Tidak semua perusahaan bisa beroperasi hanya pada jam kerja standar 8 sampai 5 sore. Beberapa sektor seperti manufaktur, layanan kesehatan, transportasi, dan ritel membutuhkan tenaga kerja yang siap bekerja sepanjang waktu agar kegiatan operasional tetap berjalan lancar. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, banyak perusahaan menerapkan sistem kerja shifting atau sistem kerja bergilir.
Melalui sistem ini, waktu kerja karyawan dibagi menjadi beberapa periode atau “shift” agar perusahaan dapat beroperasi hingga 24 jam tanpa melanggar aturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. Namun, penerapan shift harus tetap memperhatikan hak karyawan, jam istirahat, serta efisiensi agar tidak menimbulkan kelelahan maupun penurunan produktivitas.
Artikel ini akan membahas pengertian sistem kerja shifting, jenis dan cara mengatur serta contoh pembagian jadwal shift yang umum digunakan di berbagai industri.
Pengertian Sistem Kerja Shifting
Sistem kerja shifting adalah pola pengaturan jam kerja di mana karyawan bekerja bergantian dalam beberapa periode (shift) tertentu yang ditetapkan oleh perusahaan. Tujuannya adalah agar operasional perusahaan tetap berjalan tanpa henti, terutama bagi industri yang beroperasi lebih dari jam kerja normal. Sistem ini umumnya diterapkan pada:
- Rumah sakit dan fasilitas kesehatan
- Industri manufaktur dan pabrik
- Ritel modern dan perhotelan
- Transportasi, keamanan, serta call center
Selain menjaga kontinuitas operasional, sistem ini juga membantu perusahaan mengatur sumber daya manusia secara efisien. Namun, penting untuk tetap memperhatikan aspek keselamatan kerja dan keseimbangan waktu istirahat karyawan.
Jenis-jenis Shift Kerja
Berdasarkan Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pasal 77–85, berikut jenis-jenis shift yang umum digunakan oleh perusahaan:
1. Shift Pagi dan Siang
Jenis shift ini paling umum diterapkan, biasanya dimulai pukul 08.00 hingga 15.00 atau 17.00. Perusahan juga biasanya menerapkan berbagai waktu shift tergantung kebutuhan usaha. Umumnya berlaku untuk sistem kerja 5 atau 6 hari dalam seminggu.
2. Shift Malam
Diterapkan untuk perusahaan yang beroperasi penuh selama 24 jam. Umumnya shift malam mulai dari jam 20.00 – 03.00 atau 23.00 – 07.00 pagi. Pekerja shift malam biasanya dialami oleh karyawan pada perusahaan atau instansi pelayanan 24 jam seperti rumah sakit, polisi, pemadam kebakaran, transportasi, atau call center. Shift malam sebenarnya memiliki keuntungan bagi orang-orang yang memiliki aktivitas lain pada pagi hari misalnya kuliah namun pekerja shift malam dapat menyebabkan gangguan tidur dan kesehatan.
3. Long Shift
Merupakan perpanjangan waktu kerja dari jam normal. Biasanya digunakan untuk mengejar target tertentu. Walau lebih panjang dari shift reguler, karyawan tetap berhak atas kompensasi lembur sesuai peraturan.
4. Rostering Shift
Rostering shift merupakan salah satu jenis shifting yang pengaturan jam kerjanya menerapkan sistem kerja bergiliran. Umumnya jenis shift ini dapat menggunakan 3 metode yaitu 4 grup 3 shift, 3 grup 3 shift, 3 grup 2 shift. Perusahaan dapat memilih metode mana yang sesuai dengan jenis dan kebutuhan dalam perusahaan.
5. Flexible Shift (Flexitime)
Memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk menentukan jam kerja mereka sendiri, selama tetap memenuhi total jam kerja per minggu. Sistem ini mendorong keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi, namun memerlukan kedisiplinan tinggi dan ketepatan waktu.
Peraturan Pemerintah tentang shift kerja
Pemerintah mengizinkan perusahaan untuk mengatur jam kerja shift terdapat pada Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI No.KEP.233/MEN/2003 tentang jenis dan sifat pekerjaan yang dijalankan secara terus menerus. Di mana pada Pasal 2 tepatnya, pemerintah mengizinkan perusahaan untuk mempekerjakan karyawannya pada hari libur resmi menurut jenis dan sifat usaha yang dijalankan secara terus-menerus.
Adapun perusahaan yang dianggap memiliki sifat pekerjaan terus-menerus menurut pemerintah adalah sebagai berikut:
- Bidang pelayanan jasa kesehatan
- Bidang pelayanan jasa transportasi dan perbaikan transportasi
- Bidang usaha pariwisata
- Bidang jasa pos dan telekomunikasi
- Bidang penyediaan tenaga listrik, jaringan pelayanan air bersih, dan penyediaan bahan bakar migas.
- Bidang ritel dan sejenisnya
- Bidang media massa
- Bidang pengamanan
- Bidang lembaga konservasi
- Bidang pekerjaan lainnya apabila dihentikan dapat mengganggu produksi atau merusak bahan
Perusahaan di atas masuk dalam kategori jenis usaha dengan aturan jam kerja tertentu. Namun, perusahaan tidak diizinkan untuk mempekerjakan lebih dari jam kerja yang telah ditentukan dalam UU Ketenagakerjaan. Perusahaan tetap harus mematuhi dan menjadikan jam kerja yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan sebagai dasar acuan jam kerja semestinya.
Atas dasar tersebut, perusahaan diberikan wewenang untuk mengatur jam kerja karyawannya sendiri salah satunya melalui jam kerja shifting. Dengan kata lain, dibuatnya jam kerja shift agar karyawan tetap dapat bekerja tanpa melebihi waktu kerja yang ditentukan yaitu 40 jam dalam 1 minggu dengan pembagian waktu
- 7 jam dalam sehari atau 40 jam untuk 6 hari kerja dalam seminggu dan istirahat 1 hari.
- 8 jam dalam sehari atau 40 jam untuk 5 hari kerja dalam seminggu dan istirahat 2 hari.
Perusahaan juga memiliki kewenangan dalam mengatur shift melalui surat perjanjian kerja (PK), peraturan perusahaan (PP), atau peraturan kerja bersama (PKB) sesuai dengan ketentuan dalam undang-undang.
Pengaturan shift juga harus memperhatikan waktu istirahat sebagaimana diatur dalam Pasal 79 Ayat 2 huruf (b), yang menyebutkan bahwa setidaknya harus ada istirahat selama setengah jam setelah bekerja selama empat jam secara terus-menerus, dan waktu istirahat tersebut tidak dihitung sebagai jam kerja.
Cara menyusun jadwal shift yang efisien
Membuat jadwal shift yang adil dan efisien merupakan tantangan tersendiri bagi HR. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan agar jadwal shift lebih efektif:
- Identifikasi Jam Operasional Tersibuk
Tentukan jam-jam dengan aktivitas tertinggi agar pembagian tenaga kerja bisa lebih optimal. - Rotasi Shift Secara Adil
Hindari karyawan mendapat shift malam terus-menerus. Rotasi yang adil menjaga keseimbangan jam kerja dan kesehatan karyawan. - Pertimbangkan Kompetensi Karyawan
Kombinasikan karyawan dengan berbagai tingkat keterampilan di setiap shift agar operasional berjalan lancar. - Buat Jadwal Cadangan
Siapkan backup jadwal untuk mengantisipasi izin mendadak, cuti, atau kondisi darurat. - Gunakan Sistem HRIS Otomatis
Dengan HRIS, penyusunan jadwal shift bisa dilakukan secara otomatis, terpantau real-time, dan terintegrasi dengan sistem absensi serta perhitungan lembur.
Contoh penerapan sistem kerja shifting
Setelah memahami tentang sistem kerja shifting, terdapat juga beberapa contoh jadwal kerja shift yang bisa digunakan sebagai acuan. Berikut penjelasannya yaitu:
Sistem 3 shift per hari
Ini merupakan model shift yang paling umum digunakan, khususnya di industri manufaktur, pertambangan, dan sektor lain yang beroperasi penuh selama 24 jam. Dengan sistem ini, satu hari dibagi menjadi tiga bagian, masing-masing berdurasi 8 jam.
- Shift 1 (pagi): pukul 07.00 – 15.00
- Shift 2 (sore): pukul 15.00 – 23.00
- Shift 3 (malam): pukul 23.00 – 07.00
Biasanya, karyawan akan bergiliran menjalani ketiga shift tersebut dalam satu periode tertentu, misalnya setiap minggu atau setiap bulan. Tujuannya adalah agar beban kerja merata dan tidak ada karyawan yang terus menerus bekerja di shift malam atau pagi.
Jadwal 2 shift untuk 2 orang
Dalam situasi ini, pembagian jadwal kerja cukup sederhana, perusahaan dapat mengatur jadwal 2 orang secara bergantian. Misalnya perusahaan memiliki 2 petugas keamanan yaitu A dan B. lalu, untuk A bekerja dalam shift pagi dari jam 2 siang hingga 10 malam, sedangkan B bekerja dalam shift malam dari jam 10 malam hingga 6 pagi.
Tantangan dan solusi dalam mengatur shift kerja
Mengatur jadwal shift kerja bukan hal mudah, terutama untuk industri yang beroperasi selama 24 jam. HR perlu menyeimbangkan kebutuhan operasional perusahaan dengan kesejahteraan karyawan. Berikut merupakan tantangan yang sering terjadi, beserta solusi untuk mengatasinya:
Ketidakseimbangan jadwal antara karyawan
Adanya masalah ketidakseimbangan dalam pembagian shift yang tidak merata, ada karyawan yang lebih sering mendapatkan shift malam atau jam sibuk, sementara yang lain lebih banyak mendapat jadwal ringan. Solusinya gunakan sistem rotasi yang adil dan terencana, sehingga setiap karyawan bergantian menjalani shift pagi, siang, dan malam secara seimbang.
Pergantian jadwal mendadak
Dalam operasional sehari-hari, tidak jarang terjadi perubahan mendadak seperti karyawan izin, sakit, atau cuti. Hal ini dapat mengganggu kelancaran operasional jika tidak diantisipasi. Solusinya siapkan backup schedule dan gunakan sistem HRIS yang fleksibel.
Kelelahan dan penurunan produktivitas
Shift malam atau jadwal kerja yang terlalu padat bisa menimbulkan kelelahan dan mempengaruhi performa. Solusinya pastikan setiap karyawan memiliki waktu istirahat yang cukup antara pergantian shift, serta perhatikan jam lembur agar tidak berlebihan.
Kesalahan pencatatan jam kerja
Pencatatan manual sering menimbulkan kesalahan dalam perhitungan jam kerja, lembur, atau kehadiran. Gunakan sistem absensi digital yang terintegrasi dengan jadwal shift.
Pro-Int HRIS: Kelola sistem kerja shifting dengan efisien
Di tengah kompleksitas pengaturan sistem kerja shifting, Pro-int HRIS hadir sebagai solusi yang memudahkan perusahaan dalam mengelola sistem kerja shifting secara efisien, akurat, dan terintegrasi. Melalui fitur Time Management, perusahaan dapat melakukan penjadwalan otomatis yang menyesuaikan kebutuhan operasional setiap divisi.
- Dapat mengatur jadwal shift yang teratur, fleksibel, rotasi, atau kompleks seperti empat grup tiga shift, on-call, atau kombinasi lainnya sehingga dapat menyesuaikan struktur kerja perusahaan.
- Lengkap dengan jadwal shift yang tercatat secara otomatis dengan total jam kerja setiap masing-masing karyawan yang langsung terintegrasi ke proses payroll.
- Tercatat secara real-time perhitungan overtime dan breaktime setiap karyawan. sehingga perusahaan dapat memantau performa dan kepatuhan jam kerja dengan lebih transparan.
- Monitoring jadi lebih mudah dengan dashboard interaktif berisi statistik kehadiran yang detail dan siap dianalisis untuk menentukan jadwal shift sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan seluruh fitur yang saling terintegrasi, Pro-Int HRIS membantu perusahaan mengelola sistem kerja shifting dengan lebih mudah, transparan, dan efisien sehingga dapat memastikan setiap karyawan bekerja sesuai jadwal dan setiap data terekam secara akurat dalam satu platform digital yang terpadu.
Kesimpulan
Sistem kerja shifting merupakan solusi penting bagi perusahaan yang beroperasi di luar jam kerja standar. Dengan pembagian waktu kerja yang terencana, perusahaan dapat menjaga kelancaran operasional selama 24 jam tanpa melanggar aturan ketenagakerjaan. Namun, pengaturan shift yang tidak efisien dapat menimbulkan berbagai masalah, mulai dari ketidakseimbangan jadwal, kelelahan karyawan, hingga kesalahan pencatatan jam kerja.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem yang mampu mengelola jadwal secara otomatis, akurat, dan transparan.Pro-Int HRIS hadir sebagai solusi untuk membantu HR mengatur jadwal shift dengan mudah melalui modul Time Management yaitu penjadwalan otomatis, rancang shifting sesuai kebutuhan perusahaan, pengelolaan absensi real-time, serta perhitungan lembur dan cuti yang terintegrasi, serta mengatur jadwal shift mudah dengan tambahan fitur shift master.
Sehingga perusahaan dapat memantau performa dan kepatuhan jam kerja dengan lebih transparan. Dengan dukungan Pro-Int HRIS, pengelolaan sistem kerja shifting menjadi lebih efisien, terstruktur, dan minim kesalahan. Perusahaan dapat fokus pada peningkatan produktivitas, sementara HR memiliki kendali penuh terhadap manajemen waktu kerja karyawan dengan cara yang modern dan terintegrasi. Tingkatkan efisiensi operasional dan sistem kerja shifting dengan mudah. Hubungi tim profesional Pro-Int sekarang juga dan jadwalkan konsultasi kebutuhan HR perusahaan anda #YakinDenganProInt
