Proses onboarding bukan lagi hal baru bagi HR. Dalam memberikan pengalaman pertama yang berkesan bagi karyawan baru, HR harus melaksanakan kegiatan onboarding dengan benar. Hal ini juga akan berdampak signifikan bagihubungan jangka panjang antara karyawan baru dan perusahaan.

Ketika kandidat dinyatakan lulus proses rekrutmen dan akhirnya bergabung dalam perusahaan, maka selanjutnya mereka akan memasuki tahap onboarding.

Karyawan baru tetap harus melewati proses ini agar dapat beradaptasi dengan cepat dan bekerja secara maksimal.

Apa saja kegiatan yang terdapat dalam  proses onboarding? Mengapa onboarding begitu penting bagi karyawan dan perusahaan?

Simak penjelasannya melalui artikel berikut ini. Dapatkan wawasan yang mendalam untuk memastikan kegiatan onboarding sukses dan mengoptimalkan kesuksesan jangka panjang bagi perusahaan.

Selamat membaca.

Apa itu Onboarding?

Onboarding adalah proses terstruktur yang mencakup kegiatan memperkenalkan, membimbing, melatih dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan dengan cepat.

Karyawan baru akan diberikan bimbingan serta pemahaman mengenai hal baru terkait perusahaan, mulai dari posisi, struktur organisasi, tugas pekerjaan, budaya kerja, nilai, visi & misi perusahaan.

Proses onboarding tidak hanya sebatas mengenalkan perusahaan, SOP, cakupan pekerjaan, rekan setim hingga divisi lain yang nantinya akan sering bersinggungan.

Namun juga memastikan agar karyawan baru dapat memperoleh pemahaman yang baik, mengetahui ekspektasi perusahaan, mampu beradaptasi dengan lingkungan baru & budaya secara menyeluruh serta bekerja secara efektif sesuai job descriptionnya.

Onboarding memiliki proses yang lebih detail dan komprehensif dibandingkan proses orientasi sehigga prosesnya memakan waktu lebih lama sekitar 3-6 bulan, yang juga termasuk dalam masa training kerja karyawan.

Kegiatan onboarding dinyatakan sukses apabila karyawan berkinerja bagus, kualitas kerja tinggi, engagement tim baik dan loyal terhadap perusahaan.

Perbedaan Orientasi & Onboarding

Proses onboarding kerap kali disamakan dengan masa orientasi, padahal keduanya merupakan proses yang berbeda. Kedua hal ini tentu sama pentingnya dalam menciptakan pengalaman kerja yang positif bagi karyawan baru dalam organisasi.

Apa saja perbedaannya?

1. Onboarding adalah bentuk kegiatan yang diberikan perusahaan dalam meningkatkan engagement, memastikan karyawan mampu menyesuaikan diri dengan peran barunya serta melaksanakan tugas sesuai tujuan perusahaan, sedangkan orientasi adalah bagian dari proses onboarding dimana karyawan akan dikenalkan dengan lingkungan perusahaan & membuat mereka merasa diterima dalam perusahaan barunya
2. Proses Onboarding bertujuan membantu karyawan baru dalam memahami lebih mendalam akan peran mereka di perusahaan, sedangkan orientasi bertujuan memberitahu peran, kebijakan atau informasi lain terkait perusahaan
3. Onboarding akan didesain sesuai peran atau posisi karyawan baru, sedangkan orientasi akan relatif sama
4. Kegiatan Onboarding akan dilakukan melalui pelatihan secara one on one, pertemuan dengan supervisor serta pelatihan kelompok, sedangkan orientasi dilakukan melalui meeting untuk memberikan informasi kepada karyawan baru
5. Proses Onboarding adalah kegiatan berkelanjutan yang akan berlangsung sampai 90 hari pertama kerja, sedangkan orientasi hanya dilakukan sekali ketika karyawan masuk pada hari pertama
6. Onboarding melibatkan aspek sosial, budaya dan pengembangan profesional, sedangkan orientasi berfokus pada aspek administratif karyawan
7. Onboarding bertujuan membantu karyawan memahami nilai perusahaan, membangun hubungan kerja dan mendukung pertumbuhan, sedangkan orientasi bertujuan memberikan pemahanan mengenai operasional sehari–hari & prossedur yang perlu diikuti

Secara singkat, orientasi cenderung lebih berfokus pada pemberian informasi praktis mengenai perusahaan. Sedangkan onboarding lebih kepada kegiatan yang mencakup aspek sosial, budaya dan pengembangan profesional karyawan baru.

Baca juga: Pentingkah Employee Retention Bagi Perusahaan?

Tujuan Proses Onboarding

Setiap perusahaan memiliki cara dan sistem yang berbeda dalam menjalankan kegiatan onboarding. Meskipun caranya berbeda, namun pada dasarnya memiliki tujuan yang sama.

Yaitu agar karyawan baru memliki pengetahuan yang mendalam terkait perusahaan, merasa nyaman dalam lingkungan kerja sehingga dapat aktif terlibat dan berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan serta  menjaga engagement dalam menekan angka turnover.

Manfaat Onboarding

Proses onboarding berperan penting dalam mengenalkan serta mempersiapkan karyawan baru dalam perusahaan. Apa saja manfaat menjalankan proses onboarding secara tepat dalam perusahaan?

Meningkatkan kecepatan integrasi karyawan baru dalam tim

Proses onboarding yang efektif akan mempercepat integrasi karaywan baru dalam tim karena mereka akan merasa nyaman karena diihargai dan didukungi dalam lingkungan kerja yang baru.

Hal ini juga akan berdampak dalam menciptakan efektivitas kerjasama, meningkatkan dalam kolaborasi tim, serta mempersingkat durasi proses adaptasi karyawan baru dengan lingkungan kerja dan dinamika perusahaan.

Meningkatkan produktivitas kerja

Karyawan yang telah dilatih dan dibekali pemahaman yang cukup mengenai tugas dan tanggung jawabnya dari awal akan dapat memulai pekerjaannya dengan lebih siap dan percaya diri.

Mereka akan cenderung lebih mengerti dan fokus dalam menjalankan tugasnya jika sudah mengetahui tujuan sertai ekspektasi perusahaan terhadap dirinya.

Hal ini dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan karena dapat beradaptasi lebih cepat dengan perusahaan.

Menekan angka turnover karyawan

Onboarding yang dilakukan dengan optimal terbukti mampu meningkatkan retensi karyawan karena mereka merasa diterima dengan hangat, didukung dan diberikan pemahaman yang cukup mengenai tugas serta tanggung jawabnya.

Dengan mendapatkan pemahaman yang menyeluruh mengenai budaya dan nilai perusahaan, 

karyawan akan cenderung loyal dan lebih terikat dengan perusahaan sehingga mereka mungkin akan memilih untuk tetap tinggal dalam jangka panjang.

Meningkatkan kepuasan dan keterlibatan kerja

Onboarding bukan hanya proses tentang memperkenalkan karyawan bary kepada perusahaan, namun juga memperkenalkan perusahaan terhadap karyawan baru.

Karyawan akan diberikan gambaran mengenai budaya, nilai, tujuan, visi serta misi perusahaan. Dengan memahami hal ini, diharapkan dapat mendorong keterlibatan karyawan dalam memberikan kontribusinya bagi perusahaan.

Karyawan baru yang mendapatkan pengalaman yang baik dari awal juga akan memiliki pandangan yang lebih positif serta memuaskan terhadap perusahaan dan lingkungan kerja.

Membangun employer branding

Karyawan baru yang merasa nyaman dan diperlakukan baik mulai dari hari pertama bekerja akan mendorong mereka untuk berbagi pengalaman positifnya dan  mempromosikan nilai perusahaan.

Hal ini akan mempengaruhi persepsim berdampak pada meningkatnya daya tarik perusahaan bagi calon kandidat serta meningkatkan citra perusahaan yang ramah, inklusif dan mendorong pengembangan karir yang baik.

Mengoptimalkan customer experience

Karyawan baru yang telah terintegrasi dalam tim akan memiliki pemahaman yang jelas serta mendalam sehingga mereka mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada customer.

Mereka akan tampak lebih percaya diri dalam menghadapi situasi sulit dan memiliki kemampuan dalam memberikan solusi dengan jauh lebih baik. Reputasi perusahaan pun akan meningkatkan kerana layanan yang disediakan berkualitas tinggi dan memuaskan.

Mengurangi tingkat stres

Kegiatan onboarding yang baik dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya stres yang biasa dialami karyawan baru serta yang bisa mempengaruhi kesejahteraan dan kinerja kerja mereka.

Dengan adanya panduan yang jelas akan membantu mereka dalam mempersiapkan diri memulai pekerjaan yang baru dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul.

Mereka pun akan lebih percaya diri dan mampu berbicara secara terbuka mengenai kebutuhan dan harapannya bagi perusahaan.

Memperkuat budaya perusahaan

Kegiatan onboarding menjadi momen untuk mengenalkan budaya dan nilai perusahaan kepada karyawan baru. Setelah mengetahuinya, maka mereka akan mengadopsi perilaku yang sejalan dengan nilai dan budaya yang dianut oleh perusahaan.

Lantas bagaimana cara agar proses onboarding pada perusahaan dapat dijalankan secara efektif dan sejalan dengan tujuan perusahaan? Selengkapnya akan dibahas dalam artikel 7 Tips Laksanakan Proses Onboarding yang Efektif.