Apa itu Delegasi? Dalam konteks HR, delegasi merujuk pada pada proses penugasan tugas, tanggung jawab atau kewenangan dari atasan kepada individu atau tim tertentu.

Atasan melakukan pengalihan tugas kepada bawahan bukan dalam artian melemparkan tanggung jawab, namun dalam bentuk permintaan untuk mewakilinya dalam menyelesaikan tugas tersebut.

Inilah yang disebut delegasi. Pengalihan tanggung jawab biasanya dilakukan pada situasi ketika seorang individu merasa tidak mungkin untuk melakukannya sendiri.

Seperti ada tugas yang harus menjadi prioritas untuk diselesaikan, berhalangan karena kondisi badan sedang sakit dan lain sebagainya.

Namun dalam pelaksanaannya, terdapat tantangan dan beberapa komponen yang harus diperhatikan agar proses delegasi dapat berjalan lancar sesuai dengan hasil yang diinginkan.

Artikel berikut ini akan membahas dengan lebih menyeluruh pengertian delegasi, tujuan, fungsi hingga tips ampuh lakukan pendelegasian agar tidak salah langkah dalam prosesnya.

Ayo simak bersama!

Pembahasan Delegasi

Definisi Delegasi

Menurut KBBI, delegasi adalah orang yang ditunjuk dan diutus untuk mendapatkan wewenang dari atasan kepada bawahan dalam lingkungan tugas tertentu dengan kewajiban mempertanggungjawabkannya kepada yang menugasi.

Sehingga secara sederhana, delegasi adalah proses pemindahan tugas atau tanggung jawab dari atasan, manajer atau pemimpin kepada individu atau tim yang dipercaya mampu dan memiliki keterampilan yang tepat untuk dapat menyelesaikan tugas yang diberikan.

Proses delegasi juga adalah salah satu bentuk kepercayaan atasan kepada bawahannya sehingga dilakukan pengalihan tugas dan wewenang tersebut.

Individu yang telah ditunjuk sebagai delegasi tentu harus mengerjakan tugas yang diberikan dengan serius serta dapat dipertanggungjawabkan dengan cara menyelesaikannya tepat waktu dan membuatkan laporan tugas.

Manfaat Delegasi

Dalam dunia kerja, delegasi merupakan hal yang sangat penting. Karena apabila dilakukan dengan tepat dapat memberikan dampak yang baik dalam meningkatkan produktivitas, kinerja dan pertumbuhan potensi karyawan.

Seorang manajer harus memiliki keterampilan dalam memaksimalkan kemampuan timnya, salah satunya yaitu melakukan pendelegasian tugas atau tanggung jawab.

Dengan adanya delegasi, maka atasan serta para pelaku bisnis dapat mengalokasikan waktunya untuk lebih fokus pada tugas yang bersifat strategis dan berdampak lebih besar.

Pendelegasian memiliki beberapa manfaat yang dapat memberikan keuntungan baik bagi individu maupun organisasi bisnis, antara lain:

Bagi Karyawan

• Memberikan kesempatan untuk terus berkembang, baik dari segi pengetahuan maupun keterampilan, melalui pemberian tugas, wewenang dan tanggung jawab baru
• Mendorong karyawan untuk lebih berfokus pada target serta kualitas kerja yang ingin diraih
• Menyediakan peluang untuk dapat berperan aktif dalam mencapai tujuan perusahaan
• Memberikan dorongan dan motivasi agar selalu berorientasi pada sasaran yang tepat, kualitas dan keberhasilan pelaksanaan tugas
• Menjadi wadah pembelajaran bagi karyawan dalam menambah pengalaman mengerjakan pekerjaan lain dan juga hal baru yang belum pernah ditugaskan sebelumnya
• Bahan pertimbangan untuk mendapatkan promosi kenaikan jabatan
• Meningkatkan keterlibatan karyawan, akuntabilitas pribadi, rasa kepemilikan dan tanggung jawab terhadap hasil

Bagi Organisasi

• Organisasi bisnis dapat tetap beroperasi secara efektif & efisien tanpa adanya tugas yang perlu ditunda atau diabaikan
• Atasan akan lebih fokus pada hal yang bersifat strategis untuk perkembangan bisnis, namun di satu sisi operasional perusahaan tetap berjalan lancar
• Mendorong pengambilan keputusan yang lebih optimal karena memiliki waktu yang lebih banyak dalam memperkirakan risiko dari setiap keputusan yang diambil
• Organisasi dapat lebih fokus mengatasi sejumlah permasalahan yang mungkin sulit atau membutuhkan perhatian dan keahlian khusus
• Beban pekerjaan terbagi secara merata sehingga proses kerja dalam organisasi menjadi lebih efisien dan selesai lebih cepat

Tantangan Proses Delegasi

Perusahaan perlu mengingat jika proses pendelegasian bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan karena cenderung akan menyebabkan kesalahpahaman atau kesalahan pelaksanaan jika tidak diawasi dengan baik.

Ketahui 7 tantangan yang seringkali menjadi hambatan dalam melakukan delegasi:

1. Alur komunikasi yang kurang jelas sehingga pesan tidak tersampaikan dan delegasi tidak memiliki pemahaman yang memadai tentang tugas dan tanggung jawabnya
2. Delegasi yang ditunjuk tidak memiliki keterampilan dan kapabilitas yang tepat
3. Kurangnya pengawasan dan pendampingan menyebabkan delegasi seringkali kebingungan atau kehilangan arah
4. Kekurangan sumber daya yang mendukung sehingga kesulitan dalam menyelesaikan tugas dengan baik
5. Ketidakmampuan dalam mengatasi permasalahan menyebabkan kegagalan dalam proses pendelegasian
6. Terlalu membatasi ruang gerak delegasi dalam menyelesaikan tugas yang diberikan
7. Belum memahami prioritas pekerjaan yang didelegasikan sehingga tidak dapat diselesaikan tepat waktu dan juga tidak sesuai standar yang diinginkan

Unsur Delegasi

Banyak pihak yang masih menganggap jika delegasi sama seperti pemberian perintah. Namun pada kenyataannya, memerintah dan mendelegasikan adalah dua hal yang berbeda secara unsur.

Tugas

Merupakan hal utama yang harus diperhatikan saat akan melakukan pendelegasian oleh atasan kepada bawahannya. Mencakup tugas apa saja yang harus dikerjakan beserta arahan agar hasil pekerjaan tidak melenceng dari tujuan awal..

Tugas pada akhirnya menjadi standar kerja karyawan, apakah kinerjanya bagus untuk diberikan apresiasi atau masih kurang baik untuk dilakukan evaluasi.

Kekuasaan

Adalah bentuk wewenang dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan fungsi kerjanya, yang bersifat mengalir dari atas ke bawah.

Atasan memiliki kekuasaan memberikan perintah kepada bawahan untuk bertindak sesuatu dalam menyelesaikan tugas.

Namun sebelum itu juga harus mampu menjelaskan tugas yang akan didelegasikan, hingga menunjuk individu yang akan dijadikan delegasi.

Kekuasaan yang baik dan tidak otoriter tentu membutuhkan tanggung jawab dari kedua belah pihak.

Tanggung Jawab

Seorang delegasi harus memiliki rasa tanggung jawab saat didelegasikan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Mereka akan diminta pertanggungjawabannya atas tugas yang telah diberikan, terutama atas keputusan yang diambil serta alasan yang jelas atas pengambilan keputusan.

Jika dapat diselesaikan sesuai dengan yang telah ditentukan, maka delegasi akan mendapat penghargaaan. Sebaliknya jika tidak makan akan ada konsekuensi yang harus dihadapi.

Akuntabilitas

Termasuk dalam bentuk dari rasa tanggung jawab dalam memenuhi keinginan pihak pemberi tugas, mencakup menjelaskan apa saja yang sudah dikerjakan & berbagai keputusan yang diambil.

Selain delegasi, pihak pemberi tugas juga harus mampu menjelaskan tujuan dan alasan mengapa tugas diberikan kepada delegasi.

Tips Lakukan Delegasi Anti Gagal

Delegasi akan menjadi solusi yang tepat jika ditujukan pada orang yang tepat, jika tidak maka akan menjadi boomerang bagi perusahaan.

Karena pada dasarnya, delegasi yang efektif akan meningkatkan performa tim secara keseluruhan agar lebih produktif.

Inilah 5 tips efektif yang dapat pelaku bisnis terapkan sehingga proses delegasi terlaksana dengan lebih efisien & profesional:

Berikan tugas & kepercayaan penuh

Meskipun delegasi adalah keputusan yang cukup beresiko namun hal ini perlu dilakukan dengan tujuan memajukan perusahaan.

Mendelegasikan berarti bersedia memberikan kepercayaan secara penuh kepada karyawan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Tanpa kepercayaan maka delegasi menjadi tidak efektif.

Hal ini akan mendorong rasa kepemilikan, kepercayaan diri dan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk dapat berpikir kritis dalam menghasilkan ide cemerlang. Lakukan secara bertahap dari tugas kecil hingga besar.

Memilih orang yang tepat & sesuai

Memilih delegasi adalah suatu keputusan yang riskan jika tidak dipertimbangkan dengan baik dan matang.

Oleh karena itu, penting bagi atasan untuk mempertimbangkan dengan baik siapa yang cocok untuk didelegasikan.

Amati track record, kekuatan serta kelemahan yang dimiliki masing-masing individu yang akan dipilih apakah mampu dan sesuai dengan klasifikasinya.

Pahami dan pastikan untuk mengidentifikasi minat dan keterampilan setiap anggota tim. Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya agar tidak salah dalam memilih.

Jangan memaksakan tanggung jawab yang tidak sesuai dengan minat & bakat yang dimiliki karyawan, karena hasil yang diperoleh tidak akan maksimal bahkan tidak berhasil.

Menyediakan penjelasan tugas secara lengkap

Penjelasan akan tugas yang diberikan juga tidak kalah pentingnya. Berikan instruksi yang jelas, mulai dari apa yang diharapkan, deadline hingga standar kerja yang harus dicapai.

Penerima tugas perlu mendapatkan pemahaman yang mendalam terkait tugas yang diperoleh melalui tersedianya instruksi dan prosedur yang jelas.

Mengapa hal ini penting? Karena jika tidak mengerti atau hanya mengira-ngira, maka akan besar kemungkinan timbulnya salah persepsi, hasil tidak sesuai permintaan, yang juga akan berdampak tidak hanya pada delegasi namun juga pada pemberi tugas.

Jangan sungkan untuk memberikan penjelasan jika ada hal yang tidak dimengerti oleh delegasi.

Memberi dukungan motivasi

Untuk mendorong keberhasilan delegasi, penting bagi atasan untuk memberikan dukungan yang memadai agar karyawan merasa termotivasi dalam menyelesaikan tugasnya.

Dukungan yang diberikan juga bisa dalam bentuk pelatihan khusus jika diperlukan, memfasilitasi metode pembelajaran, memastikan setiap anggota im memiliki daya dan alat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasnya.

Menentukan deadline & evaluasi

Menetapkan batas waktu yang jelas dan masuk akal itu penting. Hal ini akan mendorong delegasi untuk memperkirakan apa saja yang dapat diselesaikan lebih dulu, strategi apa yang akan dijalankan agar tugas selesai tepat waktu.

Atasan juga harus terus melakukan pengawasan secara berkala terhadap kemajuan tugas yang telah didelegasikan. Setelah itu, wajib dilakukan evaluasi dalam menilai keberhasilan tugas.

Berikan feedback yang membangun sehingga karyawan dapat terus berkembang dan mencapai hasil yang lebih baik di masa depan. Jangan lupa untuk berikan apresiasi, juga saran untuk perbaikan jika diperlukan.

Memberikan pengakuan atas kinerja kerja dipercaya dapat memperkuat motivasi tim serta membentuk lingkungan kerja yang positif dan lebih produktif.

Kesimpulannya, delegasi adalah proses pemberian tanggung jawab atau wewenang kepada orang lain yang dipercaya dapat melaksanakan tugas baru dan mampu mempertanggungjawabkannya.

Pemberian wewenang ini bukan seolah-olah hanya memerintah atau memberikan kuasa tanpa berdasar. Namun bertujuan mengembangkan produktivitas dan kinerja bersama, baik karyawan, atasan hingga organisasi bisnis.

Menjadi delegasi bukanlah hal yang mudah namun juga merupakan sebuah bentuk prestasi bagi seorang karyawan karena dapat mengemban tugas yang diberikan atasan.

Menjadi delegasi akan memotivasi karyawan untuk terus belajar dengan tujuan mengembangkan keterampilan dan bakat yang dimiliki.

Selain bermanfaat untuk karyawan, dengan adanya delegasi, memberikan ruang lebih bagi atasan untuk lebih fokus pada tugas strategis.

Dapatkan lebih banyak insight yang membahas dunia seputar HR, otomatisasi aplikasi HRIS, ERP dan proses payroll perusahaan dengan klik disini.

Ingin tahu bagaimana Aplikasi HRIS Pro-Int mengelola proses pendelegasian yang rumit menjadi lebih mudah hanya dalam waktu yang singkat? Cari tahu selengkapnya bersama tim profesional HR kami, GRATIS!