Pada dasarnya sebelum melakukan suatu pekerjaan, kita tentu akan mendapatkan perintah kerja terlebih dahulu untuk mengetahui apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana ruang lingkup pekerjaannya dan tanggung jawab apa yang akan diemban.

Terutama dalam perusahaan, perintah kerja umumnya diberikan secara resmi oleh perusahaan dan disetujui oleh pekerja untuk kemudian dilaksanakan. Perintah kerja ini lebih dikenal dengan istilah work order dan lebih banyak digunakan dalam berbagai industri, terutama manufaktur.

Lantas apa itu work order dan apa saja tujuannya bagi kepentingan bisnis perusahaan? Dapatkan jawaban selengkapnya melalui artikel berikut ini. Semoga bermanfaat.

Pengertian Work Order

Work order adalah dokumen tertulis yang menjelaskan perintah kerja baik dalam lingkup internal maupun eksternal perusahaan terhadap pekerjaan tertentu. Perintah kerja ini umumnya dapat digunakan sebagai pelaporan pekerjaan apa saja yang sudah atau belum dikerjakan.

Dengan adanya perintah kerja, bisnis dapat mengoptimalkan efisiensi operasionalnya, mengurangi risiko kesalahan dan juga meningkatkan koordinasi dalam tim. Work order digunakan oleh berbagai industri, seperti konstruksi, jasa, maupun manufaktur.

Dalam industri manufaktur, work order merupakan dokumen yang akan mendukung penanganan inspeksi untuk pembekalan suku cadang, material, keperluan layanan dan lainnya. Work order akan berisikan data keperluan dan harga perjanjian dengan setiap vendor.

Sehingga secara sederhana dapat disimpulkan jika work order adalah media penghubung antara bagian maintenance perusahaan dengan setiap vendor penerima kerja yang diberikan sebelum pekerjaan dilakukan secara efektif.

Komponen Work Order

Umumnya, work order akan mencakup beberapa informasi lengkap yang adalah sebagai berikut:

1. Informasi Kerja

Pada bagian informasi kerja berisi detail penting mengenai pekerjaan yang akan dikerjakan karyawan. Biasanya, bagian ini mencakup berbagai aspek yang akan memandu pelaksanaan pekerjaan, antara lain:

• No. WO: nomor urut formulir Work Order
• Start date: tanggal dari mulainya produksi
• Expected date: tanggal perkiraan selesai produksi
• Person in Charge: orang yang bertanggung jawab pada proses produksi
• Department: divisi/departemen yang bertanggung jawab selama produksi
• Description: informasi/penjelasan singkat mengenai Work Order yang dibuat

2. Detail 

Dalam bagian ini, terdapat deskripsi lengkap mengenai jenis pekerjaan yang diperlukan, mencakup spesifikasi teknis, ukuran atau model yang akan digunakan, antara lain:

• Description: penjelasan dari bill of material atau formula produk yang akan diproduksi
• Item number: nomor kode barang produksi
• Quantity: jumlah produksi barang
• Unit: nilai satuan dari tiap produksi barang
• Total cost: total biaya untuk proses produksi
• Sales order number: nomor dari pesanan penjualan yang berlaku saat work order terbit
• Finished: persentase penyelesaian produksi barang
• Closed: status produk secara keseluruhan jika sudah dibuatkan work order

Pada bagian detail juga akan mencantumkan informasi bahan baku yang nantinya juga akan digunakan, antara lain:

• Item No: kode nomor item bahan baku
• Item Description: penjelasan mengenai bahan baku
• Quantity: jumlah bahan baku yang diperlukan
• Unit: nilai satuan dari bahan baku
• Quantity taken: jumlah bahan baku yang sudah digunakan
• Standard cost: satu harga standar bahan baku
• Total cost: biaya total standar bahan baku

Untuk bagian cost, elemen yang perlu dimasukkan adalah deskripsi biaya konversi, waktu yang diperlukan untuk proses produksi, nilai biaya standar konversi pembuatan per jam dan biaya total standar pembuatan produk.

Mengapa work order penting?

Penerapan work order tentu memiliki tujuan mengatur dan mengarahkan pekerjaan dengan lebih spesifik dan terstruktur. Selain itu juga untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.

Work order digunakan untuk memastikan setiap orang yang terlibat dalam pekerjaan mengetahui apa yang perlu dilakukan, batas waktu penyelesaian dan sesuai anggaran.

Setelahnya dokumen ini akan bertindak hampir seperti laporan status proyek, catatan pekerjaan yang telah selesai, dokumentasi untuk tujuan penagihan, jadwal maintenance atau bahkan referensi di masa mendatang. Hal ini akan meningkatkan transparansi, akuntabilitas, meminimalisir kesalahan dan keterlambatan alur operasional kerja.

Dalam perusahaan manufaktur, perintah kerja tidak hanya untuk permintaan layanan, namun juga termasuk untuk produk, inspeksi dan audit.

Tujuan pertamanya yaitu membantu proses penjadwalan dan perencanaan dari suatu pekerjaan, mencakup pekerjaan yang harus dilakukan hingga mengetahui bagaimana objek teknisnya. Hal ini dapat membantu memberikan batasan terkait pengerjaan pemeliharaannya.

Tujuan berikutnya adalah dari segi maintenance, dimana untuk memberikan informasi rinci mengenai biaya mencakup biaya durasi pekerjaan, pelaksanaan maintenance, mekanik dan historic trouble.

Manfaat Work Order

Hadirnya work order akan memudahkan perusahaan dalam mengatur prosedur spesifik untuk kegiatan operasional yang ada. Selain memberikan informasi pekerjaan kepada karyawan, work order memiliki banyak manfaat yang adalah sebagai berikut:

1. Alur produksi lebih efisien

Work order mendukung perencanaan dan pengaturan alur produksi lebih terstruktur, mencakup jenis produk apa yang akan diproduksi, jumlah hingga urutan langkah produksi yang tepat. Dengan begitu, koordinasi antar departemen menjadi lebih mudah, proses produksi lancar dan sesuai target. 

Selain itu, work order juga akan mengoptimalkan penggunaan sumber daya di perusahaan karena akan menyediakan petunjuk terperinci atas kebutuhan bahan baku dan sumber daya lainnya secara akurat.

Dengan demikian, perusahaan akan terhindar dari pemborosan atau kekurangan bahan, proses produksi berjalan dengan efisien dan biaya pengeluaran dapat diminimalisir. Perusahaan pun dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas produk, memberikan layanan terbaik dan responsif terhadap permintaan pasar.

2. Perencanaan sumber daya yang tepat

Work order mampu menyediakan kemudahan bagi perusahaan dalam mengalokasikan sumber dayanya, seperti tenaga kerja, bahan baku dan peralatan secara efisien.

Perusahaan pun dapat menjaga ketersediaan sumber daya, mengoptimalkan penggunaannya serta menghindari bottleneck dalam proses produksi.

Adanya work order memberikan panduan yang jelas bagi pekerja dalam menyelesaikan tugasnya sehingga akan meningkatkan akurasi dan kualitas hasil produksi.

Operasional bisnis lebih optimal, produktivitas perusahaan meningkat, biaya produksi diminimalisir serta kepuasan pelanggan dapat ditingkatkan karena adanya konsistensi dan ketepatan waktu proses.

3. Pengendalian inventaris lebih optimal

Ketika adanya permintaan, perusahaan akan mengeluarkan work order sebagai penanda untuk memulai proses produksi. Work order menjadi indikator dalam mencegah produksi berlebihan atau kurang yang akan menjadi penyebab kehilangan peluang penjualan.

Perusahaan dapat memantau secara real time inventarisnya, memastikan bahan baku dan komponen tersedia, serta resiko kehabisan atau penumpukan stok barang.

Hasil produksi menjadi lebih terstruktur, biaya operasional dapat ditekan dan pemenuhan permintaan produk secara tepat waktu.

4. Pemantauan produksi lebih efektif

Perusahaan dapat mengetahui dan melacak setiap proses produksi secara sistematis dan transparan, mulai dari pemesanan bahan baku hingga pengiriman barang jadi, melalui work order. Perusahaan pun mampu menilai kinerja produksi dan mengidentifikasi potensi perbaikan dalam prosesnya.

Dengan begitu, work order akan sangat membantu perusahaan manufaktur dalam meningkatkan efisiensi produksi, mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penyelesaian pesanan lebih tepat waktu.

Kesimpulan: Apa itu Work Order?

Dapat disimpulkan, work order adalah dokumen tertulis yang berisikan perintah atas suatu pekerjaan dalam ruang lingkup internal maupun eksternal perusahaan kepada pihak yang memang ditugaskan. Memastikan perusahaan memiliki catatan yang akurat akan memudahkan pelacakan kemajuan pekerjaan serta memastikan seluruh langkah sudah sesuai dengan rencana.

Pembuatan work order akan sangat membantu perusahaan memperkirakan besaran biaya secara rinci dan langkah tepat yang dilakukan saat proses produksi. Pencatatan yang lengkap juga berguna sebagai acuan untuk keperluan audit atau evaluasi di masa depan.

Digitalisasi pembuatan work order sekarang dengan sistem ERP online untuk tingkatkan produktivitas dan efektivitas kerja. Dilengkapi dengan fitur yang handal dan terintegrasi untuk proses bisnis yang lebih efisien.

Tidak hanya mengurus work order, aplikasi ERP pun dapat mengoptimalkan seluruh aktivitas bisnis dalam perusahaan, mulai dari finance & accounting, pembelian, penjualan, produksi, logistik hingga pencatatan jurnal.

Dengan begitu waktu siklus produksi dapat lebih singkat, sumber daya dapat dioptimalkan agar lebih efektif dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan akibat human error. Tunggu apa lagi? Diskusikan kebutuhan proses bisnis perusahaan Anda bersama tim profesional kami dan dapatkan penawaran menariknya sekarang!