Apa Itu HRIS? Kenali Pengertian, Penerapan Serta Fungsi HRIS

Human Resource Management (HRM) atau manajemen Sumber Daya Manusia merupakan bagian penting yang wajib diperhatikan dalam setiap perusahaan. Dengan pengelolaan HR yang baik, akan membantu perusahaan dalam mencapai objektif atau tujuan perusahaan.

Seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi dan internet saat ini, banyak perusahaan telah banyak memanfaatkan digitalisasi, salah satunya pada sistem atau software khusus HR yang bisa mengelola seluruh data karyawan dan aktivitas HR lainnya. Nah, bagaimana pengertian, penerapan dan fungsi dari HRIS itu? Yuk kita bahas bersama-sama.

Pengertian & Penerapan HRIS

HRIS atau Human Resources Information System merupakan software atau perangkat lunak yang bisa mempermudah proses pengelolaan dengan berbagai aktivitas dan kebutuhan yang berkaitan dengan SDM, termasuk juga dalam pengaturan administrasi perusahaan yang kompleks menjadi lebih praktis.

Pesatnya perkembangan teknologi dan internet saat ini, banyak perusahaan telah beralih ke digitalisasi, salah satunya adalah sistem atau software khusus HR yang bisa mengelola seluruh data karyawan dan aktivitas HR lainnya

HRIS dalam penerapannya membantu perusahaan terutama HR untuk melakukan aktivitas seperti rekrutmen, absensi, mengelola payroll atau penggajian, perhitungan pph 21, klaim karyawan sampai dengan talenta karyawan.

Penerapan HRIS di perusahaan juga membantu manajer HRD atau user untuk mengelola data pribadi karyawan, informasi gaji, serta mengkonfirmasi pengajuan cuti dan klaim karyawan. Manajer HRD juga dapat membatasi hak akses siapa saja yang dapat mengakses sistem ini baik di dalam modul HRIS-nya maupun penggunaannya.

Karyawan juga dapat mengelola dan mengakses aktivitas HR nya secara mandiri. Seperti pengajuan cuti, absen secara online, klaim dan reimbursement. Hal ini juga biasa disebut dengan employee self service atau ess.

Penggunaan HRIS dapat dilakukan secara fleksibel. Karena sama seperti sistem ERP, HRIS tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis cloud, serta aplikasi berbasis mobile atau biasa disebut dengan mobile apps.

Fungsi HRIS Untuk Perusahaan

Selain berkontribusi dalam meningkatkan produktivitas pada bidang HR Management, adanya aplikasi ini memberikan beberapa fungsi yang sangat penting untuk kemajuan perusahaan. Berikut ini beberapa fungsinya, simak penjelasannya secara lengkap.

1. Keamanan Data Karyawan

Hal terpenting dengan penggunaan aplikasi atau software HRIS ini menjamin keamanan data dan kerahasian terhadap informasi karyawannya. Apalagi dengan basis cloud membuat beberapa data yang ada itu akan tersimpan dengan baik dan tidak mudah dijebol, sehingga aman untuk menjaga identitas seluruh database karyawannya.

Bahkan, untuk bisa mengakses dan melihat seluruh data karyawannya itu hanya orang-orang tertentu saja, sehingga proses ini akan meminimalisir adanya kehilangan atau resiko pencurian yang merugikan.

Hal ini jauh lebih baik daripada penyimpanan secara manual, karena data dan informasi karyawan rentan jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab dan mudah rusak.

2. Kemudahan Proses & Distribusi Gaji

Mungkin Anda tidak akan lagi menemukan pengecekan gaji secara manual pada era ini, karena kemajuan teknologi mengubah segalanya. Termasuk dalam tahap ini, jika menggunakan aplikasi HRIS, semua proses pembagian gaji tidak lagi ribet dan dilakukan satu per satu karena sistemnya telah terintegrasi dan semuanya langsung otomatis.

Dengan demikian pendistribusian gaji akan bisa langsung jelas dan cepat dilakukan, karena pihak HR tidak lagi fokus pada rekapan bulanan seperti izin, cuti, dan sebagainya, sehingga jauh lebih praktis. Menariknya lagi pihak-pihak pemangku keputusan dapat melihat laporan terkait penggajian itu, karena semuanya langsung otomatis tersimpan dalam sistem.

3. Melihat dan Memantau Kinerja Karyawan

Beberapa perusahaan tidak bisa memantau beberapa kinerja yang dilakukan oleh karyawannya, karena semua kebutuhannya masih manual. Tetapi apabila perusahaan yang menggunakan aplikasi ini tidak begitu menjadi persoalan, karena mampu untuk melihat dan memantau semua kinerja yang dilakukan oleh karyawannya, baik itu dari kantor atau remote.

Melalui aplikasi ini tim HRM menentukan indikator yang ada mengenai kinerja utama yang diperuntukkan untuk setiap karyawannya dan mampu mengukur pencapaian masing-masingnya. Sehingga jika sudah ada standar tersebut, proses untuk melakukan evaluasi akan lebih mudah untuk dilakukan dengan sangat mudah.

4. Operasional HR Menjadi Lebih Hemat

Dengan menggunakan dan mengoptimalkan aplikasi ini membuat divisi HR dapat menghemat pengeluaran untuk kebutuhan pekerjaan yang ada, sehingga akan jauh lebih hemat. Pada tahap ini pihak HR bisa melihat dan menentukan beberapa aplikasi yang ada, sehingga jika kebutuhannya tidak terlalu penting akan dihilangkan.

Termasuk pada penggunaan kertas, aplikasi ini memungkinkan sekali untuk tidak lagi menggunakan kertas, karena semuanya telah terintegrasi pada sistem yang ada. Apalagi dengan dukungan berbagai fitur yang canggih membuat proses operasional HR tidak membutuhkan banyak dukungan tenaga kerja, karena hampir dilakukan secara otomatis.

5. Permudah Proses Rekrutmen

Tugas dari seorang HR dalam sebuah perusahaan bisa mengakomodir dan memantau seluruh bidang yang berkaitan dengan SDM, termasuk dalam perekrutan calon karyawan baru. Apabila hal ini dilakukan secara manual, maka butuh proses panjang untuk menyeleksi dan melakukan semuanya agar mendapatkan kandidat terbaik.

Namun, dengan mengoptimalkan aplikasi HRIS tersebut semuanya akan jauh lebih mudah dan praktis untuk dilakukan karena melalui aplikasi ini semua tahapan dari wawancara dan penerimaan karyawan dapat diproses dengan sangat mudah dan tepat. Bahkan, pihak HR bisa memanfaatkan portal khusus lowongan kerja untuk pelacakan data dan mencarinya.

Fitur Utama Sistem HRIS

1. Rekrutmen Karyawan

Dalam proses seleksi atau rekrutmen calon karyawan baru perusahaan sudah tidak lagi terbebani dengan metode manual, khususnya departemen HR.

Pada tahap ini melalui aplikasi HRIS ini semua kebutuhan mengenai seleksi dapat disediakan dengan jelas dan tepat menggunakan fitur yang ada melalui HRIS Pro-Int.

2. Struktur Organisasi

Hidup di era serba cepat dan menuntut banyak perubahan membuat bidang bisnis yang dikelola harus siap dengan berbagai tantangan tersebut.

Aplikasi HRIS mampu untuk menjawab itu semua, karena dengan adanya mekanisme struktur organisasi yang terintegrasi dengan fitur yang ada membuat perusahaan dapat membangun struktur organisasi yang efektif dan dinamis.

3. Perencanaan Kerja Karyawan

Untuk penjadwalan proses kerja karyawan terkadang beberapa perusahaan masih mengandalkan metode manual, padahal kegiatan tersebut membutuhkan waktu yang lama.

Berbeda dengan perusahaan yang mengaplikasikan aplikasi HRIS Pro-Int, karena tersedia fitur untuk merencanakan semua jadwal pekerjaan karyawannya.

4. Administrasi Cuti

Cuti menjadi kebutuhan karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, karena ada hak dan kewajiban yang harus diberikan.

Untuk pengajuan cuti ini membutuhkan proses yang panjang dan harus melalui beberapa kebijakan yang ada, sehingga terasa lama.

Tetapi, pada fitur HRIS yang ada, memungkinkan karyawan untuk bisa melakukannya secara mandiri.

Terutama pada proses pengajuan cuti tersebut, dengan demikian pihak HRD tidak lagi begitu sulit untuk mengatur dan menentukannya, karena sudah otomatis.

5. Payroll, PPh 21, BPJS

Adanya aplikasi ini proses untuk kebutuhan payroll, PPh-21, dan BPJS tidak lagi dilakukan secara manual, sehingga tim HR tidak perlu membuat rekapan setiap bulannya.

Melalui fitur yang ada semuanya bisa dilakukan dengan cepat dan tepat, termasuk dalam menentukan jumlah gaji yang sudah dipotong pajak, cuti dan iuran BPJS nya.

Hal ini membuat beban kerja tim HR setiap bulannya akan berkurang, sehingga adanya aplikasi tersebut membuat wajah baru dalam dunia pekerjaan yang tidak ribet lagi.

6. Live Attendance ( Absensi Online )

Ditengah beberapa kebijakan perusahaan yang harus melakukan pekerjaan dari rumah, karena pandemi Covid 19 akan menyulitkan untuk proses absensi. Namun, berbeda apabila perusahaan tersebut telah menggunakan aplikasi HRIS Pro-Int, karena mampu memberikan pengabsensi online yang bisa dilakukan secara personal oleh karyawan dan langsung tersimpan.

7. Klaim Medis

Untuk melakukan proses klaim medis membutuhkan waktu yang panjang untuk karyawan mendapatkan penggantian dari perusahaan. Tetapi, apabila sudah memaksimalkan aplikasi HRIS ini semuanya bisa dipangkas menjadi lebih singkat. Menariknya tidak ada lagi dokumen yang sulit untuk diatur dan disimpan oleh tim HR terkait klaim medis tersebut.

8. Manajemen Waktu

Beberapa perusahaan membutuhkan karyawan untuk kerja shifting, proses ini membutuhkan penentuan secara tepat. Karena apabila salah dalam penunjukannya akan berpengaruh pada produktivitas karyawan kedepannya. Melalui aplikasi HRIS ini semuanya bisa di atur atau maintenance dengan sangat jelas, sehingga semuanya mendapatkan waktu kerja yang adil.

9. Manajemen Pelatihan Karyawan

Sementara ini beberapa perusahaan ada yang mengurungkan untuk melakukan pelatihan kepada karyawannya, karena terkendala oleh pembatasan sosial yang diberlakukan oleh pemerintah.

Nah, hal ini berbeda dengan perusahaan yang sudah terintegrasi secara digital semuanya dapat dilakukan secara remote.

10. Kinerja dan Kompetensi Karyawan (KPI)

Untuk mengukur kinerja dan kompetensi karyawan memang menjadi pekerjaan yang relatif butuh waktu dan penilaian yang cukup serius.

Sehingga, pihak HR harus bisa mendata semuanya berdasarkan kualitas dan kuantitas kerja yang dilakukan oleh karyawan. Untuk mempermudah kegiatan tersebut, aplikasi HRIS dapat membantunya.

Dengan demikian beban kerja yang dihadapi oleh Human Resources akan berkurang dan lebih fokus pada hal-hal yang mendukung kemajuan perusahaan lainnya.

11. Manajemen Talenta Karyawan

Melakukan penilaian terhadap karyawan merupakan kebijakan yang harus dilakukan oleh departemen HRD untuk memberikan punish and reward.

Terkadang beberapa perusahaan masih melakukan metode manual, sehingga sering terjadi perselisihan.

Untuk mengatasi hal tersebut, penunjukan karyawan yang tepat untuk kebutuhan promosi bisa melalui aplikasi HRIS. Karena memungkinkan untuk melakukan penilaian berdasarkan beban kerja, aktivitas, dan lainnya yang dipantau secara real time melalui aplikasi tersebut.

Nah, itulah beberapa penjelasan lengkap mengenai aplikasi HRIS untuk kemajuan perusahaan.

Apabila Anda tertarik untuk memanfaatkan aplikasi tersebut, segera hubungi Tim Sales kami di nomor +6215823108/09/10, atau email ke sales@pro-int.com untuk mendapatkan penawaran terbaik dari kami.