Keberhasilan manajemen performa & kinerja dapat diukur dengan KPI yang berlaku sebagai tolak ukur kesuksesan perusahaan. Namun bagaimana cara menentukan KPI yang baik & tepat untuk perusahaan?
Setiap perusahaan dari berbagai ukuran dan bidang industri tentu memiliki target yang jelas dan tujuan yang ingin dicapai.
Tidak hanya itu, karyawan yang bekerja pun juga diberikan target yang harus dipenuhi dan tentunya sejalan dengan tujuan perusahaan.
Melakukan evaluasi secara berkala adalah salah satu cara perusahaan dalam mengetahui kondisi serta kualitas bisnis yang sedang dijalankan, apakah sejalan dengan target & tujuan yang diinginkan.
Dalam menjalankan evaluasi, perusahaan harus memiliki sistem manajemen kinerja yang baik, memuat ukuran KPI (key performance indicator) yang merepresentasikan kinerja perusahaan serta masing-masing individu, apakah sudah sesuai dengan SOP perusahaan.
Penerapan KPI yang tepat penting karena dapat mengukur sejauh mana kinerja perusahaan maupun karyawan dalam memenuhi tujuan strategis perusahaan.
Selain itu, KPI juga dapat digunakan sebagai alat monitoring & analisa perusahaan untuk mencapai kesuksesannya.
Sebelum membahas bagaimana cara menentukan KPI yang tepat, ketahui dulu apa itu KPI dan peran pentingnya bagi perusahaan melalui ulasan berikut ini.
Pengertian Key Performance Indicator
KPI (key performance indicator) adalah parameter yang digunakan untuk menilai serta menggambarkan efektivitas kerja karyawan dan keberhasilan perusahaan dalam mencapai target & tujuan bisnisnya, baik jangka pendek maupun panjang.
Dengan adanya KPI, perusahaan akan lebih mudah mengukur dan mengetahui seberapa baik kinerja perusahaan dan kompetensi individu masing-masing karyawan dalam memenuhi target.
Tidak hanya itu, KPI juga dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Kehadiran KPI dapat menjadi pedoman bagi perusahaan dalam merumuskan langkah apa saja yang dibutuhkan dalam mencapai target & tujuan bisnis.
Oleh karena itu, perancangan KPI tidak mudah dan umumnya hanya dilakukan orang-orang tertentu dalam perusahaan.
Pada level organisasi, KPI dibuat berdasarkan tujuan dan target yang ingin perusahaan capai. Sedangkan pada level individu, KPI dibuat oleh HR berdasarkan job description masing-masing departemen, tugas & tanggung jawab yang harus dijalankan.
Meskipun KPI setiap departemen berbeda, namun umumnya memiliki arah yang sama dan sesuai dengan strategi, visi & misi perusahaan.
Pengukuran KPI dapat dilakukan dalam periode harian, mingguan, bulanan maupun tahunan tergantung kebijakan perusahaan.
Ciri-Ciri KPI
Adapun KPI memiliki ciri-ciri yang dapat dilihat sebagai berikut:
- Ukuran yang sering digunakan
- Pengukuran Non-Financial
- Ukuran yang diketahui oleh manajemen
- Seluruh pihak dalam organisasi mengerti dan memahami KPI
- Tanggung jawab pada tim & individu
- Memiliki efek yang sangat signifikan, komprehensif & lebih positif
Mengapa KPI Penting?
Berdasarkan pengertiannya, kita ketahui jika KPI dapat memberikan berbagai manfaat penting yang menguntungkan bagi proses berjalannya bisnis dan karyawan yang bekerja di perusahaan.
Adapun manfaatnya adalah sebagai berikut:
Pengukuran performa
Metode setiap perusahaan dalam mengevaluasi & mengukur kinerja karyawan cukup beragam, seperti penilaian kedisiplinan hingga kualitas kerja.
Dengan adanya KPI, matriks penilaian menjadi lebih jelas & terarah sehingga proses evaluasi tidak menjadi penilaian yang bersifat subjektif tanpa mengetahui kontribusi yang sudah karyawan berikan kepada perusahaan. KPI juga dapat menunjukkan seberapa baik hasil kerja karyawan yang layak untuk diberikan apresiasi.
Jumlah kehadiran & ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan merupakan salah satu indikator KPI yang umum dalam pengukuran kinerja dan performa.
Tidak hanya untuk mengukur kinerja kerja karyawan, KPI juga dapat digunakan oleh para pelaku bisnis untuk mengukur seberapa jauh perkembangan bisnis, apakah itu positif atau malah sebaliknya.
Berdasarkan data KPI, perusahaan dapat mencari solusi terbaik yang harus diambil untuk efektivitas pertumbuhan & perkembangan bisnis, seperti menambah jumlah karyawan hingga memotong biaya operasional.
Target Bisnis Lebih Terukur
KPI bukanlah target, namun alat yang paling efektif dalam mengukur rentang yang mendekati target agar lebih tepat sasaran.
Sebagai contoh, KPI dapat menunjukkan seorang sales telah mencapai 45 persen dari prospek yang diinginkan.
Dengan demikian, kepala tim sales dalam melakukan evaluasi berdasarkan hasil yang diperoleh dan mencari solusi apabila target tidak sesuai dengan harapan.
Selain itu, hal ini memungkinkan perancangan strategi baru di masa yang akan datang dalam mencegah terjadi penurunan kinerja kerja karyawan.
Meningkatkan Motivasi Kerja
Melalui penerapan KPI yang jelas & transparan, perusahaan dapat terus mendorong semangat kerja karyawan dalam memberikan hasil kerja yang terbaik.
KPI akan berperan sebagai pengingat untuk terus memberikan kinerja yang baik.
Terlebih lagi jika ada pemberian reward atas hasil kerjanya, maka motivasi kerja pun akan semakin meningkat.
Dengan demikian, dalam jangka panjang hal ini dapat mengoptimalkan pendapatan bisnis dan tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
Membangun Akuntabilitas Perusahaan
KPI membuat evaluasi kinerja bersifat lebih objektif karena dapat diukur secara angka dan statistik. Dengan begitu perusahaan akan memiliki bukti pencapaian masing-masing individu karyawan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mempromosikan karyawan.
Mengasah kemampuan
Selain meningkatkan motivasi kerja, KPI juga dapat mendorong karyawan untuk mengasah kemampuan dan meningkatkan pengetahuannya agar target dapat dicapai dengan lebih cepat. Karyawan pun cenderung akan terus berkembang.
Bagaimana Cara Menentukan KPI yang Tepat
Karena perannya yang penting baik bagi perusahaan maupun karyawan, berikut 6 hal yang harus perusahaan perhatikan saat akan menyusun KPI:
Memiliki Tujuan yang Jelas
Dalam menyusun KPI, indikator utama yang harus diperhatikan adalah memiliki tujuan dan pedoman yang jelas sehingga siapapun yang membaca tidak salah dalam menafsirkannya.
Sebagai contoh jika perusahaan ingin menjadi ‘pemimpin pasar’ maka KPI yang ditetapkan adalah ‘meningkatkan pendapatan 15% setiap tahun’.
Tujuan KPI juga harus bersifat strategis, yang merujuk pada bagaimana perusahaan melakukan strategi & pengukuran yang harus dicapai, serta bagaimana perusahaan dapat mengevaluasi visi dan misi yang dimiliki.
Pengumpulan Data
Karena KPI bersifat kuantitatif, perusahaan membutuhkan data yang spesifik dan konkret untuk menentukan indikator kinerja utamanya sehingga pengukuran dan pengkategorian kinerja dapat dilakukan secara tepat & akurat.
Dengan demikian tidak ada kinerja karyawan yang berada dalam ‘grey area’ atau sulit untuk dikategorikan. Kategorinya hanya berhasil atau tidak berhasil dalam mencapai target.
Buat Target yang ingin dicapai
Apa target yang ingin perusahaan capai? Target jangka panjang atau jangka pendek? Kapan harus tercapai? Bagaimana cara pengukuran proses yang sudah dijalankan? Apakah strategi yang dijalankan berpengaruh pada bisnis perusahaan?
Target yang perusahaan terapkan harus jelas & realistis sehingga perancangan hingga pemantauan KPI pun lebih mudah untuk dilakukan. Jangan lupa untuk menentukan bobot dari setiap KPI yang ada agar lebih terukur & memudahkan proses perhitungannya.
Mengetahui Posisi dalam Pasar
Perusahaan perlu memberikan informasi terkait posisi perusahaan dalam pasar bisnis saat ini agar karyawan dapat mengetahui strategi apa yang harus dilakukan dalam mencapai target dan KPI yang perusahaan berikan.
Melakukan review secara berkala
Setiap KPI yang ada harus ditinjau secara berkala untuk mengetahui apakah pencapaian target sudah sesuai dengan waktu yang diberikan, serta apakah KPI memungkinkan untuk dicapai. Ingat jika KPI yang disusun harus bersifat realistis.
Perusahaan perlu menyesuaikan target & objectives perusahaan apabila terjadi perubahan dalam persaingan bisnis, misalnya perusahaan yang terdampak pandemi mau tidak mau harus menurunkan target yang ingin dicapai.
Mempresentasikan KPI
Setelah KPI disusun, perusahaan wajib memberikan pengarahan kepada karyawan secara jelas dan transparan untuk mencapai pola kerja yang efektif & tepat sasaran serta berorientasi pada tujuan.
Tanpa pemaparan KPI yang jelas, setiap karyawan dalam perusahaan hanya akan mengerjakan rutinitas sehari-hari tanpa mengerti apa yang sebenarnya sedang dan akan mereka gapai.
Otomatisasi dengan Aplikasi Pro-Int HRIS
Pemanfaatan aplikasi HR Online dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola KPI yang berlaku dan memastikan jika seluruh aktivitas karyawan berjalan sesuai tujuan perusahaan.
Seluruh proses people development dapat dilakukan dalam satu sistem yang terintegrasi. Mulai dari penilaian kinerja, manajemen kompetensi, memetakan talenta karyawan hingga merancang program training yang tepat & efektif.
Penilaian kinerja berdasarkan KPI perusahaan kini dapat dilakukan dengan lebih objektif dalam bentuk skor angka sesuai bobot yang telah ditentukan.
Dengan lengkapnya fitur yang tersedia, manajemen sumber daya dapat dilakukan jauh lebih baik dan optimal sehingga dapat memudahkan tercapainya tujuan perusahaan.
Tunggu apa lagi? Dapatkan informasi dan penawaran selengkapnya dengan hubungi sales Pro-Int sekarang!
