Perusahaan dengan karyawan yang mobilitasnya tinggi perlu memperhatikan manajemen pengeluaran cash advance yang baik. Hal ini bertujuan agar keuangan perusahaan lebih terkontrol dan dapat dipertanggungjawabkan.
Agar pencatatan seluruh proses transaksinya benar, maka penggunaan kecanggihan sistem dalam manajemen keuangan menjadi satu hal yang wajib perusahaan miliki.
Namun pada kenyataannya, masih banyak perusahaan yang masih melakukan pencatatan dan pelaporan pengeluaran setiap harinya secara manual.
Hal ini jelas dapat meningkatkan resiko terjadinya human error yang akan memberikan dampak negatif sehingga memungkinkan perusahaan tidak mampu mengimbangi kecepatan pergerakan bisnis pada era ini.
Pengertian Cash Advance
Cash advance adalah fasilitas yang perusahaan berikan kepada karyawan untuk mendapatkan sejumlah uang tunai berupa pinjaman dalam jangka waktu yang pendek sebelum gaji dibayarkan.
Untuk memperolehnya, karyawan bisa melakukan pengajuan terlebih dahulu kepada departemen keuangan atau ke HRD perusahaan.
Pada umumnya, perusahaan akan menetapkan persyaratan dan prosedur yang harus dipatuhi karyawan. Seperti jumlah maksimum pinjaman, jangka waktu pengembalian hingga persetujuan yang dibutuhkan sebelum pencairan.
Karyawan yang telah menerima uang tunai hasil cash advance tentu harus dapat mempertanggungjawabkannya.
Juga harus memahami konsekuensi yang ada apabila tidak menjalankan prosedur dan mematuhi kebijakan yang berlaku.
Kegunaan cash advance adalah dalam memberikan bantuan finansial kepada karyawan dalam mengatasi situasi darurat keuangan atau dalam memenuhi kebutuhan mendesak.
Penting juga bagi karyawan secara bijaksana memanfaatkan adanya cash advance serta mengembalikannya tepat waktu sesuai ketentuan dan kesepakatan.
Sistem HRIS untuk proses cash advance tanpa ribet
Kecanggihan teknologi menghasilkan otomatisasi sistem HR dalam memudahkan perusahaan memanajemen cash advance yang diajukan karyawan, termasuk reimbursement dan uang muka kerja.
Fitur cash advance juga hadir untuk memudahkan departemen finance dalam mengelola dan mengawasi keuangan perusahaan. Sehingga terbentuk sistem manajemen pengeluaran yang lebih baik & fleksibel untuk kegiatan kerja.
Pengeluaran perusahaan menjadi lebih terukur, tercatat dan akurat karena adanya data yang valid untuk memudahkan proses controlling & monitoring.
Proses pengajuan dan administrasi tidak menggunakan formulir fisik lagi karena semuanya terotomatisasi dan terintegrasi dalam satu sistem.
Perusahaan juga akan sangat terbantu dengan adanya otomatisasi cash advance ini saat akan mengatur perjalanan bisnis dimana seluruh alurnya tercatat dan terproses secara digital.
Dengan demikian, hal ini tentu akan mengurangi beban kerja manual juga menekan kemungkinan terjadinya human error dan mencegah adanya data atau informasi yang hilang.
Karyawan dapat mengajukan permohonan untuk mendapatkan uang tunai secara sementara dari perusahaan, dengan memasukkan jumlah serta alasanya pengajuan cash advance.
Permohonan ini kemudian akan secara real-time diterima oleh atasan serta departemen keuangan untuk diverifikasi, disetujui dan diproses pencairan dananya apabila sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Adanya proses verifikasi bertujuan untuk memastikan keabsahan permohonan, apakah akan disetujui atau ditolak oleh perusahaan.
Dengan adanya aplikasi HRIS, perusahaan lebih mudah mengendalikan penggunaan cash advance masing-masing karyawan berdasarkan jumlah maksimum yang dapat diproses.
Tidak hanya itu, penggunaan sistem juga berguna dalam pencatatan seluruh permohonan, melacak status persetujuan hingga penggunaan cash advance oleh karyawan serta akan mempermudah proses audit.
Selain lengkap dan terintegrasi, aplikasi HRIS juga dapat secara fleksibel memenuhi permintaan dan kebutuhan proses bisnis perusahaan.
Ingin rasakan sendiri kemudahan yang disediakan? Klik disini untuk terhubung langsung dengan konsultan handal kami.
