Setiap pekerja tentu memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam perusahaan. Tugas dan tanggung jawab inilah yang disebut dengan job description (jobdesk, job desc, job desk).
Job description berperan sebagai peta jalan yang jelas bagi karyawan mengenai apa saja tanggung jawab, kualifikasi dan harapan terkait suatu posisi dalam perusahaan. Dengan adanya job description juga akan menjadi langkah yang baik dan penting dalam pengembangan perusahaan.
Dengan adanya deskripsi ini, baik karyawan maupun calon karyawan, akan memperoleh gambaran yang lebih jelas terkait ruang lingkup tugas, tanggung jawab dan wewenang pekerjaannya. Bagi calon karyawan, hal ini juga akan menjadi bahan pertimbangan saat mencari kerja berdasarkan deskripsi pekerjaannya.
Oleh karena itu, job description menjadi hal yang sangat penting dan fundamental bagi perusahaan dan karyawan. Pada artikel ini akan dijelaskan dengan lebih rinci apa itu job description, apa saja manfaat dan cara tepat menyusun job description yang efektif.
Simak selengkapnya, semoga bermanfaat!
Pengertian Job Description
Job description, atau yang sering disingkat dengan job desc, adalah sebuah petunjuk dan gambaran yang jelas mengenai sebuah pekerjaan, dimana job desc juga akan menjelaskan tugas, peran dan wewenang karyawan dalam melaksanakan kewajibannya sesuai posisinya.
Sebagai contoh seorang digital marketing memiliki job desc melakukan pemasaran produk dan layanan yang ada dalam perusahaan melalui berbagai platform media dan saluran internet, seperti media sosial, aplikasi, email, website dan sebagainya.
Oleh karena itu, job description harus berisikan hal yang memang harus dan menjadi fokus utama karyawan dalam menjalankan tugas sesuai dengan posisinya, serta tidak melenceng dari pedoman awal.
Dengan begitu, karyawan pun akan berpegang pada job desc mereka masing-masing ketika bekerja. Mereka akan mendapatkan kejelasan atas apa yang harus dilakukan dalam bekerja dan mencapai target yang diberikan.
Fungsi Job Description
Setiap posisi memiliki perannya masing-masing dalam mencapai tujuan perusahaan. Disinilah peran job description dalam membantu perusahaan menguraikan jabatan atau pekerjaan secara sistematis berdasarkan fakta yang ada.
Beberapa fungsi job description bagi perusahaan sebagai berikut:
- Memaksimalkan peran dan tanggung jawab pelaksanaan pekerjaan
- Mengoptimalkan pekerjaan setiap karyawan
- Dasar pembuatan kebijakan, prosedur dan standar perusahaan
- Lebih fokus dengan hal apa saja yang perlu dilakukan
- Mendorong perekrutan karyawan baru yang tepat
- Mengetahui dasar kebutuhan pelatihan dan analisis kompetensi dalam menentukan langkah selanjutnya
- Membuat rencana pengembangan perusahaan
- Melakukan evaluasi atas tanggung jawab sesuai job desc serta realisasinya dalam pekerjaan
Manfaat Job Description
Tidak hanya berisikan daftar tugas, job description juga dapat menjadi alat yang kuat dalam memandu serta mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
Adapun manfaat dari adanya job description adalah sebagai berikut:
- Informasi deskripsi pekerjaan yang jelas
Adanya job description akan memberikan panduan yang jelas kepada seluruh karyawan mengenai apa saja hal yang harus dikerjakan dan apa yang perusahaan harapkan dari mereka. Hal ini mencakup tugas harian, tanggung jawab utama, hingga tujuan jangka panjang dari posisi mereka saat ini. Dengan demikian, karyawan diharapkan dapat fokus pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
- Efektivitas proses rekrutmen
Kesuksesan proses rekrutmen juga didukung dengan adanya job description yang tepat dan jelas, sehingga perusahaan dapat menarik kandidat sesuai kebutuhan. Selain itu, deskripsi pekerjaan berfungsi sebagai panduan bagi perekrut dalam mengidentifikasi calon yang tepat dengan keterampilan dan kualifikasi yang diperlukan. Hal ini dapat meminimalkan resiko ketidakcocokan perekrutan, menghemat waktu, tenaga dan sumber daya.
- Meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan
Adanya job description memberikan pemahaman yang jelas dan rinci mengenai harapan perusahaan terhadap mereka. Dengan demikian karyawan akan lebih termotivasi dalam berkontribusi pada kesuksesan perusahaan. Karyawan akan bekerja lebih efisien & efektif jika memiliki tujuan yang jelas.
- Mendukung pengelolaan dan pengembangan kinerja
Job description menjadi salah satu indikator dalam proses pengelolaan kinerja karyawan. Atasan dapat melakukan penilaian secara objektif dan terukur, dasar perencanaan pengembangan keterampilan dan karir, serta mendorong karyawan untuk mencapai potensi maksimal mereka.
- Menghindari ambiguitas
Jika job description tidak mencakup informasi yang jelas, maka dapat mengganggu produktivitas karena mungkin akan menyebabkan kesalahpahaman atas peran dan tanggung jawab mereka. Deskripsi kerja yang jelas juga dapat berfungsi mengoptimalkan alur kerja serta mencegah tanggung jawab yang tumpang tindih.
- Kepatuhan hukum
Dalam hukum ketenagakerjaan, adanya job description yang akurat sangatlah penting sebagai bentuk kepatuhan perusahaan terhadap undang-undang dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku. Selain itu, juga dapat menjadi dokumentasi harapan dan persyaratan yang disepakati di awal hubungan kerja.
- Keterlibatan dan kepuasan karyawan
Karyawan yang memahami dengan jelas tugas dan tanggung jawabnya akan cenderung lebih terlibat dan puas dengan pekerjaannya. Hal ini juga akan mendorong terbentuknya lingkungan kerja yang positif dengan mendorong transparansi serta mengurangi ketidakpahaman sehingga berujung meningkatkan moral dan produktivitas karyawan.
Bagaimana cara menyusun Job Description yang baik?
Umumnya pekerjaan seorang karyawan akan berjalan sesuai dengan deskripsi pekerjaannya. Dalam penyusunannya perlu mempertimbangkan beberapa hal, diantaranya:
- Akuntabilitas
- Tugas & tanggung jawab
- Identifikasi
- Ringkasan
- Spesifikasi, untuk mengetahui dan menilai kualitas pekerjaan
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menyusun job description yang tepat:
- Menentukan tujuan posisi
Pertama-tama, lakukan identifikasi tujuan utama dari posisi yang akan dituju. Apakah kontribusi yang diharapkan dari pemegang posisi ini terhadap tujuan dan visi perusahaan?
- Deskripsikan tugas dan tanggung jawab utama
Setelah mengetahui tujuan, tetapkan detail tugas harian dan tanggung jawab utama yang wajib dipenuhi oleh posisi tersebut. Pastikan jika deskripsi yang ada sudah mencakup semua aspek yang penting.
- Menetapkan kriteria kinerja yang jelas
Definisikan kriteria kinerja apa saja yang harus dicapai oleh karyawan, yang harus dapat diukur dan dipantau secara objektif. Hal ini akan membantu perusahaan dalam menilai kinerja dan mendorong pengembangan karyawan.
- Menyertakan keterampilan dan kualifikasai
Tidak hanya kriteria kinerja, perusahaan juga perlu menentukan keterampilan, pengalaman dan kualifikasi apa saja yang dibutuhkan dalam memenuhi tugas serta tanggung jawab posisi tersebut.
- Lakukan peninjauan dan pembaharuan secara berkala
Job description bukanlah dokumen statis sehingga dapat diperbaharui sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan meninjau apakah deskripsi tersebut masih relevan atau tidak.
Dengan adanya job description yang tepat akan memberikan peluang bagi perusahaan untuk dapat terus bertumbuh dan berkembang secara berkelanjutan. Pembuatan deskripsi pekerjaan yang cermat adalah bentuk investasi yang berharga.
Tidak hanya mengurangi kebingungan antara karyawan dan manajemen, namun menjadi landasan pengelolaan SDM yang efektif dan efisien, mencapai keseimbangan yang optimal antara harapan yang diatur dan kinerja yang dihasilkan.
Pro-Int HRIS untuk rancang Job Description Lebih Efektif
Deskripsi kerja berisikan rincian tanggung jawab dan pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pihak yang terlibat dan bekerja pada sebuah perusahaan. Hal ini juga akan memudahkan proses kerja di suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya serta memantau kualitas dari setiap deskripsi pekerjaan yang ada.
Apakah Anda mengalami kesulitan mengelola SDM di perusahaan? Tidak perlu khawatir. Dengan hadirnya aplikasi HRIS dari Pro-Int Dinamika menjadi solusi efektif digitalisasi end-to-end proses HR sehingga operasional menjadi lebih efisien, anti ribet dan praktis.
Konsultasikan kebutuhan sistem HRIS yang tepat dan terbaik bagi perusahaan Anda bersama tim profesional kami sekarang! Segera jadwalkan demo gratis dan dapatkan juga berbagai penawaran menarik lainnya.
