisnis masih manual.

 

    1. Pengaturan perjalanan bisnis secara manual meningkatkan terjadinya kesalahan, terutama dalam segi administrasinya
    2. Proses yang berbelit, panjang dan kompleks sehingga menjadi tidak efisien
    3. Selain tidak efisien, proses manual juga akan menyita banyak waktu dan tenaga
    4. Biaya pengeluaran perjalanan bisnis tidak terkontrol

 

Melihat banyaknya tantangan dan tingginya resiko terhadap kesalahan, perusahaan harus mulai mempertimbangkan penggunaan sistem untuk otomatisasi pengelolaan perjalanan bisnis perusahaan. Dengan tujuan agar perjalanan bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Pengawasan setiap perjalanan bisnis pun dapat dilakukan dengan lebih fleksibel secara real-time.

 

Keuntungan Otomatisasi Pengelolaan Perjalanan Bisnis

 

Penggunaan aplikasi HRIS untuk kelola perjalanan bisnis akan memberikan banyak manfaat dan kemudahan bagi karyawan dan perusahaan, terutama dari segi budgeting. Karyawan tidak perlu pusing memikirkan biaya yang akan dikeluarkan.

 

Perusahaan dapat mengatur sendiri ketentuan dan kebijakan terkait perjalanan bisnis dalam sistem. Oleh karena itu, karyawan hanya perlu mengajukan perjalanan bisnisnya yang kemudian akan direview dan diberi persetujuan oleh atasan apabila sesuai dengan kebijakan yang berlaku.

 

Berikut keuntungan yang dapat diperoleh dengan penggunaan sistem dalam kelola perjalanan bisnis perusahaan:

 

  • Menghemat waktu, penggunaan sistem terbukti dapat membantu pengelolaan perjalanan bisnis perusahaan dengan lebih baik dan terorganisir, mulai dari perencanaan, pemesanan transport & penginapan hingga management pengeluaran seluruh dapat diatur dalam satu sistem yang terintegrasi
  • Menyediakan detail laporan keuangan yang lengkap beserta invoice sebagai bukti transaksi yang dapat diupload ke dalam sistem agar tidak hilang atau rusak sehingga semuanya dapat terpantau dengan jelas
  • Mengontrol pengeluaran perusahaan, perusahaan dapat menentukan dari awal budget yang akan diberikan saat melakukan perjalanan bisnis sehingga pengeluaran perusahaan pun dapat lebih terkontrol
  • Persetujuan pengajuan perjalanan bisnis lebih mudah karena dapat dilakukan kapan saja & dimana saja secara real-time oleh atasan

 

Permudah Pengelolaan Business Travel dengan Sistem HRIS

 

business travel

 

Aplikasi HRIS dapat memudahkan perusahaan dalam mengatur business travel karyawan, mulai dari pengajuan perjalanan bisnis, jadwal, tujuan destinasi, biaya yang disediakan, akomodasi, transportasi hingga berbagai kebutuhan lainnya.

 

Dengan Aplikasi HRIS, perjalanan bisnis dapat diatur secara menyeluruh, mulai dari perencanaan, pembelian, pelaporan, pencatatan pengeluaran hingga pemantauan karyawan yang sedang dalam perjalan bisnis oleh atasan dapat dilakukan dengan lebih fleksibel. Pengeluaran juga dapat dikontrol dan dianalisis sesuai kebutuhan oleh perusahaan agar tidak over budget.

 

Tertarik mencoba kelengkapan Fitur Business Travel dari Aplikasi HRIS Pro-Int? Ayo jangan ragu untuk menghubungi sales kami sekarang dan rasakan sendiri berbagai manfaat yang dapat Anda peroleh bersama kami.

Kelola HR Otomatis

Absensi Online, Payroll, PPh 21, Mengatur Jadwal Kerja Karyawan Sampai Mengelola Pengembangan Karyawan atau Performance Appraisal

Terintegrasi Dalam Satu Aplikasi 

Coba Sekarang

Share :

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Baca Artikel Lainnya :

PT Pro-Int Dinamika

Telp: +62 2150122299

Email: sales@pro-int.com

Lippo St. Moritz Office Tower, 17th Floor,

Unit 1701, West Jakarta City,

Jakarta 11610

© Pro-Int Dinamika 2021. All Right Reserved