Istilah KPI pasti sudah tidak asing lagi bagi Anda yang pernah atau sedang bekerja di perusahaan dengan jenjang karir yang jelas.

Namun bagi Anda yang belum memahaminya, tidak perlu khawatir karena pada artikel sebelumnya telah dibahas dengan lengkap pengertian KPI hingga cara menentukan KPI yang tepat bagi perusahaan.

Setiap perusahaan tentu memiliki tujuan yang diinginkan sehingga diperlukan proses serta kerja keras dalam mencapainya. Hasil yang diperoleh dari setiap proses dapat akan lebih terukur jika diterapkannya KPI dalam perusahaan.

Dapat disimpulkan bahwa KPI (Key Performance Indicator) adalah suatu matriks atau parameter yang digunakan untuk mengukur kinerja dan seberapa efektif perusahaan serta karyawan dalam mencapai tujuan utama bisnisnya.

KPI dapat memberikan kemudahan bagi para pelaku bisnis dalam melakukan evaluasi kinerja individu maupun organisasi, apakah sejalan dengan visi misi strategis yang ada dalam perusahaan.

Penting bagi perusahaan untuk secara berkala mengevaluasi kualitas dan kuantitas bisnis, apakah sudah mendekati target serta melihat kompetensi dalam bidang bisnis yang dijalankan sehingga perusahaan tahu langkah apa yang dapat diambil selanjutnya.

Ketahui lebih lanjut manfaat apa saja yang akan perusahaan dan karyawan dapatkan melalui penjelasan selengkapnya di bawah ini!

Manfaat KPI Bagi Perusahaan

KPI umumnya dirancang berdasarkan strategi apa yang ingin perusahaan implementasikan pada karyawan dalam mencapai tujuan akhir bisnisnya.

Perusahaan dapat memanfaatkan KPI sebagai panduan dalam menjaga arah strategi bisnisnya, mengarahkan karyawan terkait apa saja yang harus dilakukan hingga tolok ukur keberhasilan pekerjaan.

• Mudahkan HR dalam mengukur dan mengevaluasi kinerja dan hasil kerja karyawan
• Sebagai tolok ukur dalam memberikan reward (penghargaan) kepada karyawan dengan kinerja baik dan punishment (hukuman) yang lebih objektif
• Memberikan pemahaman kepada karyawan terkait target kerja, ekspektasi dan keinginan perusahaan terhadap dirinya
• Memudahkan identifikasi masalah yang lebih cepat dalam mendukung pengembangan bisnis perusahaan
• Perusahaan dapat memotivasi karyawannya untuk selalu memberikan kinerja terbaiknya
• Memastikan karyawan tetap menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sejalan dengan tujuan utama bisnis perusahaan

Manfaat KPI Bagi Karyawan

Karyawan dapat mengetahui seberapa baik kinerja mereka dengan melakukan perbandingan melalui KPI yang berlaku dalam perusahaan, apakah sudah mencapai target atau belum.

Hal ini bertujuan agar dapat mendorong inisiatif dan keaktifan karyawan untuk memikirkan cara dan solusi terbaik jika target kerjanya belum tercapai.

Selain itu, evaluasi kinerja pun dapat dilakukan dengan lebih objektif. Semakin karyawan memahami KPI perusahaan, penilaian yang didapatkan akan cenderung semakin bernilai positif.

Tanpa KPI, akan sulit bagi karyawan untuk membuktikan jika hasil kerjanya sudah baik atau bahkan pantas mendapat penghargaan seperti kenaikan gaji atau bahkan kenaikan jabatan.

Dapat disimpulkan bahwa manfaat KPI bagi karyawan adalah sebagai berikut:

• Menjadi pegangan bagi setiap karyawan dalam mencapai tujuan sesuai yang perusahaan inginkan
• Mengurangi subjektivitas perusahaan saat akan melakukan pengukuran dan penilaian kinerja karyawan
• Karyawan lebih memahami dengan baik apa tujuan perusahaan sehingga dapat dijadikan motivasi untuk bekerja lebih optimal dalam mencapai target
• Mendapatkan wawasan mengenai indikator yang harus dicapai saat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
• Karyawan dapat menentukan arah pekerjaannya sehingga kemungkinan melakukan kesalahan yang akan merugikan perusahaan dapat dihindari
• Hasil kerja karyawan lebih terukur dan dapat dijadikan sebagai acuan dalam mendapatkan penghargaan apabila berkinerja baik, dan sebaliknya

Ada Berapa Jenis KPI?

Setiap jenis KPI yang ada tentu memiliki tujuan yang berbeda sehingga tidak dapat diaplikasikan dalam segala jenis situasi. Dalam praktiknya, Key Performance Indicator terdiri atas kategori besar yang membawahi jenis-jenis KPI lainnya, yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial.

1. KPI Financial

Merupakan bentuk indikator kinerja yang penting dan berkaitan dengan keuangan perusahaan. KPI Financial dapat memperkirakan seberapa baik perusahaan dapat bertahan apabila terjadi resesi secara tiba-tiba.

Segala hal yang ada dalam departemen keuangan, seperti cash flow, hutang-piutang, penghasilan bersih, pendapatan, pengeluaran, biaya operasional dan lainnya wajib di dokumentasi dari waktu ke waktu agar pelaku bisnis mengetahui hasil aktivitas bisnisnya selama ini positif atau negatif.

Contoh KPI Financial adalah sebagai berikut:

• KPI Laba Bersih (Net Profit), mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP), biaya bunga, pajak dan biaya operasional bisnis lainnya
• KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), mengukur nilai persentase yang diperoleh melalui pembagian Laba Bersih berdasarkan dari pendapatan
• KPI Laba Kotor (Gross Profit), mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP)
• KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), mengukur nilai persentase yang diperoleh melalui pembagian Laba Kotor dengan total pendapatan
• KPI Rasio Lancar (Current Ratio), mengukur kinerja keuangan dari neraca likuiditas dengan pembagian aset lancar (current assets) dengan kewajiban lancar (current liabilities)

2. KPI Non-Financial

Merupakan jenis KPI yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi keuangan perusahaan. Contoh KPI Non-Financial adalah sebagai berikut:

• Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover) – pemberdayaan tenaga kerja yang terlibat
• Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Metrics) – pengukuran tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk
• Rasio Pelanggan Berulang Terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio) – mengukur tingkat kepuasan pelanggan hingga dilakukannya pembelian lagi
• Pangsa Pasar (Market Share) – mengukur tingkat penguasaan pasar terhadap produk

Penghambat Implementasi KPI Perusahaan

Terdapat beberapa faktor yang menjadi penyebab terhambatnya proses implementasi KPI dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut:

• Sasaran KPI tidak jelas dan menimbulkan kebingungan
• Adanya KPI yang terlalu banyak
• Pihak yang tidak bertanggung jawab dalam prose pelaksanaan KPI
• Terdapat indikator yang berlawanan hingga menimbulkan konflik
• KPI dan tujuan bisnis yang tidak relevan
• Terlalu fokus terhadap proses daripada hasil
• Ketidakserasian antara pengukuran dan nilai pengembangan yang diharapkan

Penerapan SMART KPI

SMART merupakan singkatan dari Specific, Measurable, Attainable, Relevant & Time-Based. Kelima hal ini digunakan sebagai parameter dalam menilai apakah KPI yang disusun sudah tepat serta sesuai dengan strategi bisnis atau belum.

Metode SMART penting untuk diterapkan karena dapat membantu kelancaran pertumbuhan dan perkembangan bisnis.

1. Specific

KPI harus dapat menjelaskan secara rinci apa saja indikator yang diukur agar tidak menyebabkan bias serta lebih mudah untuk dijalankan sehingga hasil akhir yang diperoleh akan lebih maksimal

2. Measureable

KPI harus dapat diukur baik secara kualitatif maupun kuantitatif, karena apabila nilainya tidak terukur maka akan mengurangi efektivitas strategi penyusunan KPI tersebut

3. Attainable

KPI harus realistis untuk dicapai oleh semua pihak yang terlibat agar hasil yang diterima maksimal. Dalam proses penyusunannya, perusahaan harus memiliki dasar data yang tidak hanya terbatas pada sumber internal saja, namun dapat juga melakukan riset dari pasar industri yang dijalankan atau bahkan dari kompetitor

4. Relevant

KPI harus disusun sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis perusahaan dalam meningkatkan kesuksesan pada hasil akhirnya

5. Time-Based

Setiap perusahaan menerapkan batas waktu pencapaian KPI dengan tujuan untuk memudahkan proses monitor dan evaluasi pencapaian target KPI masing-masing karyawan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui perbandingan sebelum dan sesudah penerapan KPI dan juga apakah strategi tersebut cocok untuk dilanjutkan kedepannya

Dengan adanya konsep SMART, penyusunan KPI akan menjadi lebih jelas dan terukur sehingga pertumbuhan bisnis pun akan lebih fokus dan terarah.

Pro-Int HRIS Optimalkan Manajemen KPI Perusahaan

Pro-Int HRIS merupakan aplikasi HR Online untuk memudahkan pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan. Software HRIS bertujuan mengurangi kegiatan administrasi HR yang masih dilakukan secara manual dengan adanya otomatisasi sistem yang terintegrasi.

Mulai dari proses penggajian, perpajakan, kelola cuti & absensi, claim reimbursement hingga manajemen KPI dalam mendukung proses penilaian kinerja.

Dengan adanya aplikasi HR system, proses pemantauan dapat lebih mudah dilakukan, apakah dijalankan berdasarkan KPI yang berlaku hingga memastikan seluruh aktivitas karyawan sejalan dengan tujuan bisnis perusahaan.

Aplikasi Pro-Int HRIS menyediakan fitur perancangan formulir penilaian kinerja sesuai dengan KPI yang berlaku. Perusahaan dapat memutuskan informasi apa saja yang ingin ditampilkan, format hingga desain formulir.

Tidak hanya penilaian kinerja, Sistem HRIS Pro-Int juga menyediakan solusi pengukuran & identifikasi prestasi karyawan, pemetaan talenta terbaik perusahaan hingga perencanaan program pelatihan dalam meningkatkan bakat & kompetensi karyawan.

Kembangkan bakat karyawan dengan Software HR terbaik dari Pro-Int Dinamika, fitur lengkap, terpercaya & terbaik dalam bidangnya. Pengelolaan HR perusahaan lebih efektif & efisien, hasil yang diperoleh pun lebih optimal.

Diskusikan kebutuhan HR perusahaan Anda sekarang bersama konsultan handal kami!