Memiliki karyawan yang tepat dan berkualitas akan berdampak baik bagi kelancaran operasional perusahaan. Untuk mewujudkannya tentu dibutuhkan tahapan rekrutmen karyawan yang terstruktur.
Proses rekrutmen adalah serangkaian proses yang dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan. Rekrutmen yang efektif akan mendorong perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis dan kesuksesan yang berkelanjutan.
Mendapatkan kandidat yang dapat berperan baik, selaras dengan budaya serta berkontribusi dalam tim tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Oleh karena itu, dalam penerapannya dibutuhkan perencanaan yang matang, adanya strategi yang efektif hingga eksekusi yang tepat dalam menemukan kandidat yang sesuai untuk posisi yang tersedia.
Mari simak bersama serangkaian proses rekrutmen yang ideal dilakukan dalam mendapatkan kandidat terbaik dan dapat berkontribusi dalam mewujudkan impian perusahaan.
Apa itu Rekrutmen?
Rekrutmen adalah serangkaian proses dalam mencari dan memilih kandidat yang tepat dengan tujuan mengisi kekosongan posisi dalam perusahaan. Perlu diketahui proses rekrutmen tidak hanya mencakup kegiatan mencari kandidat saja.
Namun juga menarik calon kandidat terbaik, menyaring, mewawancarai dan menyeleksi individu yang tepat untuk mengisi sebuah posisi yang sedang dibutuhkan perusahaan. Kandidat yang dicari juga harus sejalan dengan visi dan misi yang berlaku dalam perusahaan.
Melalui proses rekrutmen juga akan menentukan karyawan seperti apa yang nantinya akan bekerja dalam perusahaan, apakah kualitas dan kompetensinya sesuai, dapat memenuhi tanggung jawab dan bersumbangsih dalam mewujudkan tujuan bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, proses rekrutmen harus dipikirkan dengan baik langkah demi langkah agar mendapatkan kandidat dengan kualitas terbaik dan profesional.
Tujuan Rekrutmen
Tidak hanya sebatas mengumpulkan kandidat yang memenuhi syarat, rekrutmen dilakukan dengan tujuan yang lebih spesifik, antara lain:
- Memenuhi kebutuhan sumber daya manusia
Pada dasarnya proses rekrutmen dilakukan dengan tujuan mengisi kekosongan posisi dalam perusahaan, yang mana posisi yang perlu diisi ini sudah direncanakan dan dipetakan sejak awal baik untuk jangka pendek maupun panjang. HR akan menyebarkan lowongan kerja secara luar melalui portal online, kemudian menyaring sesuai dengan kebutuhan pada posisi yang dicari.
- Menemukan karyawan yang ideal
Karyawan merupakan salah satu sumber kehidupan bagi perusahaan sehingga mendapatkan karyawan yang berkualitas penting agar bisnis tetap terus berkembang dan bergerak maju. Karyawan dengan kompetensi, keterampilan dan pengalaman kerja sesuai kebutuhan perusahaan akan memberikan kontribusi yang signifikan juga untuk membantu bisnis mencapai tujuannya.
- Membentuk tim yang kuat
Rekrutmen yang efektif akan mendorong perusahaan mendapatkan individu yang tepat dalam membangun tim yang solid dan produktif. Dalam tim, setiap individu diharapkan memiliki potensi, keterampilan, perspektif dan pengalaman yang saling melengkapi. Dengan demikian mereka dapat bekerja sama secara efektif dalam mencapai tujuan bersama.
- Meningkatkan produktivitas
Dengan adanya individu yang berbakat dan berkomitmen dalam satu tim yang solid akan membantu perusahaan mencapai tujuannya secara efektif dan efisien melalui peningkatan produktivitas dan kinerja karyawan.
- Mengoptimalkan pertumbuhan bisnis
Peningkatan produktivitas dan kinerja dapat mendukung pertumbuhan dan perkembangan bisnis dalam mencapai kesuksesannya di masa depan. Sehingga proses rekrutmen yang efektif sangatlah penting dalam mendapatkan karyawan terbaik bagi perusahaan.
Tahapan Proses Rekrutmen
Sebelum menjalankan proses rekrutmen, perusahaan harus mengetahui dengan jelas tahapan apa saja yang perlu dilakukan demi menunjang kelancaran prosesnya. Setiap perusahaan tentu memiliki proses rekrutmen yang berbeda-beda. Namun secara umum tahapan proses rekrutmen antara lain:
- Mengidentifikasi kebutuhan
Penting bagi perusahaan mengidentifikasi terlebih dahulu kebutuhan akan posisi baru, jenis pekerjaan atau jika ada pergantian karyawan secara mendesak untuk menentukan prioritas posisi apa yang dibutuhkan segera.
HR & tim rekrutmen harus mengetahui dengan jelas seberapa banyak beban pekerjaan dan jumlah karyawan yang dapat menangani pekerjaan tersebut. Sehingga dapat diketahui kesesuaian peran dan keterampilan apa yang dibutuhkan dalam menjalankan beban kerja yang ada.
- Merencanakan rekrutmen
Setelah melakukan identifikasi terhadap kebutuhan, HR perlu membuat perencanaan yang tepat agar proses rekrutmen berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pembuatan rencana perekrutan.
Mulai dari merancang job description, job specification, skill test, waktu rekrutmen, biaya yang dibutuhkan, proses seleksi hingga siapa saja yang akan dilibatkan dalam proses rekrutmen.
- Mencari kandidat
Tahap selanjutnya adalah proses pencarian kandidat yang dapat dilakukan metode pencarian internal dan eksternal. Metode pencarian internal hanya terbatas pada lingkup internal melalui referensi dari staf ataupun perekrutan secara sekunder, disebut juga internal hiring.
Sedangkan metode pencarian eksternal dilakukan dengan mempublikasikan atau menyebarluaskan informasi lowongan pekerjaan, baik melalui media sosial, iklan ataupun mengikuti job fair.
- Menyaring kandidat
Pada tahap ini, HR atau tim rekrutmen perlu memperhatikan tingkat kesesuaian keterampilan dan potensi karyawan dengan kebutuhan perusahaan. Tidak seluruh keahlian dari kandidat tercantum dalam CV sehingga HR perlu melakukan proses penggalian lebih lanjut di tahap berikutnya.
- Seleksi
HR dan tim rekrutmen perlu berkomunikasi bersama kandidat melalui proses interview untuk mendapatkan informasi lebih mendalam mengenai kandidat agar dapat diolah dan diberikan kepada pihak terkait (user, manajer atau direktur) agar dapat disaring dan sebagai bahan pertimbangan mana kandidat yang tepat dan ingin direkrut.
Tahap ini akan menentukan keberhasilan proses rekrutmen sehingga dalam menjalankannya harus dijalankan dengan adil dan ketat, dimana dalam prosesnya mencakup seleksi berkas (administrasi), seleksi tertulis (ujian/psikotes) dan interview.
- Memilih kandidat
Setelah proses seleksi, HR akan mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai kelebihan, kekurangan serta kecocokan kandidat terhadap kebutuhan perusahaan. Memilih kandidat mencakup 2 proses, yaitu shortlisting dan penilaian pelamar dalam memutuskan siapa yang akan diberikan offering.
HR akan membuat daftar kriteria berdasarkan spesifikasi pekerjaan dan profil kandidat untuk menilai kualitasnya. Dengan demikian, kandidat yang berada di daftar teratas adalah individu yang paling mendekati kriteria yang harus dipilih oleh HR.
- Offering
Ketika sudah ditentukan kandidat yang akan diproses lebih lanjut, maka HR perlu menyediakan dokumen berupa kontrak kerja yang berisi job description, hak & tanggung jawab karyawan, termasuk gaji yang perusahaan tawarkan, beserta syarat, aturan dan ketentuan lainnya. Karyawan yang menyetujui hal yang terdapat dalam offering letter, kemudian akan menandatangani dokumen tersebut sebagai bentuk persetujuan terhadap isinya.
- Onboarding
Jika kandidat menyetujui dan menerima offering, maka akan dilanjutkan dengan tahap onboarding. Karyawan secara resmi telah diterima di perusahaan sehingga HR perlu memastikan jika karyawan tersebut merasa diterima dengan baik mulai dari hari pertama bekerja. Pada tahap ini pula karyawan akan diperkenalkan lebih dekat mengenai perusahaan, dibimbing dan diberikan apa saja informasi yang ada dalam perusahaan.
Tips Proses Rekrutmen Lebih Efektif
Prosedur rekrutmen yang efisien mendukung perusahaan mengidentifikasi kandidat mana yang memenuhi syarat dan paling sesuai dengan kebutuhan. Adapun hal yang dapat meningkatkan efisiensi dari proses rekrutmen antara lain:
- Membentuk branding perusahaan yang baik dan berkesan, baik melalui media sosial maupun website, dalam menarik para kandidat terbaik ketika mencari tahu info tentang perusahaan secara online
- Mengadakan employee referral program dengan mengikutsertakan karyawan dalam proses rekrutmen sehingga mereka dapat memberi tahu orang-orang terdekatnya mengenai lowongan pekerjaan yang tersedia dan menyarankan kandidat yang ideal untuk posisi tersebut
- Memilih platform recruitment yang tepat dan memastikan deskripsi pekerjaan ringkas, jelas, terorganisir, profesional, mencerminkan budaya perusahaan yang dikemas dengan cara menarik
- Membangun sistem analisis data yang kuat dan menyeluruh dalam mengetahui banyaknya pelamar yang mengincar posisi tersebut, jumlah yang lolos tahap interview, hasil psikotes dan sebagainya
- Memanfaatkan perkembangan teknologi dalam mengotomatisasi proses rekrutmen agar lebih cepat, hemat tenaga, biaya dan mempersingkat waktu
Rekrutmen Kini Lebih Efektif dengan Pro-Int HRIS
Tidak dapat dipungkiri jika munculnya teknologi memberikan banyak kemudahan bagi bisnis untuk terus berkembang dan bergerak dengan lebih efisien. Hal ini tentu akan memberikan dampak yang positif dan menguntungkan bagi pelaku bisnis, termasuk hadirnya aplikasi HRIS.
Pro-Int HRIS hadir sebagai solusi bagi HR perusahaan untuk memudahkan manajemen end-to-end proses administrasi SDM perusahaan lebih cepat, tepat dan akurat sehingga dapat meminimalisir waktu yang terbuang untuk hal-hal bersifat administratif.
Selain itu, aplikasi HRIS online dari Pro-Int juga dilengkapi dengan fitur e-recruitment untuk menunjang proses rekrutmen perusahaan yang lebih efektif. Mulai dari tahap permintaan karyawan, proses seleksi, interview, offering hingga onboarding seluruhnya dapat dikelola dan dipantau dalam satu aplikasi yang terintegrasi.
Hadirnya fitur e-recruitment tentu mempermudah proses rekrutmen dalam perusahaan. Screening kandidat pun dapat disesuaikan dengan lebih akurat berdasarkan kebutuhan perusahaan. Kandidat yang telah menerima offering pun dapat diubah statusnya secara otomatis menjadi karyawan.
Tertarik untuk gunakan aplikasi HRIS Pro-Int? Komunikasikan kebutuhan proses HR perusahaan Anda sekarang bersama tim profesional kami sekarang!
