Pelaku bisnis tentu tidak lagi asing dengan beberapa istilah akuntansi, seperti nota, faktur, kuitansi dan berbagai istilah lainnya. Istilah tersebut merupakan bukti transaksi perusahaan yang sangat penting. Namun bagaimana dengan istilah purchase order atau invoice?

Baik purchase order maupun invoice adalah dokumen yang berkaitan erat dengan setiap departemen keuangan, berhubungan dengan transaksi bisnis dan merupakan kontrak yang mengikat secara hukum.

Meskipun keduanya sama-sama mencatat transaksi dan berperan sama pentingnya, namun terdapat perbedaan yang mendasar antara keduanya.

Pada artikel berikut ini akan dibahas dengan lebih rinci perihal apa itu purchase order dan invoice, persamaan, perbedaan dan peran pentingnya bagi bisnis perusahaan.

Semoga bermanfaat.

Pengertian Purchase Order

Purchase order adalah sebuah konfirmasi resmi atas suatu pesanan yang umumnya dikirim dari pembeli ke vendor yang mengesahkan pembelian.

Umumnya dokumen ini mencakup rincian pesanan, spesifikasi produk yang dibutuhkan, kuantitas produk, informasi pengiriman, harga dan ketentuan pembayaran.

Secara sederhana, purchase order merupakan kontrak yang dibuat oleh pembeli ketika akan membeli barang/jasa dari supplier/vendor.

Pengertian Invoice

Invoice adalah dokumen permintaan pembayaran atas pembelian yang umumnya dikirim dari vendor ke pembeli. Umumnya invoice dikirimkan dengan maksud melakukan penagihan pembayaran atas barang yang dibeli dan berdasarkan persetujuan pesanan pembelian (purchase order).

Dokumen ini mencakup nomor faktur, harga per unit, jumlah barang/jasa yang dibeli, informasi kontak vendor, penyesuaian pembayaran (kredit atau diskon), jadwal pembayaran dan jumlah total yang harus dibayarkan ke vendor.

Invoice sering disebut sebagai tagihan atau bill yang menunjukkan semua informasi mengenai suatu transaksi serta menunjukkan adanya utang pembeli kepada penjual. Dari sudut pandang penjual, dokumen ini disebut sales invoice, sedangkan dari sudut pandang pembeli disebut purchase invoice.

Manfaat Purchase Order & Invoice

Baik purchase order maupun invoice memiliki manfaat yang berbeda. Purchase order bermanfaat dalam:

1. Bukti pemesanan barang/jasa dari pembeli
2. Bukti kesepakatan harga untuk menghindari kesalahan dan perbedaan harga yang tertera
3. Bentuk komitmen penjual sebagai penerima pesanan dari konsumen
4. Membantu proses penganggaran perusahaan
5. Mengamankan pesanan dari kemungkinan kekosongan stok yang mendadak
6. Dokumen yang mengikat sehingga pembeli tidak perlu khawatir terhadap penipuan atau keterlambatan pengiriman barang
7. Membantu penjual memproses pesanan yang masuk & menyederhanakan proses inventaris serta pengiriman
8. Komponen yang ada umumnya berupa:
   1. Nama produk/jasa yang dipesan
   2. Kuantitas pesanan
   3. Harga setiap unit pesanan
   4. Total keseluruhan harga pesanan
   5. PPN yang ditanggung konsumen
   6. Nomor pemesanan
   7. Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran yang perlu dibayarkan
   8. Kolom otorisasi

Sedangkan invoice bermanfaat sebagai:

1. Bukti visibilitas atas seluruh pengeluaran keuangan
2. Dokumen penagihan pembayaran atas produk/jasa yang sudah dibeli (tertulis nilai tagihan pembayaran yang harus dilunasi)
3. Bukti tanda pembelian barang/jasa sesuai dengan PO yang sudah diterbitkan pembeli (detail barang/jasa serta harga)
4. Penanda seberapa banyak barang yang terjual sehingga memudahkan pelaku bisnis untuk tahu kapan harus memperbarui stok di gudang
5. Dokumen yang sah dalam hukum untuk dicatat dalam pembukuan akuntansi dari pemasok
6. Membantu perusahaan melacak pembayaran secara formal
7. Komponen yang ada umumnya berupa:
   1. Nama perusahaan/identitas penjual
   2. Nama perusahaan/identitas pembeli
   3. Nomor transaksi
   4. Tanggal invoice dicetak
   5. Detail transaksi
   6. Nominal yang perlu dibayarkan
   7. Nama dan tanda tangan penerima uang serta pembeli

Persamaan Purchase Order & Invoice

Baik purchase order maupun invoice merupakan dokumen yang penting karena membantu baik dari pihak pembeli maupun penjual untuk melacak pembayaran serta jumlah hutang yang dimiliki.

Kedua dokumen ini memiliki beberapa kesamaan, diantaranya:

• Purchase order dan invoice adalah dokumen yang terikat hukum karena adanya perjanjian atas transaksi jual beli barang/jasa yang telah disepakati antara penjual dan pembeli
• Kedua dokumen ini menjadi bukti atas adanya transaksi jual beli atas produk/jasa antara pihak penjual dan pembeli
• Informasi yang tertera dalam dokumen mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nama pemesan, tanggal pemesanan, daftar pesanan, harga dan nomor dokumen

Perbedaan Purchase Order & Invoice

Terdapat beberapa perbedaan mendasar antara purchase order dan invoice yang tercantum sebagai berikut:

Purchase order

• Dibuat oleh pihak pembeli kepada pihak penjual
• Sebagai bukti pemesanan suatu produk/jasa yang dibuat oleh pembeli
• Dokumen yang berisi informasi pemesanan, seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga serta instruksi pengiriman yang dikeluarkan oleh pihak pembeli kepada supplier/vendor sebagai permintaan atas pembelian barang/jasa tertentu
• Seringkali digunakan sebagai kontrak antara pembeli dan supplier/vendor yang mencakup persyaratan dan syarat-syarat pembelian
• Diterbitkan sebelum barang/jasa dikirimkan sebagai arahan kepada supplier mengenai apa yang harus dikirim untuk menghindari kebingungan atau kesalahan pengiriman

Invoice

• Dibuat oleh pihak penjual yang diberikan langsung kepada pihak pembeli
• Sebagai bukti pembelian suatu produk/jasa yang dibuat oleh penjual
• Dokumen bukti pembelian barang/jasa yang diterbitkan supplier/vendor kepada pembeli yang mencakup harga per unit, deskripsi, jumlah barang/jasa yang dibeli hingga tanggal pembelian
• Berisikan jumlah yang harus dibayar pembeli kepada supplier/vendor dan akan dimunculkan secara bersamaan atau ketika pembeli telah menerima barang/jasa
• Berfungsi untuk tujuan akuntansi dan pencatatan pembelian dalam buku besar perusahaan, serta membantu dalam informasi pengeluaran, kelola utang kepada supplier/vendor dan membuat laporan keuangan dengan teliti

Pro-Int ERP Solusi Efektif Kelola Proses Bisnis

Baik invoice maupun purchase order bersifat sama pentingnya dan memiliki fungsi mereka masing-masing. Purchase order dibuat agar vendor/supplier mengetahui dengan jelas pesanan yang akan dilakukan pembeli serta menghindari kesalahan dalam memberikan barang/jasa.

Sedangkan invoice berperan sebagai bukti tertulis yang sah dalam hukum perihal nilai tagihan pembayaran yang wajib dilunasi oleh pembeli.

Sebagai penyedia sistem ERP yang sudah berpengalaman lebih dari 25 tahun, Pro-Int ERP terbukti memberikan kemudahan bisnis bagi banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan industri.

Penggunaan aplikasi ERP dapat memastikan seluruh aktivitas bisnis terpantau secara menyeluruh dan real time hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi. Dengan demikian akan meningkatkan produktivitas dan tujuan bisnis tercapai.

Kembangkan bisnis tanpa batas bersama Pro-Int ERP agar terhindar dari kesulitan pengelolaan purchase order dan invoice serta dalam meningkatkan hubungan yang baik dengan vendor.

Fitur yang tersedia lengkap sehingga pembuatan purchase order dan invoice elektronik menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan demikian setiap proses bisnis dapat berjalan lebih transparan dan akurat.

Tunggu apa lagi? Hubungi tim profesional kami dan dapatkan penawaran menariknya sekarang!