Dalam ruang lingkup pekerjaan HR, pengelolaan sumber daya manusia tentu tidak terlepas dari kegiatan payroll, yang adalah kegiatan perhitungan hingga pembayaran gaji karyawan.

Proses payroll umumnya dilakukan oleh HR, tim finance atau juga pada beberapa perusahaan melakukan outsource proses payrollnya.

Perannya yang penting namun rumit seringkali menjadi tantangan yang besar bagi beberapa perusahaan, apalagi jika pengelolaannya masih dilakukan secara manual.

Perhitungan gaji yang masih manual dan komponen gaji yang tidak sedikit akan menghabiskan banyak waktu dan juga tenaga. Belum lagi jika jumlah karyawan mencapai angka ratusan hingga ribuan.

Artikel berikut ini akan menjelaskan dengan lebih komprehensif pengertian payroll, manfaat, komponen gaji hingga bagaimana sistem payroll memudahkan otomatisasi proses payroll perusahaan.

Semoga bermanfaat.

Penjelasan Mengenai Payroll

Definisi Payroll

Payroll adalah sebuah sistem pembayaran, penggajian atau pengupahan kepada karyawan secara rutin dalam periode waktu tertentu, baik harian, mingguan atau bulanan.

Proses payroll merujuk pada adanya keterkaitan antara data karyawan dan jumlah kompensasi yang harus dibayarkan, dimana dapat berubah dari satu periode ke periode pembayaran berikutnya.

Hal ini berkaitan dengan data absen, lembur, cuti, potongan yang bergantung pada peraturan perpajakan serta ketenagakerjaan yang berlaku, dan berbagai faktor lainnya juga.

Departemen yang bertugas kelola proses payroll akan mengolah data seluruh karyawan juga dengan berbagai komponen yang mempengaruhi gaji untuk dilakukan perhitungan setiap bulannya.

Kompleksnya proses yang ada mendorong perusahaan untuk memanfaatkan sistem payroll dalam memudahkan pengelolaannya.

Dengan adanya sistem payroll, perhitungan gaji akan lebih akurat dan meminimalisir kesalahan, juga detail komponen gaji yang diberikan oleh perusahaan akan tercantum pada laporan yang diterima.

Termasuk gaji pokok, tunjangan uang makan & transport, pembayaran bonus, potongan PPh-21, iuran BPJS, claim-reimbursement hingga berbagai komponen gaji lainnya.

Manfaat Digitalisasi Sistem Payroll

Tidak jarang perusahaan memanfaatkan kecanggihan teknologi untuk mendigitalisasi proses payroll perusahaan secara menyeluruh. Kenali 5 manfaat sistem payroll bagi perusahaan dan karyawan

Mengetahui detail laporan gaji karyawan

Setiap perusahaan memiliki komponen gaji yang berbeda-beda, namun pada umumnya terdiri dari potongan pajak PPh-21, iuran BPJS dan berbagai komponen lainnya.

Dengan payroll, karyawan dapat mengetahui bukan hanya total gaji bersih namun juga detail komponen gaji yang diterima setiap bulan.

Karyawan akan mendapatkan laporan dalam bentuk slip gaji yang tersusun rapi, rinci dan transparan setiap bulannya serta dapat diakses dengan mudah melalui aplikasi, atau dikirimkan melalui email terdaftar.

Dengan adanya laporan slip gaji ini akan menunjukkan transparansi besaran upah yang diterima karyawan, lengkap dengan besaran persentase potongan pajak & BPJS.

Menghemat waktu & tenaga

Dalam suatu perusahaan, pasti terdapat divisi tertentu yang ditugaskan mengelola proses payroll perusahaan, biasanya bagian HR.

Banyaknya komponen gaji, disertai dengan rumitnya proses perhitungan yang ada, akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga jika dikerjakan manual, khususnya pada perusahaan besar dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan.

Adanya sistem payroll menawarkan solusi efektif sehingga perhitungan gaji menjadi jauh lebih cepat, akurat, tepat dan meminimalisir kesalahan.

Tim HR pun tidak perlu lagi pusing menghitung manual gaji masing-masing karyawan di perusahaan. Selain menghemat waktu, juga pasti akan menghemat tenaga kerja manual dan biaya yang dikeluarkan.

Perusahaan pun dapat lebih fokus menjalankan aspek krusial dan perencanaan strategis untuk kemajuan perusahaan daripada menghabiskan waktu mengerjakan kegiatan administrasi yang bersifat manual.

Menyesuaikan kebutuhan perusahaan

Selain memberikan kemudahan dan efisiensi, sistem payroll juga dapat menyesuaikan kebutuhan, variabel dan komponen penggajian perusahaan. Sehingga proses bisnis tidak terganggu dan dapat terus berjalan selaras dengan kebijakan yang dimiliki perusahaan.

Otomatisasi & integrasi sistem

Adanya sistem memungkinkan data yang dibutuhkan untuk proses payroll terintegrasi seluruhnya, seperti data absensi, lembur, cuti, dll. Selain itu, perhitungannya juga akan berjalan otomatis dan akurat sehingga memudahkan perusahaan terutama divisi HR.

Tidak perlu lagi memproses gaji dengan cara manual melalui excel, meminimalisir penggunaan kertas, menghindari kemungkinan salah hitung, atau kesalahan lainnya sekecil apapun itu.

Jika input yang dilakukan benar, maka output yang diterima pun akan benar juga. Perusahaan pun dapat mengirimkan gaji sesuai jadwal yang sudah ditentukan dengan jumlah yang sesuai perhitungan.

Pembuatan formulir pajak karyawan

Selain memudahkan perhitungan, sistem payroll juga dapat mengotomatisasi pembuatan formulir bukti potong pajak bagi karyawan jadi lebih efektif dan menghemat waktu perusahaan dalam mengurus pajak karyawan.

Bagaimana proses payroll dilakukan?

Proses payroll melibatkan beberapa tahapan yang berfungsi dalam memastikan jika gaji karyawan telah dihitung, diproses dan dibayarkan dengan tepat.

Dalam mengelola payroll, dibutuhkan perencanaan yang matang. Setiap sistem payroll memiliki keunikan dan ciri khasnya masing-masing. Namun secara umum terbagi atas 3 tahapan utama, antara lain:

Tahap Pre-Payroll

Merupakan tahap pertama dimana perusahaan menentukan kebijakan penggajiannya (standar payroll) yang berkaitan dengan cuti, tunjangan, lembur, kehadiran, potongan pajak PPh-21 hingga iuran BPJS.

Setelahnya, perusahaan akan melakukan pengumpulan dan pemeriksaan kelengkapan data yang berhubungan dengan upah yang akan diterima karyawan (absensi, perubahan gaji, dll) untuk diolah dalam perhitungan gaji.

Sistem payroll akan secara fleksibel menyesuaikan format template yang dibutuhkan perusahaan dalam pembuatan laporan data karyawan tersebut.

Seluruh data ini akan dikumpulkan dan dianalisa oleh sistem untuk dipastikan kebenaran, akurasi dengan kesesuaiannya dengan kebijakan payroll perusahaan.

Proses pertama ini wajib dilakukan dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan saat proses payroll dilakukan, yang nantinya akan berdampak buruk pada karyawan yang tidak mendapatkan gaji sesuai dengan yang seharusnya diterima.

Tahap Payroll

Selanjutnya, data yang telah dilakukan validasi pada tahap pertama akan masuk ke dalam sistem penggajian untuk diproses perhitungan gaji bersih.

Gaji bersih yang diterima sudah disesuaikan dengan pajak dan potongan lainnya. Seluruh data kembali diperiksa ketepatannya sebelum dilakukan pengiriman gaji kepada masing-masing karyawan.

Dengan adanya sistem, maka seluruh perhitungan ini dapat diproses secara otomatis sehingga perusahaan tidak perlu sulit lagi menghitung secara manual dengan excel.

Tahap Post-Payroll

Pembayaran gaji menjadi salah satu pengeluaran terbesar perusahaan sehingga pencatatan transaksi keuangan ini penting. Pada tahap ini divisi HR akan bekerja sama dengan tim finance perusahaan dalam mencatat besarnya pengeluaran per bulan.

Tahap akhir ini akan banyak berurusan dengan kebutuhan akuntansi, hal administrasi & pembukuan yang perusahaan miliki. Seperti pelaporan pemotongan pajak, pencatatan di buku besar, laporan atas penggajian yang telah diproses, seluruhnya dilakukan dengan teliti.

Setelah dilakukan proses pembayaran, slip gaji juga akan didistribusikan pada saat yang bersamaan pada masing-masing karyawan. Slip gaji merupakan bukti resmi jika perusahaan telah melakukan kewajibannya pada karyawan.

Perusahaan diwajibkan memberikan bukti pembayaran upah yang akan mencantumkan rincian upah yang diterima karyawan menurut Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2.

Meskipun seluruhnya sudah dikelola secara otomatis melalui sistem, idealnya akan lebih baik jika perusahaan juga melakukan pemeriksaan ulang dan mengkonfirmasi seluruh data dan prosesnya.

Urus Payroll Anti Ribet dengan Pro-Int Payroll Outsourcing

Proses payroll yang baik menjadi kunci dalam memastikan seluruh sumber daya manusia menerima kompensasi sesuai dengan hak serta kontribusi mereka terhadap perusahaan.

Selain itu juga untuk memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan hukum yang berlaku terkait pembayaran gaji.

Aplikasi payroll adalah sistem yang dirancang untuk mengelola dan memproses pembayaran upah karyawan dalam suatu perusahaan.

Otomatisasi sistem payroll akan memastikan perhitungan dan pembayaran gaji dilakukan secara akurat dan efisien. Dengan demikian, tidak ada lagi kemungkinan terjadinya salah hitung atau gaji yang tidak terbayar.

Selain memudahkan proses payroll, juga dapat menghemat banyak waktu dan tenaga, mengotomatisasi pekerjaan manual serta meminimalisir terjadinya kekeliruan saat dilakukan proses perhitungan hingga pembayaran gaji pekerja.

Ingin dapatkan juga kemudahan dalam mengelola penggajian seluruh karyawan dengan cepat, tepat & akurat? #PakaiProInt Payroll Outsourcing sekarang!

Penggajian karyawan sekarang menjadi lebih mudah, otomatis & terintegrasi. Dengan 3 langkah utama yang sederhana: we do the input, we do the process, you get the result!

Proses payroll yang kompleks jadi lebih mudah. Pro-Int solusi jasa penggajian terbaik & efektif, meringankan seluruh kegiatan payroll, selalu up-to-date dengan peraturan pemerintah serta perpajakan di Indonesia.

Tidak hanya proses perhitungan, pendistribusian slip gaji juga tersedia sehingga memudahkan karyawan untuk melakukan download secara mandiri melalui aplikasi atau email pribadi. Perusahaan pun tidak perlu lagi melakukan distribusi slip gaji massal dengan kertas.

Hubungi tim profesional kami sekarang untuk dapatkan informasi selengkapnya!

Demikian penjelasan mengenai apa itu payroll, manfaat, 3 tahapan utama dan kemudahan proses payroll dengan #PakaiProInt.

Klik disini untuk membaca lebih banyak artikel yang akan membahas seputar dunia kerja, HR, ERP!