Salah satu bagian dalam rantai bisnis yang tidak bisa dihiraukan perannya adalah proses procurement yang merupakan bagian dari manajemen rantai pasok (supply chain) perusahaan dari berbagai industri.

Rantai bisnis adalah faktor penting yang harus perusahaan perhatikan dengan baik. Perannya sebagai kunci keberhasilan dalam menciptakan nilai bagi pelanggan serta meningkatkan kinerja perusahaan.

Pengelolaan rantai bisnis yang baik akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam mencapai keunggulan yang kompetitif, mengoptimalkan biaya pengeluaran, meningkatkan pelayanan hingga mampu merespon dengan cepat terhadap perubahan pasar.

Tidak jarang proses procurement dianggap sama dengan purchasing, padahal kedua hal ini cukup berbeda. Oleh karena itu, dalam artikel berikut ini akan dijelaskan dengan lebih detail apa itu procurement, komponen serta perbedaannya dengan purchasing.

Semoga bermanfaat.

Pengertian Procurement

Procurement adalah proses pengadaan barang, jasa atau sumber daya yang lain yang dilakukan untuk menganalisa kebutuhan bisnis  agar dapat melaksanakan kegiatan operasionalnya.

Proses procurement melibatkan kegiatan pencarian, analisa, pemilihan & penentuan vendor, pemesanan, pembelian barang atau jasa yang sesuai kebutuhan perusahaan, evaluasi pihak penyedia barang hingga pencatatan aktivitas yang sudah dilakukan.

Berbeda dengan purchasing, procurement melingkupi kegiatan strategis mulai dari perencanaan, analisa hingga evaluasi.

Sedangkan purchasing lebih bersifat transaksional dimana perusahaan memerlukan bahan untuk memenuhi kebutuhan produksi atau kegiatan operasional.

Pihak procurement harus dapat menjalin komunikasi yang baik dengan pihak supplier untuk membuat perjanjian bisnis. Memastikan jika barang/jasa yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan, datang tepat pada waktunya dan biaya yang dikeluarkan juga minim.

Komponen Procurement

Agar procurement dapat berjalan dengan baik, pelaksanaannya harus dilakukan dengan memenuhi seluruh komponen yang ada, terdiri dari:

• People

Ketersediaan sumber daya manusia menjadi komponen utama dalam kegiatan procurement perusahaan. Jumlah orang yang dibutuhkan beragam tergantung pada skala bisnis yang dijalankan dan jumlah pemesanannya. Semakin besar skala, semakin banyak yang dibutuhkan.

• Process

Mencakup kegiatan procurement dari awal hingga selesai, mulai dari perencanaan, pencarian & pemilihan vendor, deal kontrak hingga pemeriksaan saat barang sudah diterima.

Proses harus direncanakan dengan baik agar procurement dapat dilaksanakan secara efisien sehingga keperluan perusahaan dapat dipenuhi dengan maksimal dan optimal.

• Paperworks/records

Berkaitan dengan dokumentasi yang akan digunakan untuk laporan divisi serta sebagai bahan evaluasi dalam meningkatkan kualitas kerja. Penting bagi perusahaan untuk memastikan seluruh dokumen disimpan dengan baik dan aman serta dapat diakses dengan mudah.

Tugas & Peran Procurement

Procurement bukanlah kegiatan yang mudah karenanya banyaknya proses dan tugas yang harus  dijalankan.

Secara umum, bidang procurement bertugas memastikan perusahaan memperoleh barang atau jasa yang diperlukan dengan efisien, efektif juga dengan harga yang kompetitif.

Sebagai seorang yang bertanggung jawab dalam bidang procurement, setidaknya terdapat 8 tugas yang harus diketahui dengan baik:

Identifikasi kebutuhan

Sebagai tugas awal, pihak procurement wajib melakukan identifikasi terhadap kebutuhan barang, jasa atau sumber daya lainnya yang diperlukan perusahaan, beserta jumlah atau besaran yang dibutuhkan.

Tim procurement harus bekerja sama dengan departemen lain untuk memahami kebutuhan mereka secara spesifik sehingga dapat menyusun daftar lengkap kebutuhan barang atau jasa.

Membuat standar kebutuhan

Tim procurement perlu menyusun standar yang jelas pada kualitas barang/jasa yang dibutuhkan sehingga proses penyaringan dan pemeriksaan dapat dilakukan dengan lebih akurat, cermat dan terukur.

Membentuk purchase requisition

Setelah mengetahui kebutuhan apa saja yang diperlukan oleh setiap departemen, tim procurement akan menyaring dan menganalisa penyesuaian permintaan, mana yang harus menjadi prioritas dan mana yang bisa ditunda dulu.

Permintaan pembelian ini harus disetujui terlebih dahulu oleh manajer departemen terkait, staf pembelian juga dari tim finance.

Mencari, memilih dan mengevaluasi vendor supplier

Untuk mendapatkan pemasok yang tepat, harus dilakukan tender dalam mendapatkan beberapa calon vendor sehingga perusahaan memiliki opsi terbaik dari pelaku bisnis yang tersedia melalui proses penilaian atau assessment.

Tim procurement bertanggung jawab mencari dan mengevaluasi vendor yang potensial dan mampu memenuhi daftar kebutuhan perusahaan, termasuk dari segi harga, standar kualitas, layanan dan reputasi mereka.

Menjalin perjanjian bisnis dan negosiasi harga

Tim procurement perlu melakukan analisa terhadap penawaran yang vendor dan supplier berikan & melakukan negosiasi tawar menawar untuk mencapai kesepakatan kerja yang menguntungkan keduanya.

Biaya memainkan peran penting dalam memilih vendor sehingga procurement harus mampu mencari cara mengurangi biaya pengeluaran dan meningkatkan efisiensi dalam kegiatan pengadaan.

Setelah adanya kesepakatan kerjasama, selanjutnya adalah pembuatan kontrak yang jelas dan harus disepakati kedua belah pihak, mencakup penentuan harga, jadwal pengiriman, jaminan kualitas & ketentuan lain yang relevan dalam kontrak pembelian.

Membuat purchase order (PO)

Tim procurement selanjutkan akan membuat pesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih dengan memberikan detail barang atau jasa yang harus dipenuhi, jumlah dan persyaratan lainnya dengan detail.

Menerima dan memeriksa barang yang diterima apakah sesuai dengan pesanan

Tim procurement bertanggung jawab memastikan barang/jasa yang dikirimkan oleh supplier sesuai dengan spesifikasi pesanan &  kualitas yang diharapkan, serta jumlahnya yang tepat dalam memenuhi permintaan perusahaan.

Menjaga relasi dengan vendor

Tidak hanya itu, tim procurement juga berperan membangun dan menjaga hubungan yang baik dengan vendor, memonitor kinerja, melakukan evaluasi dan memberikan feedback dalam meningkatkan kualitas layanan & mengoptimalkan kinerja pemasok.

Menyetujui invoice untuk dilakukan pembayaran

Setiap transaksi yang dilakukan harus dibayarkan dengan nilai yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan kuantitas & kualitas. Hal ini merupakan tanggung jawab dari tim procurement untuk memastikan semuanya sudah tepat.

Upayakan pembayaran dilakukan tepat waktu dan mencegah kemoloran untuk menjaga hubungan yang baik dengan vendor.

Melakukan pencatatan atas seluruh kegiatan yang dijalankan

Tim procurement harus mencatat seluruh aktivitas & proses procurement yang sudah dijalankan sebagai bukti laporan pertanggungjawaban atas apa dikerjakan.

Termasuk menjalankan tugas controlling dalam memastikan kualitas dan kuantitas barang atau jasa yang diterima sama dengan kesepakatan.

Tujuan dilakukan pencatatan untuk membantu perusahaan mengajukan procurement lagi di lain waktu, juga sebagai bukti saat lakukan proses auditing.

Tugas dan peran procurement sangat penting untuk mencapai tujuan bisnis dalam hal pengadaan barang dan jasa yang berkualitas, sesuai kebutuhan, tepat waktu dan dengan harga yang optimal.

Pekerjaan procurement akan memberikan kontribusi yang besar terhadap keberhasilan dan keunggulan kompetitif perusahaan untuk bersaing.

Perbedaan Procurement & Purchasing

Procurement (pengadaan) dan purchasing (pembelian) merupakan dua konsep yang berbeda namun saling terkait dalam proses akuisisi barang dan jasa di sebuah perusahaan.

Meskipun keduanya berkaitan erat namun terdapat perbedaan utama antara keduanya. Pada bagian ini akan membahas lebih detail perbedaan keduanya, yaitu sebagai berikut:

Meskipun terdapat perbedaan antara procurement & purchasing, keduanya bidang ini bekerja bersama dalam memastikan perusahaan memperoleh barang dan jasa tepat waktu, efektif, efisien serta sesuai kebutuhan dan tujuan bisnis.

Ingin tahu ada berapa jenis proses procurement yang umum dimiliki perusahaan serta apa yang dapat dilakukan pelaku bisnis dalam mengefisiensikan proses procurementnya? Simak selengkapnya disini.