Gaji adalah sebuah kewajiban yang harus dibayarkan perusahaan pada karyawan setiap bulannya, dimana proses pembayarannya harus didasarkan pada penghitungan gaji yang telah ditetapkan. Salah satunya berdasarkan penentuan tanggal cut off gaji.

Dalam sistem penggajian, istilah cut off bukan lagi hal asing. HR ataupun bagian finance akan menghitung gaji berdasarkan tanggal cut off yang sudah perusahaan tetapkan.

Cut off menjadi dasar perhitungan gaji dalam suatu periode, yang batasan tanggalnya bisa berbeda-beda di setiap perusahaan tergantung kebijakan dan tanggal penggajian masing-masing.

Pada artikel berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai proses cut off gaji secara lengkap, mulai dari pengertian hingga bagaimana prosesnya dalam memudahkan kelola gaji.

Apa itu Cut Off?

Cut off gaji adalah batasan atau rentang waktu yang dijadikan sebagai dasar perhitungan gaji dalam satu periode tertentu, dimana setiap perusahaan memiliki batas waktu yang tentunya berbeda-beda.

Proses cut off akan menetapkan batas waktu dalam merekam aktivitas kerja karyawan, mulai dari semua jam kerja, kehadiran dan apapun tugas yang dilakukan selama periode cut off. Seluruhnya akan tercatat dan dihitung untuk menentukan jumlah gaji yang akan diterima karyawan.

Sehingga kehadiran dan kedisiplinan karyawan menjadi indikator penting agar karyawan mendapatkan gaji penuh sebagaimana mestinya.

Tanggal cut off umumnya ditentukan pada awal sampai akhir bulan, seperti dimulai setiap tanggal 1 dan ditutup pada tanggal 30 pada bulan yang berjalan.

Namun tidak jarang juga, beberapa perusahaan menentukan tanggal cut off di pertengahan bulan, seperti tanggal 15 sampai 25, atau pada tanggal lainnya.

Peran Cut Off

Adanya cut off juga mendorong proses administratif perusahaan karena dengan adanya batas waktu yang jelas, maka perusahaan dapat lebih efisien dalam mengelola seluruh informasi (kehadiran, izin, kinerja, dll) untuk memastikan akurasi perhitungan gaji.

Cut off juga berperan dalam menjaga konsistensi waktu pembayaran gaji dan memastikan setiap karyawan menerima gaji pada waktu yang tetap serta konsisten. Dengan begitu akan menjaga kepercayaan dan kepuasan karyawan terhadap perusahaan.

Manfaat Cut Off

Proses cut off sangat penting dilakukan karena akan membantu perusahaan untuk memeriksa transaksi yang telah dilakukan perusahaan, apakah sudah sesuai dengan tanggal atau belum.

Tidak hanya itu, adanya cut off juga memberikan beberapa manfaat lainnya, antara lain:

1. Mengetahui kondisi keuangan perusahaan terkini yang sebenarnya
2. Mendapatkan gambaran kinerja perusahaan dengan meninjau data pendapatan dan pengeluaran keuangan
3. Mengetahui saldo akhir yang perusahaan miliki serta membentuk saldo awal untuk periode berikutnya
4. Melakukan analisa rasio keuangan perusahaan
5. Sebagai acuan pembagian laba bagi pemegang saham di akhir tahun

Skema Cut Off

Skema cut off dalam proses penggajian mencakup beberapa tahapan yang runtut namun dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut skema yang umumnya dijalankan perusahaan:

Penetapan periode cut off

Pertama, perusahaan perlu menetapkan frekuensi periode cut off terlebih dahulu, apakah mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Penetapan tanggal awal dan akhir periode cut off akan menjadi dasar perhitungan gaji karyawan.

Rekapitulasi absensi & aktivitas kerja

HR akan mencatat seluruh data yang dibutuhkan dalam proses cut off, mulai dari data kehadiran, jam kerja, tunjangan, elemen penghasilan lainnya hingga aktivitas lainnya selama periode cut off. Penggunaan aplikasi HR tentunya akan memudahkan proses rekapitulasi ini.

Pengumpulan data karyawan

Selain rekapitulasi data absensi dan aktivitas kerja, berbagai data yang dapat mempengaruhi proses payroll juga perlu dikumpulkan, seperti perubahan status pekerjaan, izin, atau perubahan lainnya.

Proses verifikasi data

Seluruh yang yang sudah direkapitulasi dan dikumpulkan akan melalui proses verifikasi terlebih dahulu keakuratannya untuk menghindari adanya kesalahan. Verifikasi data baiknya membutuhkan kolaborasi antar departemen HR, atasan serta departemen lain yang terkait.

Proses verifikasi data juga akan dilakukan setelah proses perhitungan gaji untuk menguji keakuratan dan ketepatan perhitungannya.

Perhitungan Gaji

Data yang sudah terverifikasi akan dilanjutkan dengan proses perhitungan gaji karyawan sesuai dengan kebijakan di perusahaan, begitu juga dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Hitung total penghasilan melibatkan hitung gaji pokok, tunjangan dan elemen penghasilan lainnya. Perhitungan gaji juga termasuk menghitung potongan yang ada, seperti BPJS & PPh-21, pinjaman serta jika ada deduksi lainnya.

Pembuatan slip gaji

Setelah perhitungan selesai, slip gaji dibuat untuk masing-masing karyawan dengan mencantumkan detail penghasilan, potongan serta total gaji bersih yang diterima selama periode cut off.

Pembayaran Gaji

Gaji yang akan dibayarkan sejumlah dengan yang sudah dihitung dan akan diproses sesuai jadwal pembayaran yang sudah ditetapkan perusahaan. Metode pembayaran gaji dapat berupa transfer bank, cek atau lainnya.

Proses pelaporan

Setelah dilakukan pembayaran, selanjutnya wajib melaporkannya kepada pihak terkait, termasuk pemberi kerja dan otoritas pajak. Proses rekonsiliasi digunakan untuk memastikan jika seluruh transaksi yang berkaitan dengan gaji sesuai catatan perusahaan.

Audit internal

Beberapa perusahaan akan melakukan audit internal dengan tujuan memeriksa kepatuhan perusahaan terhadap prosedur penggajian dan menemukan potensi perbaikan.

Evaluasi proses

Evaluasi dilakukan untuk mengidentifikasi perbaikan yang perlu dilakukan dan penyesuaian kebijakan jika diperlukan dari proses yang sudah berjalan.

Siklus berikutnya

Setelah proses gaji pada masa cut off selesai, proses ini akan kembali diulang pada periode cut off berikutnya. Perusahaan perlu memastikan jika setiap periode cut off dihitung dengan akurat dan tepat waktu.

Urus Cut Off Lebih Akurat dengan Aplikasi HRIS

Mengurus payroll memang tidak mudah, apalagi jika masih dilakukan dengan cara manual. Terutama perhitungan gaji sesuai tanggal cut off perlu dilakukan dengan cermat agar hasilnya lebih akurat dan menghindari kemungkinan salah hitung.

Dengan begitu akan lebih baik jika didigitalisasi dengan Aplikasi HRIS dari Pro-Int Dinamika. Proses gaji karyawan sekarang jadi lebih sederhana karena tidak ada lagi proses manual namun hasil yang diperoleh tetap cepat, tepat dan akurat.

Tidak hanya hitung gaji, aplikasi HRIS juga mampu akomodasi perhitungan pindah cabang dan perusahaan dalam 1 fiscal year, perhitungan pph-21 bukan pegawai & tenaga ahli, melampirkan laporan serta csv pajak bulanan-tahunan, hingga distribusi bukti poton 1721-A1.

Tertarik #PakaiProInt HRIS untuk memudahkan proses payroll perusahaan? Hubungi tim profesional kami dan dapatkan penawaran menarik sekarang!