Sebagai karyawan yang bekerja di perusahaan, istilah payroll atau penggajian sudah tidak asing lagi didengar, terlebih lagi jika bekerja di divisi HR atau keuangan.

Keterlibatan dalam pembuatan kebijakan payroll hingga pertimbangan penggunaan software payroll untuk mempermudah manajemen bisnis mungkin juga pernah dilalui.

Kata payroll erat kaitannya dengan sistem pembayaran upah atau gaji yang diberikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

Namun apakah payroll hanya sebatas pembayaran upah atau kompensasi kepada karyawan?

Semua pertanyaan terkait payroll seperti “Apa itu payroll?”, “Apa fungsinya?”, “Tantangan proses payroll”, “Apa manfaat penggunaan aplikasi untuk kelola payroll perusahaan?”, dan berbagai pertanyaan lainnya akan terjawab melalui artikel ini.

Apa itu Payroll?

Perhitungan gaji atau proses payroll adalah bentuk proses dimana pemilik bisnis membayarka kompensasi kepada karyawannya dalam jangka waktu ataupun tanggal tertentu. Kompensasi ini pada umumnya berupa:

• Gaji pokok, merupakan imbalan dasar yang disesuaikan dengan jabatan atau pekerjaan dan besarnya berdasarkan kesepakatan maupun peraturan perundang-undangan.
• Tunjangan, merupakan hak karyawan yang diberikan oleh perusahaan diluar gaji pokok karyawan, terdiri atas tunjangan tetap & tidak tetap (ex: uang makan, transportasi, medical claim)
• Pajak Penghasilan (PPh-21), merupakan potongan pajak atas upah atau gaji yang diterima oleh karyawan yang telah diatur pemerintah
• BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Asuransi Kesehatan Swasta
• Insentif atau uang lembur, merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan karena bekerja di luar waktu kerja

Fungsi Payroll Dalam Perusahaan

Proses payroll menjalankan fungsi mendasar perusahaan dalam memastikan seluruh karyawannya menerima upah mereka dengan baik.

Fungsinya sering dikaitkan dengan beberapa aspek keuangan perusahaan. Adapun beberapa fungsinya, seperti:

1. Menghitung upah yang harus dibayar setiap karyawan sesuai kontrak
2. Kalkulasi bonus, reimbursement, uang lembur, cuti dan pensiun
3. Menghitung pajak, asuransi, dan kewajiban pembayaran lainnya
4. Menghitung, menyetor dan melaporkan PPh 21 karyawan
5. Menyimpan semua data terkait pembayaran
6. Memberikan bukti slip gaji karyawan
7. Menyediakan informasi untuk akuntansi perusahaan dan audit
8. Melakukan update data penting karyawan lama
9. Mencatat data penting untuk karyawan baru

Tantangan Payroll Manual

Pada kenyataannya, payroll merupakan proses yang krusial & kompleks untuk dilakukan serta rentan terhadap kesalahan perhitungan.

Tidak hanya itu, juga terdapat beberapa tantangan yang mungkin dialami saat memproses penggajian secara manual, seperti:

• Peraturan yang seringkali berubah mengharuskan perusahaan untuk selalu up-to-date dengan perubahan yang ada. Kegagalan untuk menjalankan proses payroll sesuai peraturan terbaru dapat menimbulkan masalah hukum dan perusahaan berisiko terkena denda atau penalti
• Mengumpulkan dan memasukkan berbagai data karyawan yang dibutuhkan untuk perhitungan payroll secara manual memakan waktu pengerjaan lebih lama dan kurang efisien
• Penyimpanan data penting karyawan secara manual cenderung kurang aman, terlebih lagi data yang dicetak dengan kertas pun rentan hilang
• Pembaharuan data karyawan kurang fleksibel karena divisi pengurus payroll harus memproses pembaharuan data satu per satu
• Tidak adanya integrasi data membuat proses payroll menjadi lama karena HR ataupun divisi pengurus payroll harus melakukan validasi kepada karyawan satu per satu 

Mengingat cukup banyaknya tantangan dalam proses penggajian manual, kini saatnya perusahaan untuk mulai beralih menggunakan layanan profesional yang terintegrasi dan terotomatisasi dengan Aplikasi Payroll.

Otomatisasi dengan Aplikasi Payroll

Setiap perusahaan memiliki sistem proses penggajiannya sendiri. Pada umumnya, payroll perusahaan dikelola secara khusus oleh divisi yang mengelola keuangan atau bahkan melibatkan divisi HR perusahaan setiap bulannya.

Payroll merupakan proses yang krusial & kompleks untuk dilakukan serta rentan terhadap kesalahan perhitungan jika diproses secara manual

Semakin besar ukuran perusahaan, kegiatan payroll pun seringkali dialihdayakan kepada perusahaan penyedia layanan payroll outsourcing.

Gaji dan berbagai macam tunjangan akan secara otomatis masuk ke rekening karyawan sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan.

Kelola payroll pun menjadi lebih cepat & efisien dan perusahaan pun dapat lebih fokus dalam mengembangkan bisnisnya.

Coba Sistem Payroll Dari Pro-Int Sekarang!

Dengan adanya payroll software, perusahaan akan dimudahkan dalam proses penggajian apalagi jika jumlah karyawannya mencapai ribuan orang.

Seluruh komponen penggajian akan terhitung secara otomatis dalam sistem, mulai dari potongan pajak penghasilan, iuran BPJS, lembur hingga bonus. Proses payroll pun lebih menghemat waktu, tenaga & biaya yang akan dikeluarkan.

Manfaat Otomatisasi dengan Software Payroll

Ketahui manfaat apa saja yang dapat perusahaan peroleh dengan mengotomatisasi proses perhitungan gaji karyawan melalui Software Payroll:

1. Adanya payroll yang terintegrasi dengan sistem absensi kantor maka perhitungan gaji dapat secara otomatis dilakukan sehingga akan sangat menghemat waktu HR
2. Sistem menyediakan slip gaji yang berisikan detail seluruh komponen gaji yang karyawan terima setiap bulannya, seperti berapa banyak potongan pph-21, iuran BPJS, tunjangan, bonus hingga total gaji bersih yang akan didapatkan
3. Formulir atau bukti potong pajak akan secara otomatis dibuat oleh sistem payroll yang dapat dicetak atau dikirimkan ke pihak yang bersangkutan
4. Sistem dapat menyesuaikan proses penggajian dan format laporan transaksi payroll yang dibutuhkan perusahaan
5. Sistem memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses informasi mengenai jumlah gaji yang diterima, potongan, waktu kerja, bonus kapan saja & dimana saja serta memungkinkan karyawan untuk mengajukan reimbursement secara langsung melalui aplikasi
6. Apabila adanya perubahan kebijakan & ketentuan pemerintah terkait perpajakan maka sistem payroll  akan secara otomatis menyesuaikan terhadap perubahan tersebut.

Kelola Payroll Mudah Bersama Pro-Int Payroll Outsourcing

Tidak perlu khawatir lagi. Kini Pro-Int menyediakan layanan aplikasi payroll outsourcing dalam memudahkan perhitungan gaji karyawan.

Software payroll dari Pro-Int telah terintegrasi secara otomatis dengan data absensi, perhitungan PPh-21, BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan, klaim karyawan dan berbagai komponen penggajian lainnya.

Cukup memasukkan data yang dibutuhkan dengan lengkap dan tinggal klik, maka perhitungan beserta slip gaji akan langsung diproses seketika.

Hasil yang diperoleh lebih akurat, waktu yang dibutuhkan lebih singkat, pengeluaran perusahaan pun dapat ditekan.

Hubungi kami segera dan konsultasikan kebutuhan HR perusahaan Anda bersama konsultan kami yang profesional dan rasakan sendiri berbagai manfaat yang akan Anda peroleh bersama dengan kami!