Setiap tahap kehidupan memiliki siklus yang harus dilewati, begitu pula dengan siklus hidup karyawan (employee life cycle) dalam perusahaan.

Karyawan merupakan aset penting dalam mendukung kemajuan dan perkembangan bisnis perusahaan. Sehingga sudah menjadi kewajiban bagi pelaku bisnis untuk melakukan manajemen yang baik terhadap siklus hidup karyawan.

Employee Life Cycle tidak hanya sekedar memperkirakan berapa lama karyawan akan bekerja atau bagaimana keterlibatannya, namun juga memahami secara menyeluruh fase dalam kehidupan karyawan di perusahaan.

Memahami siklus hidup karyawan dengan tepat  memungkinkan perusahaan mendapatkan kandidat yang tepat, mengoptimalkan pengalaman kerja karyawan, serta meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan.

Apa saja fase yang akan dilalui dan yang harus perusahaan perhatikan dengan benar? Dapatkan jawabannya melalui artikel di bawah ini!

Apa itu Employee Life Cycle?

Siklus hidup karyawan atau employee life cycle adalah konsep dasar dalam pengelolaan SDM perusahaan, berupa serangkaian tahap yang akan dilalui seseorang dalam perjalanan mereka menjadi karyawan.

Ini juga adalah proses bagaimana karyawan bergerak melalui jalur karirnya dalam perusahaan, mulai dari karyawan baru hingga menjadi karyawan yang berpengalaman.

Kerangka Employee Life Cycle umum digunakan oleh HR untuk mendapatkan visualisasi setiap proses yang akan dilalui dan keterlibatan karyawan selama bekerja di perusahaan.

Selain itu, HR juga akan mendapatkan pemahaman lebih mengenai bagaimana karyawan memiliki keterikatan dengan perusahaan selama bekerja.

Dengan adanya siklus hidup karyawan, tentu akan memudahkan HR dalam merancang strategi manajemen karyawan serta mendorong keberhasilan pengelolaan SDM di perusahaan.

Employee life cycle juga dapat memberikan gambaran aktivitas karyawan, posisi, tanggung jawab, tunjangan & kompensasi, kehadiran, kinerja hingga kebutuhan pelatihan karyawan, juga dapat menunjukkan seberapa erat hubungan antara karyawan dan perusahaan.

6 Fase dalam Siklus Hidup Karyawan

Manajemen siklus hidup karyawan bertujuan untuk mengidentifikasi berbagai fase penting yang akan karyawan jalani saat mereka bergabung dalam perusahaan.

Employee Life Cycle meliputi tahap ketertarikan awal, dipekerjakan oleh perusahaan hingga pada akhirnya karyawan memutuskan untuk berhenti bekerja.

Dalam siklus hidup karyawan setidaknya terdapat 6 fase utama, mulai dari attraction, recruitment, onboarding, development, retention & separation.

Berikut penjelasan lengkapnya:

Attraction

Tahap pertama dari siklus hidup karyawan yaitu tahap attraction. Dimulai dengan karyawan yang menunjukkan ketertarikan untuk bekerja pada suatu perusahaan, bahkan sebelum dibukanya lowongan pekerjaan.

Pencari kerja cenderung akan melamar ke perusahaan dengan reputasi baik. Tidak peduli seberapa bagus produk atau jasa yang ditawarkan, jika perusahaan gagal menjangkau kandidat potensial maka akan mengalami kegagalan juga.

Oleh karena itu sangatlah penting bagi perusahaan untuk mengelola employer branding secara aktif.

Hal ini merupakan tahap pertama yang krusial dalam strategi pertumbuhan perusahaan dalam menjangkau kandidat terbaik sesuai kriteria.

4 Tips yang dapat diterapkan dalam membantu branding perusahaan:

• Tingkatkan brand awareness perusahaan agar lebih dikenal, dengan mengikuti berbagai seminar atau konferensi rutin, menjadi kontributor atau sponsor, aktif mengunggah kegiatan perusahaan di sosial media
• Bangun lingkungan kerja yang positif & mengesankan sehingga karyawan yang pernah bekerja dapat menyebarkan berita yang baik sehingga dapat membentuk citra perusahaan yang baik pula
• Dapatkan berbagai insight dari pencari kerja secara berkala agar selalu up-to-date
• Menawarkan benefit dan kompensasi yang menarik dalam memikat perhatian dari para calon kandidat potensial, seperti jam kerja fleksibel, work from anywhere, makan siang gratis, dll

Recruitment

Tahap kedua yaitu tahap recruitment, yang merupakan proses dimana perusahaan mencari hingga merekrut talenta terbaik untuk bergabung dalam perusahaan dan bagi karyawan mencakup proses mempelajari lowongan hingga menerima tawaran perusahaan.

Proses yang akan dilalui:

• Posting lowongan pekerjaan
• Lakukan proses screening
• Proses pengujian
• Interview kandidat
• Background check
• Menentukan keputusan
• Mengajukan offering dan surat penawaran atau kontrak kerja

Saat akan melakukan perekrutan, HR harus mengetahui dengan jelas posisi serta kriteria spesifik apa yang harus calon kandidat miliki agar tidak salah dalam merekrut.

Tidak jarang perusahaan menggunakan berbagai tools yang ada untuk mengoptimalkan proses perekrutan, mulai dari job posting, seleksi awal, menyaring berkas calon kandidat, menjadwalkan interview, manajemen hasil tes hingga pengambilan keputusan hasil akhir kandidat.

Penggunaan aplikasi tentu akan memberikan banyak manfaat dalam menyederhanakan proses rekrutmen perusahaan lebih efektif & efisien.

Proses rekrutmen dan seleksi juga harus dirancang senyaman mungkin karena dapat menjadi salah satu hal yang akan mempengaruhi keputusan kandidat saat ditawarkan offering hingga surat kontrak kerja.

3 Tahap Rekrutmen

1. Job Posting

Lakukan posting lowongan kerja melalui berbagai platform seperti website dan social media perusahaan atau online job boards (LinkedIn, Indeed, Jobstreet, dll) untuk menarik perhatian calon kandidat terbaik dengan melengkapi tanggung jawab dan kriteria ideal yang dibutuhkan serta hindari kemungkinan adanya kata-kata yang menyebabkan diskriminasi.

2. Selection

Pastikan rekrutmen memiliki proses yang singkat dan jelas karena semakin panjang dan rumit langkah yang harus dilakukan, semakin kecil kemungkinan kandidat akan menyelesaikan semua langkah yang berakhir kehilangan minat dan tidak jadi melamar di perusahaan.

Proses seleksi harus dilakukan dengan adil dan objektif di setiap tahap yang ada, menilai kandidat berdasarkan kriteria dan spesifikasi yang telah ditentukan dari awal. Hindari adanya bias dari proses rekrutmen.

3. Transparency

Bersikap terbuka tentang proses rekrutmen, hal yang perusahaan harapkan juga terhadap hasil yang kandidat peroleh sehingga kandidat tidak merasa “di-ghosting”.

Mulai dari apa yang perusahaan harapkan dari kandidat, apa saja komponen yang akan perusahaan berikan hingga berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai keputusan.

Onboarding

Setelah kandidat berhasil melalui proses seleksi dan direkrut menjadi karyawan, tahap selanjutnya adalah proses onboarding.

Dimana karyawan baru akan mulai menyesuaikan diri, mempelajari dan memahami kebijakan, peraturan & budaya perusahaan serta tugas & tanggung jawabnya.

Tahap ini bersifat kritikal dalam mendorong performa karyawan dan menjadi proses dasar dalam membangun hubungan yang kuat antara karyawan dan perusahaan selama bekerja.

HR harus memastikan karyawan merasa diterima dan dapat beradaptasi dengan cepat sehingga employee life cycle karyawan tersebut berjalan lancar.

Selama tahap onboarding, karyawan akan dibimbing hingga mendapatkan berbagai wawasan baru dan aspek yang lebih mendalam dari posisi mereka, mengenali perilaku, kemampuan, pengetahuan dan sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja dengan efektif.

Terdapat 6 langkah yang dapat perusahaan lakukan untuk mengoptimalkan proses onboarding:

• Memberikan penjelasan mengenai job description karyawan secara jelas dan mendetail agar mereka memperoleh pemahaman yang menyeluruh
• Diskusikan terkait visi, misi dan nilai yang dianut perusahaan agar perspektif karyawan dapat selaras dengan perusahaan
• Jelaskan peraturan dan kebijakan apa saja yang ada di perusahaan
• Memberikan rangkuman ekspektasi perusahaan terhadap kinerja karyawan dalam mendukung performa mereka
• Persiapkan peralatan yang diperlukan dan berikan training kepada karyawan agar mereka lebih paham dengan tugas dan tanggung jawabnya
• Jadwalkan pertemuan rutin untuk memantau apakah mereka sudah dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan baik, apa tantangan atau permasalahan yang dihadapi, dll

Development

Tahap selanjutnya adalah development dimana karyawan mendapatkan pelatihan untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuannya secara profesional.

Pengembangan dan retensi karyawan berkaitan erat. Proses pengembangan penting agar karyawan tidak merasa hanya terjebak pada suatu posisi dan tidak memiliki kesempatan untuk mendapatkan promosi atau kenaikan dalam jenjang karirnya.

Dengan begitu, angka turnover dapat ditekan dan karyawan yang potensial juga dapat dipertahankan dalam perusahaan.

Karyawan akan mendapatkan feedback mengenai seberapa baik kinerja mereka. Setelahnya akan diberikan pelatihan sesuai dengan tinjauan hasil penilaian performa dan kompetensi yang sebelumnya sudah dilakukan oleh perusahaan.

Hal ini bertujuan memberi kesempatan untuk belajar, menambah wawasan & keahlian, memotivasi serta mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja dan keterlibatannya dalam perusahaan.

Karyawan akan merasa tertantang karena diberikan peluang untuk terus mengembangkan kemampuannya sehingga ia enggan untuk resign. Adanya rotasi pekerjaan juga dapat menjadi solusi.

Salah satu hal yang penting untuk dipertimbangkan dalam proses pengembangan adalah dari segi kepemimpinan agar karyawan lebih siap untuk maju dan mengambil lebih banyak tanggung jawab.

5 hal yang perlu perusahaan perhatikan:

• Rencanakan pengembangan karyawan yang sejalan dengan bisnis perusahaan dan kebutuhan mereka baik dalam jangka panjang maupun pendek
• Kenali pengetahuan dan keterampilan yang utama bagi karyawan dalam menjalankan pekerjaan dan tanggung jawabnya melalui penilaian kinerja dan kompetensi
• Berikan coaching dan mentoring dengan tujuan meningkatkan keterlibatan karyawan
• Lakukan evaluasi dalam melihat progres perkembangan dan kemajuan karyawan
• Ciptakan lingkungan kerja dimana karyawan dapat terus maju dan berkembang

Retention

Tahap berikutnya adalah retention yang juga merupakan tahap yang paling panjang dalam siklus hidup karyawan.

Perusahaan mengusahakan pengelolaan karyawan yang baik agar mereka dapat bertahan dengan merancang berbagai strategi untuk meningkatkan employee satisfaction dan employee engagement sehingga karyawan akan lebih loyal terhadap perusahaan.

Agar dapat meningkatkan usia kerja maka perusahaan harus memastikan karyawannya merasa senang dan cukup puas dengan peran dan lingkungan kerja mereka.

Dengan begitu angka turnover juga dapat ditekan dan perusahaan dapat mempertahankan karyawan potensial.

Rendahnya turnover rate akan menghemat uang dan waktu yang perusahaan habiskan untuk merekrut karyawan baru.

Karyawan yang merasa diterima, dihormati serta dihargai, terlepas dar ras, etnis atau jenis kelamin, cenderung bertahan lebih lama daripada mereka yang merasa tidak cocok dengan budaya dan lingkungan kerja perusahaan.

Selain itu, perusahaan juga perlu secara aktif dan efektif mendengar feedback dari karyawan tentang pengalaman kerja mereka untuk dapat terus menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.

Dengan begitu, karyawan memiliki alasan untuk tetap tinggal. Pastikan karyawan produktif, engage dan nyaman saat bekerja.

6 contoh hal yang dapat dilakukan agar karyawan merasa nyaman dan bahagia bekerja di perusahaan:

• Memberikan hak cuti yang sesuai dengan ketentuan pemerintah serta kemudahannya dalam melakukan pengajuan cuti
• Memberikan gaji/upah yang adil sesuai dengan kinerja kerja dan tanggung jawabnya
• Menyediakan kompensasi atau tunjangan seperti THR, bonus, upah lembur, jam kerja fleksibel, dll
• Membentuk lingkungan kerja yang positif dalam meningkatkan produktivitas
• Adanya rewards yang akan diberikan kepada karyawan berprestasi
• Membangun hubungan yang baik dan komunikasi yang interaktif antar karyawan

Separation

Tahap terakhir dari employee life cycle adalah separation atau pemutusan hubungan kerja. Meskipun perusahaan telah melakukan yang terbaik agar karyawan bertahan, tidak menutup kemungkinan karyawan akan mengalami tahap akhir ini baik karena pensiun, PHK, mendapat pekerjaan baru atau karena alasan pribadi lainnya.

Ketika anggota tim memutuskan untuk berhenti tentu akan mempengaruhi yang lainnya sehingga HR memiliki peran dan tanggung jawab dalam memastikan keluarnya karyawan dari perusahaan tidak akan menyebabkan masalah atau gangguan yang besar bagi kinerja tim dan perusahaan.

Perusahaan juga harus mampu memberikan kesan yang baik kepada karyawan sehingga ketika ia memutuskan untuk berhenti dan pindah ke tempat lain, perusahaan akan mendapatkan testimoni positif dari karyawan yang keluar.

Saat karyawan memutuskan untuk berhenti, perusahaan dapat mengajukan exit interview dengan tujuan agar mengetahui apa yang berjalan baik, apa yang tidak, faktor yang mendorong untuk keluar hingga apa yang perlu diubah atau ditingkatkan perusahaan.

Tips Tekan Angka Turnover

• Memahami alasan sebenarnya dibalik pengunduran diri karyawan, cari tahu alasan utamanya agar perusahaan dapat menghindari hal serupa yang akan memicu pengunduran diri terjadi di masa depan
• Lakukan exit interview untuk mendapatkan feedback jujur mengenai pengalaman selama bekerja di perusahaan untuk bahan perbaikan di masa yang akan datang
• Mendorong dan memotivasi tim untuk tetap maju meskipun kehilangan salah satu anggota timnya
• Jangan lupa untuk melakukan handover tugas ke sesama rekan kerja tim agar kinerja dan produktivitas tim tetap terjaga
• Hargai karyawan yang memutuskan untuk keluar dengan memberikan ucapan terima kasih sebagai bentuk apresiasi atas kerja kerasnya selama di perusahaan
• Tetap menjaga hubungan yang baik dengan karyawan yang telah mengundurkan diri

Demikian penjelasan lengkap mengenai pengertian hingga 6 fase utama dalam employee life cycle. Ingin tahu peran penting dan manfaat apa saja yang dapat diberikan dengan menjaga siklus hidup karyawan dengan baik?