Memasuki era digital, era industrialisasi yang mengandalkan tangible assets (modal, tenaga kerja murah, bahkan baku berlimpah) telah ditinggalkan & beralih ke intangible assets.

Salah satu dari assets tersebut adalah talent-talent yang mengelola perusahaan dengan cara baru dalam arena permainan yang baru.

Di era ini, semua bidang & area kehidupan mau tidak mau harus beralih menuju ke penggunaaan teknologi informasi. Baik di bidang kedokteran, arsitektur, teknik sampai fashion show maupun desain.

Termasuk kegiatan berbisnis dalam perusahaan yang juga harus diotomatisasi seluruh proses bisnisnya agar lebih efektif dan efisien sehingga hasil yang diperoleh lebih optimal.

Menyediakan talent-talent yang memiliki potensi untuk dikembangkan agar selalu siap sedia, fokus serta selaras dengan tujuan dan visi perusahan

Manfaat HRIS di Era Modern

Menanggapi perubahan ini, peran bagian SDM yang sebelumnya hanya melakukan proses administratif serta penggajian secara manual & kompleks harus bertransformasi menjadi bisnis partner.

Yang memahami dengan baik strategi perusahaan sehingga mampu menyediakan talenta yang berpotensi untuk dikembangkan & selalu siap sedia, fokus serta selaras dengan tujuan dan visi perusahaan.

Agar lebih dapat fokus pada hal yang bersifat strategik, maka semua fungsi & pekerjaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia harus diotomatisasikan dengan penggunaan aplikasi Human Resource Information System (HRIS).

Dengan penerapan aplikasi HRIS yang terintegrasi dan juga tersedia secara online (mobile app) tentu akan membantu mengoptimalkan kinerja HR, seperti:

Mengelola Talent

Dengan diotomatisasikannya seluruh pekerjaan administratif yang rumit dan memakan waktu lama maka Human Resource Business Partner (HRBP) kini dapat lebih fokus dalam mengelola talent.

Mereka dapat bergerak secara mandiri serta berkoordinasi dalam suatu flat organization (tidak memiliki hirarki dan keputusan berjenjang) sehingga seluruh proses berlangsung secara efisien.

Menjaga Kebijakan Perusahaan Konsisten

Setiap perusahaan pasti mempunyai ketentuan dan kebijakan yang harus dipatuhi oleh semua karyawan seperti ketentuan cuti, ketentuan lembur dan sebagainya.

Jika kebijakan ini berbentuk keputusan pimpinan saja mau tidak mau seiring berjalannya waktu ketentuan ini akan mudah bergeser & banyak yang melupakan ketentuan pada awalnya.

Aplikasi HRIS menjaga konsistensi setiap keputusan perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia

Mencegah hal ini, setiap keputusan perusahaan yang berkaitan dengan SDM sebaiknya di set up menggunakan aplikasi HRIS sehingga tidak mudah berubah, performanya tetap konsisten & dapat memudahkan pekerjaan HR.

Misalnya seperti ketentuan lembur tidak boleh melebihi 15 jam dalam sebulan untuk pekerjaan tertentu, jika kondisi tesebut terjadi maka sistem akan secara otomatis menolak permohonan lembur.

Proses Bisnis yang Efisien dan Efektif

Banyak orang mengartikan software sebagai sesuatu yang berfungsi dalam mengotomatisasi pekerjaan manual. Sebagai aplikasi HR Online, penggunaan aplikasi HRIS yang terintegrasi seharusnya dapat mengatur ulang (reengineering) seluruh business process sehingga segala pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang berbeda dibandingkan dengan cara manual.

Tidak ada lagi pengulangan pekerjaan dalam semua tahap proses. Seperti halnya dalam proses recruitment yang dimulai dari pemasangan iklan pencarian tenaga kerja pada website perusahaan dan pelamar yang dapat langsung menginput data diri termasuk upload foto hingga keterangan diri lain.

Berdasarkan data yang ada di website tersebut, recruiter akan melakukan seleksi atas kandidat yang telah melamar, kemudian mentransfer secara otomatis ke aplikasi HRIS untuk proses pemanggilan melalui email dalam aplikasi.

Seluruh proses seleksi dan interview yang biasanya dilakukan oleh beberapa manager atau direktur dapat dilakukan hanya pada satu aplikasi HRIS.

Kandidat yang lulus akan dilanjutkan dengan proses offering dan jika kandidat bersedia maka surat perjanjian kerja dapat dicetak melalui aplikasi, yang setelah ditandatangani akan di-attach pada data kandidat.

Dengan aplikasi HRIS, tidak ada lagi pengulangan pekerjaan sehingga menciptakan suatu proses yang disebut cross-boundaries process flow

Sehingga pada saat kandidat datang pada hari pertama, seluruh data kandidat sudah secara otomatis terupdate menjadi data karyawan berikut dengan semua atribut seperti job title, job level, organisasi dan lokasi kerja. Data tersebut sudah dapat digunakan bersama oleh semua pemangku kepentingan.

Dengan demikian jika menggunakan aplikasi HRIS yang terintegrasi, semua kegiatan akan menuju pada budaya paperless dan yang paling penting tidak ada lagi pengulangan input data sehingga menciptakan suatu proses yang disebut dengan cross-boundaries process flow.

Do It Yourself

Karyawan dapat berinteraksi dengan perusahaan kapan saja dan dimana saja

Penting untuk menjaga kepuasan pelanggan, tetapi penting juga untuk menjaga kepuasan karyawan dalam bekerja di perusahaan. Untuk menjaga talent, perusahaan menawarkan remunerasi dan benefit yang fleksibel juga menarik.

Tetapi tidak kalah pentingnya yaitu terkait akses karyawan ke perusahaan seperti

• Mengajukan cuti & melihat sisa cuti
• Absensi yang dapat dilakukan dengan mudah juga otomatis
• Mengajukan klaim benefit
• Permohonan surat referensi secara online melalui mobile app sehingga dapat direspon langsung dengan cepat oleh atasan yang akan memberikan approval

Intinya karyawan dapat berinteraksi dengan perusahaan kapan saja dan dimana saja termasuk dalam melakukan penilaian kinerja kerja dan interaksi dengan atasannya.

User-Defined Report and Analysis

Aplikasi HRIS yang baik harus bisa memberikan fleksibilitas dalam membuat laporan dan analisa yang diperlukan untuk ditampilkan setiap bulannya.

Salah satunya dengan merancang satu template laporan yang dapat disesuaikan bulannya dengan keperluan sehingga laporan yang diperlukan langsung tersedia dan dapat disimpan ke dalam bentuk excel, pdf atau bahkan dicetak langsung.

Yang tak kalah pentingnya adalah merancang formulir yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan seperti formulir lamaran kerja, Surat Keterangan Kerja, Surat Peringatan, penghargaan dan sebagainya yang kemudian akan dikirim via email dalam aplikasi berbentuk pdf kepada karyawan sehingga pekerjaan menjadi efisien dan efektif.

Dengan aplikasi yang lengkap, praktis dan juga aman, Pro-Int HRIS hadir sebagai solusi untuk seluruh porses HR perusahaan Anda.

Hubungi tim HR profesional kami untuk info lebih lanjut atau untuk baca selengkapnya mengenai Aplikasi Pro-Int.