Karyawan merupakan aset berharga bagi perusahaan sehingga harus diperhatikan dengan baik. Salah satu upaya perusahaan dalam mengelola SDM dengan tepat adalah melalui perencanaan ketenagakerjaan organisasi atau yang lebih dikenal dengan manpower planning.

Dalam dunia HR, istilah manpower planning sudah tidak jarang didengar karena perannya penting dalam serangkaian aktivitas manajemen HR. Umumnya disusun dalam periode tahunan serta disesuaikan dengan rencana bisnis ke depannya.

Manpower planning menjadi sebuah strategi yang dikembangkan oleh HR untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja sesuai jenis pekerjaan, peran atau tanggung jawab agar operasional bisnis tetap berjalan dan target bisnsi tercapai.

Pada artikel berikut ini akan dibahas lebih lengkap mengenai apa itu manpower planning, manfaat dan strategi apa saja yang dapat perusahaan lakukan agar berjalan dengan efektif & efisien.

Selamat membaca.

Apa itu Manpower Planning?

Manpower planning adalah sebuah identifikasi dan perencanaan mengenai total tenaga kerja yang dibutuhkan dalam jangka panjang dan berkelanjutan.

Manpower planning juga menjadi bagian dari strategi dalam mengoptimalkan kinerja dan mempertahankan karyawan potensial yang dimiliki untuk mendukung tujuan bisnis.

Perencanaan ini merupakan bagian dari tugas HR dalam memberikan jaminan bagi perusahaan untuk dapat memperoleh tenaga kerja berkualitas dengan jumlah yang tepat, pada peran atau posisi yang sesuai serta dengan jenis keterampilan yang dibutuhkan.

Proses yang termasuk di dalamnya mengenai perencanaan jumlah tenaga kerja, kompetensi yang dibutuhkan, bagaimana cara melakukan rekrutmen dan menghindari kekosongan dalam menjalankan organisasi agar target bisnis dapat tercapai.

Fungsi ini juga mencakup pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, rekrutmen, penempatan, pelatihan, pengembangan, kompensasi dan pemberhentian karyawan.

Dengan adanya perencanaan yang tepat, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas & profitabilitas serta tujuan bisnis dicapai dengan cara yang optimal.

Manfaat Manpower Planning

Perusahaan perlu melakukan manpower planning karena banyaknya manfaat yang diberikan, antara lain:

• Menghindari kemungkinan terjadi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja
• Meningkatkan efisensi operasional dan produktivitas bisnis
• Menghemat waktu, tenaga & biaya rekrutmen dan pelatihan
• Memudahkan penyesuaian dengan perubahan bisnis
• Meningkatkan kualitas tenaga kerja, retensi dan kepuasan karyawan
• Mendeteksi permasalahan dalam sistem manajemen HR secara dini sekaligus strategi mitigasinya
• Memudahkan pengambilan langkah strategis dalam mengembangkan tenaga kerja
• Manajemen HR perusahaan memiliki sistem dan standar yang baik

8 Cara Tepat Menyusun Manpower Planning

Melakukan perencanaan tenaga kerja menjadi proses yang penting dalam mencapai keberhasilan perusahaan sehingga dibutuhkan pemahaman dan strategi pelaksanaan yang tepat.

Mengetahui target & tujuan perusahaan

HR harus mengenal dengan jelas apa saja yang menjadi target dan tujuan yang ingin perusahaan capai. Dengan begitu dapat diketahui apa saja kompetensi yang wajib dimiliki tenaga kerja yang dibutuhkan dalam mencapai target dan tujuan tersebut.

Analisis tenaga kerja terkini

Setelah mempelajari target dan tujuan perusahaan, HR perlu melakukan analisis terhadap tenaga kerja yang ada dalam organisasi dengan melibatkan detail faktor seperti:

• Jumlah karyawan
• Keterampian/kompetensi
• Kualifikasi
• Kinerja
• Posisi/jabatan
• Gaji, tunjangan, kompensasi, dll

HR dapat menggunakan data ini sebagai dasar untuk mengetahui kelebihan & kekurangan tenaga kerja yang ada, juga memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang. Data ini pun dapat digunakan sebagai panduan dalam membentuk program pelatihan & pengembangan kompentensi.

Tentukan kebutuhan tenaga kerja di masa depan
HR perlu menyesuaikan ketersediaan tenaga kerja dengan target dan tujuan perusahaan guna menentukan apakah dengan kondisi saat ini tenaga kerja yang dimiliki sudah cukup atau perlu dilakukan penambahan.

Dalam melakukan perkiraan yang tepat, HR dapat melihat pengaruh faktorinternal & eksternal Faktor internal meliputi analisis ahli, beban kerja, tenaga kerja dan faktor lain yang berpengaruh (keuangan, target bisnis. dll)

Sedangkan faktor eksternal meliputi trend pasar, teknologi baru dan melakukan analisis industri untuk mengukur kebutuhan SDM di masa depan.

Identifikasi keterampilan & skill tenaga kerja

Selain jumlah, HR juga perlu mempertimbangkan kemampuan dan kompetensi tenaga kerja apa saja yang dibutuhkan di masa depan sehingga dapat memperoleh gambaran yang jelas mengenai kesenjangan keterampilan dan cara mengatasinya. Keterampilan atau skill kerja khusus apa saja yang masih dapat dioptimalkan melalui program pelatahin.

Merumuskan rencana

Setelah melakukan analisis dan identifikasi, saat akan mulai mengkalkulasi kebutuhan tenaga kerja, meliputi biaya yang dibutuhkan untuk proses rekrutmen dan gaji yang akan dibayarkan dengan mempertimbangkan kenaikan upah setiap tahun.

Tidak hanya itu, HR juga perlu membentuk rencana kenaikan jabatan tenaga lama, pergantian dan pengisian posisi yang kosong jika ada tenaga kerja yang meninggalkan posisi tersebut.

Setelahnya, HR akan menyusun program tenaga kerja meliputi model proses rekrutmen, SOP dan penempatan tenaga kerja. Perlu diperhatikan jika manpower planning tidak hanya berfokus pada cara mendapatkan tenaga kerja tetapi juga cara mempertahankannya.

Berbagai bentuk upaya dapat dilakukan, seperti program jam kerja fleksibel, kemudahan akses absensi dan data pribadi lainnya, kompensasi & tunjangan yang menguntungkan, dll.

Implementasi perencanaan

HR tidak bisa menyukseskan manpower planning sendirian sehingga memerlukan dukungan dan kerjasama dengan seluruh divisi dalam mengimplementasikan perencanaan tersebut secara kolaboratif.

Rancang program pelatihan tenaga kerja

HR perlu merancang program pelatihan dalam mengatasi apabila adanya gap pada keterampilan di antara karyawan ataupun adanya skill kerja baru yang wajib dimiliki dalam menjalankan perannya.

Dengan begitu, perusahaan juga akan menerima dampak positif karena peningkatan keterampilan yang akan berpengaruh pula pada meningkatnya kualitas kinerja.

Lakukan evaluasi

Setelah seluruh proses dijalankan, kini saatnya evaluasi untuk melihat apakah manpower planning yang dijalankan berhasil memenuhi target dan tujuan perusahaan atau tidak. Sehingga akan diperoleh kesimpulan hasil perencanaan sudah baik atau perlu ditingkatkan lagi.

Rancang Manpower Planning yang Lebih Terstruktur dengan Pro-Int HRIS

Manpower planning merupakan sebuah bagian penting yang tidak dapat dipisahkan dari kesuksesan perusahaan dalam mencapai target dan tujuannya. Memahami perannya yang penting maka sudah saatnya perusahaan mempercayakan proses perencanaan SDM ini bersama Pro-Int HRIS.

Dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi yang ada, seluruh proses kini terdigitalisasi hanya dalam satu sistem yang terintegrasi.

Mulai dari proses rekrutmen, akses data real time, rekap data absen hingga lembur cepat serta terintegrasi dengan proses payroll, reimbursement, penilaian kinerja, pelatihan hingga terminasi.

Kami juga menyediakan fitur employee self service yang akan memberikan kemudahan dan fleksibiltas bagi karyawan untuk melakukan personalisasi data pribadi secara mandiri, absensi hingga apply cuti melalui aplikasi.

Manpower planning perusahaan kini menjadi lebih transparan dan tertata dengan memanfaatkan fitur yang lebih lengkap dan terdigitalisasi dari sistem HRIS.

Tunggu apalagi? Segera hubungi tim profesional kami sekarang untuk diskusikan kebutuhan sistem HR sesuai kebutuhan perusahaan Anda, GRATIS!