Divisi HR dan penggunaan aplikasi HRIS merupakan bagian penting bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia yang kompleks.
Mulai dari perekrutan, administrasi, proses payroll, penggajian, manajemen kinerja hingga pengembangan potensi dan keahlian karyawan.
Dengan begitu sulit dan kompleksnya peran HR serta perkembangan teknologi yang semakin pesat, maka tidak jarang perusahaan memanfaatkan otomatisasi aplikasi HRIS dengan tujuan meringankan beban kerja HR dalam mengurangi pekerjaan yang masih bersifat manual dan repetitif.
Namun pada kenyataannya, perusahaan terkadang masih berhadapan dengan permasalahan bahkan setelah menggunakan aplikasi HRIS.
Apa saja contoh kendalanya? Baca selengkapnya melalui artikel di bawah ini.
Kendala dalam Penggunaan sistem HRIS
Beberapa kendala yang mungkin HR perusahaan hadapi saat gunakan aplikasi HRIS, antara lain:
- Keterbatasan Fungsi Aplikasi
Aplikasi HRIS dirancang untuk memudahkan manajemen HR, namun tidak semua aplikasi HRIS yang ada memiliki fungsi fitur yang lengkap dan sesuai kebutuhan perusahaan
- Kesalahan Teknis
Penggunaan aplikasi HRIS dapat menghadapi masalah teknis seperti adanya bug atau kesalahan yang menyebabkan sistem down sehingga penggunaannya menjadi tidak stabil, tidak dapat diakses dan menghambat produktivitas
- Keterbatasan akses
Aplikasi HRIS pada dasarnya hanya dapat diakses melalui jaringan internal dan internet sehingga membutuhkan konektivitas yang stabil, jika tidak maka akses penggunaannya akan terganggu
- Kesulitan saat Implementasi
Proses implementasi aplikasi HRIS dapat memakan waktu yang lama apabila tidak dilakukan oleh ahli professional, ketidaksiapan data dari perusahaan hingga tidak cukupnya sumber daya yang ada.
Selain itu juga karena memakan biaya yang cukup besar seperti biaya lisensi, training dan maintenance
- Tidak Adanya Integrasi Sistem
Aplikasi HRIS yang baik seharusnya menyediakan integrasi antar fitur yang tersedia sehingga seluruh aktivitas HR dapat dikelola dengan hanya 1 sistem, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan lebih banyak biaya untuk menggunakan banyak sistem
- Tidak User-friendly
Aplikasi HRIS terlalu rumit dan kompleks akan menjadi sulit untuk digunakan, terutama jika user kurang terampil dalam menggunakan teknologi, belum memiliki pemahaman yang cukup mengenai aplikasi atau tidak terbiasa dengan penggunaan aplikasi HRIS karena sebelumnya masih melakukan proses manual
Dalam mengatasi berbagai kendala tersebut, perusahaan harus lebih teliti dalam mempertimbangkan dan memilih aplikasi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan, juga terhindar dari masalah teknis.
Selain itu jika sudah menggunakan sistem, perusahaan juga harus secara rutin melakukan pemeliharaan sistem dan mengadakan pelatihan kepada karyawan agar terampil dalam menggunakan aplikasi HRIS secara efektif dalam meningkatkan produktivitas kerja.
Pro-Int HRIS, aplikasi HRD Online Lengkap & Terintegrasi
Pro-Int HRIS menghadirkan solusi otomatisasi proses administrasi HR sehingga perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, akurasi data, menghemat pengeluaran biaya operasional dan lebih fokus mengembangkan talenta karyawan.
Apa saja kelengkapan fitur yang tersedia?
Rekrutmen
Sudah menjadi tugas seorang HR dalam memonitor dan mengelola bidang yang berkaitan dengan SDM, termasuk menarik kandidat terbaik hingga merekrut calon karyawan baru untuk bergabung ke perusahaan.
Proses rekrutmen yang masih manual membutuhkan proses yang panjang dan memakan banyak waktu untuk mendapatkan kandidat terbaik.
Oleh karena ini disinilah peran aplikasi HRIS dalam memudahkan proses rekrutmen perusahaan agar lebih praktis.
Seluruh proses rekrutmen dilakukan melalui aplikasi. Mulai dari request employee, posting job vacancy, selecting karyawan, call out interview kepada calon kandidat, mengirimkan offering hingga akhirnya hiring.
Data kandidat dapat langsung ditransfer ke dalam database perusahaan agar diubah statusnya menjadi karyawan sehingga tidak ada lagi input data berulang.
Oleh karena itu, otomatisasikan proses rekrutmen perusahaan Anda untuk temukan kandidat terbaikmu!
Workforce Administration
Aplikasi HRIS dirancang untuk mengatasi rumitnya berbagai administrasi HR perusahaan. Mulai dari pendataan, review kontrak kerja, membangun struktur organisasi yang efektif & dinamis, proses cuti yang sesuai dengan hak karyawan serta kebijakan pemerintah yang berlaku.
Perencanaan jadwal kerja karyawan (shift) lebih mudah dengan aplikasi HRIS. Dengan tujuan menghindari terjadinya overlap antar shift yang ada.
Sehingga pembagian waktu kerja pun dapat dilakukan dengan adil. Pemantauan absensi kehadiran karyawan pun dapat dilakukan langsung oleh HR melalukasi.
Compensation & Benefit
Dengan aplikasi HRIS, proses payroll yang begitu rumit dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat dalam waktu yang lebih singkat dibandingkan jika masih dilakukan dengan cara manual melalui excel. Selain menghemat waktu dan tenaga, penggunaan sistem akan mengurangi kesalahan perhitungan penggajian bulanan.
Seperti potongan yang berkaitan dengan kehadiran, pajak PPh-21, iuran BPJS, uang lembur, berbagai bentuk tunjangan, claim & reimbursement, bonus hingga pemberian THR kepada karyawan.
People Development
Potensi yang dimiliki setiap karyawan dalam perusahaan harus dikelola dengan baik agar sejalan dengan strategi bisnis dan objektif perusahaan.
Untuk mengetahui potensi yang karyawan miliki dan apa saja yang perlu ditingkatkan, HR perlu melakukan penilaian kinerja berdasarkan kualitas & kuantitas kerja yang dilakukan karyawan.
Penilaian kinerja penting dalam melihat potensi dan juga dapat memacu semangat karyawan untuk memberikan yang terbaik dalam pekerjaannya. Umumnya dilakukan 2 periode dalam satu tahun (setiap 6 bulan), tergantung dengan kebijakan perusahaan.
Hasil dari penilaian ini akan menentukan promosi jabatan, kenaikan gaji di tahun berikutnya hingga pelatihan apa yang perlu perusahaan berikan.
Seluruh proses yang dijabarkan di atas ini dapat dilakukan seluruhnya hanya dalam satu sistem HRIS yang terintegrasi. HR tidak perlu lagi ribet dalam mengembangkan talenta karyawan dan mendukung kemajuan perusahaan.
Keberadaaan Aplikasi HRIS jelas memberikan banyak kemudahan bagi HR perusahaan. Dengan begitu banyak manfaat yang disediakan, masih ragu untuk #PakaiProInt HRIS?
Simple, Efisien dan Hemat Waktu! Ayo saatnya beralih dari cara manual menuju otomatisasi sistem yang lengkap & terintegrasi.
Pro-Int Dinamika | Penyedia Aplikasi HR, ERP & Jasa Payroll Outsourcing Terbaik di Indonesia
