Onboarding adalah kegiatan yang dirancang perusahaan dengan tujuan mengenalkan dan membimbing karyawan baru mengenai posisi, pekerjaan, dan tentu saja lingkungan kerja barunya.
Proses onboarding yang dilaksanakan secara efektif akan memberikan dampak positif baik bagi karyawan maupun perusahaan. Karyawan akan merasa nyaman sehingga membantu membentuk hubungan kerja yang baik antar karyawan dan perusahaan.
Bagaimana strategi onboarding karyawan agar dapat berjalan dengan efektif dalam perusahaan? Simak selengkapnya pada artikel berikut ini.
Selamat membaca.
7 Tips Proses Onboarding Efektif
Onboarding dapat dimulai dari saat Offering
HR dapat mempersiapkan seluruh kebutuhan proses onboarding secara lengkap dan jelas bahkan sebelum karyawan masuk di hari pertama dalam memastikan prosesnya berjalan lancar.
Mulai dari booklet atau bahan presentasi terkait pengenalan perusahaan, prosedur & kebijakan, persiapan device yang akan karyawan gunakan, ID card, unggahan welcoming melalui email internal, dan sebagainya.
Persiapan yang tepat menjadi tahap pertama yang signifikan dalam memastikan karyawan mendapatkan pengalaman yang baik sejak awal.
Pastikan proses berjalan dengan baik
Onboarding bertujuan agar karyawan dapat bekerja secara efektif dalam menjalani peran barunya. Lakukan secara bertahap dan jangan memaksa karyawan untuk menelan semua informasi tentang perusahaan dan tanggung jawabnya dalam satu waktu.
Hindari kemungkinan karyawan merasa overwhelmed karena meninggalkan pengalaman onboarding yang tidak baik. Jika tidak, jangan harapa karyawan akan bertahan lebih dari 3 bulan.
Kegiatan onboarding yang interaktif
Ciptakan alur komunikasi yang interaktif antara karyawan baru dan lama di perusahaan selama proses onboarding berlangsung. Karyawan baru juga diberikan wadah untuk bertanya terkait perusahaan kepada karyawan lama melalui berbagai kegiatan, contohnya workshop.
Semakin banyak diskusi yang dilakukan maka semakin cepat pula pembelajaran yang dapat diserap. Selain itu, hal ini juga dapat mengeratikan ikatan antar karyawan terutama dalam tim.
Menjelaskan secara singkat mengenai perusahaan
Hal penting yang wajib dilakukan saat kegiatan onboarding adala memberikan informasi serta penjelasan singkat mengenai perusahaan, prosuder absen, cuti, resign dan berbagai prosedur lainnya. Karyawan pun akan merasa diikurtsertakan dalam lingkungan pekerjaan dan dapat meningkatkan rasa loyalitas.
Melaksanakan company tour
HR akan mengajak karyawan baru berkeliling dan memperkenalkan divisi yang ada. Dengan begitu mereka mampu mengenali perusahaan dan divisi apa saja yang kemungkinan akan bekerja sama serta terlibat langsung dengan pekerjaannya. Karyawan baru pun dapat mempelajari kebiasaan dan pola interaksi dalam perusahaan.
Koordinasi Kerja HR & Manager
Kegiatan onboarding memang tugas utama HR, namun memastikan manager juga ikut terlibat di dalamnya akan memberikan dampak yang lebih besar. Manager akan lebih mengenali job desc pekerjaan dan berperan sebagai moral boost sehingga karyawan baru merasa diperhatikan.
Lakukan review proses
HR dapat meminta feedback kepada karyawan mengenai kegiatan onboarding yang dijalankan perusahaan sebagai bahan evaluasi sehingga perusahaan dapat dinilai sebagai perusahaan yang transparan dan mau mendengarkan karyawannnya.
Berapa durasi kegiatan onboarding?
Setiap perusahaan memiliki cara yang berbeda-beda dalam menjalankan kegiatan onboarding. Namun sebaiknya proses onboarding dapat dilakukan secepatnya agar mempercepat tumbuhnya perasaan engaged dan lebih cepat pula memberikan kontribusinya.
Idealnya proses onboarding tidak selesai dalam 1-2 hari namun merupakan kegiatan yang perlu dilakukan secara berkesinambungan. Durasinya bervariasi tergantung perusahaan dan peran karyawan. Namun pada umumnya berkisar antara 3-6 bulan.
Tahapan proses onboarding biasanya meliputi 4 fase, antara lain:
- Sebelum karyawan masuk
Perusahaan akan mempersiapkan seluruh keperluan untuk kegiatan onboarding sehingga perusahaan dapat memberikan gambaran serta panduan yang jelas tentang kebijakan, prosedur & ekspektasi perusahaan terhadap karyawan. Persiapan yang dimaksud juga berupa laptop, ID card hingga akses email dan aplikasi yang akan digunakan.
- Hari Pertama
Karyawan akan dikenalkan dengan lingkungan kerja mereka dengan mengajaknya berkeliling dan diperkenalkan dengan anggota tim serta atasannya langsung. Mereka juga akan diberikan informasi terkait budaya, nilai dan tujuan perusahaan serta akses ke sistem serta perangkat yang dibutuhkan.
- Minggu Pertama
Karyawan mulai mendapatkan pemahaman yang lebih rinci mengenai perusahaan (prosedur operasional, alur kerja serta sistem yang digunakan) dan tanggung jawab atas pekerjaan mereka. Tidak hanya itu, karyawan juga akan diberikan pelatihan sesuai peran dalam memastikan mereka memliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan.
Karyawan akan memiliki mentor yang bertugas membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan dan peran baru dalam perusahaan. Mentor ini akan membimbing, berbagi pengalaman, menjelaskan panduan dan menjadi penghubung antara karyawan baru dengan tim.
- Minggu Kedua – 90 Hari
Proses onboarding akan berlanjut hingga hari ke-90. Selama hari-hari tersebut, karyawan akan terus mendapatkan bimbingan serta dukungan dari tim dan perusahaan. Mereka akan lebih sering berkolaborasi & berpartisipasi dalam tim dan juga berkontribusi dalam proyek.
Proses onboarding tidak hanya berfokus pada aspek administratif tetapi kepada pertumbuhan dan pengembangan potensi karyawan yang dapat terus didukung melalui program pelatihan dan pembentukan budaya yang inklusif & produktif.
Aplikasi HR untuk Optimalkan Proses Onboarding
Pentingnya proses onboarding mendorong perusahaan untuk dapat mempersiapkannya dengan sebaik mungkin. Mulai dari kelengkapan data karyawan, NIK, keperluan ID card, device hingga materi yang akan disampaikan melalui proses onboarding.
Dengan aplikasi HRIS Pro-int berbasis web dan mobile akan memberikan kemudahan bagi HR karena fleksibilitas yang sediakan untuk memenuhi proses onboarding yang berbeda-beda antar perusahaan.
Pengelolaan data terpusat melalui aplikasi menyebabkan data karyawan baru dapat langsung ditransfer ke dalam database karaywan melalui candidate data center sehingga tidak perlu lagi melakukan double input data.
Data administrasi karyawan seperti cuti, posisi dalam struktur organisasi, absensi hingga shift kerja sudah tersedia secara lengkap sehingga karyawan baru dapat langsung mengaksesnya dengan lebih cepat.
Ingin rasakan kemudahana yang ditawarkan melalui digitalisasi proses HR oleh Aplikasi Pro-Int HRIS? Konsultasikan bersama tim profesional kami sekarang, GRATIS!
