Bagi individu yang bekerja sebagai sales,marketing, atau posisi lain yang mengharuskan keluar kantor untuk bertemu dengan client, pasti sudah tidak asing dengan perjalanan dinas atau business travel.
Kegiatan ini sendiri merupakan kebutuhan yang penting, apalagi jika perusahaan Anda merupakan perusahaan yang memiliki mobilitas yang tinggi.
Perjalanan dinas sendiri membutuhkan pengelolaan yang tepat, dengan menggunakan otomatisasi aplikasi HRIS misalnya.
Karena jika pengelolaan masih dilakukan secara manual maka, bukan tidak mungkin proses pengelolaan tersebut menjadi tidak efektif dan efisien.
Lalu, apa benar mengurus perjalanan bisnis itu rumit?
Business Travel
Masalah Perjalanan Dinas
Ada beberapa masalah yang memang biasanya muncul saat melakukan perjalana bisnis.
Jika perusahaan masih menggunakan metode manual untuk mengelola perjalanan bisnis, maka kemungkinan masalah-masalah tersebut muncul bisa menjadi lebih besar.
Apa saja masalah yang biasanya muncul saat perjalanan dinas dan dapat membuat rumit pengelolaan perjalanan tersebut?
Rekapan Dokumen Pengeluaran Hilang
Untuk business travel, dokumen dan bukti-bukti pengeluaran merupakan hal yang penting karena rekapan dokumen pengeluaran tersebut akan menjadi bukti proses reimbursement dari pengeluaran selama perjalanan bisnis.
Apabila bukti-bukti pengeluaran saat perjalanan bisnis hilang atau rusak, maka Anda tidak bisa melakukan proses reimbursement untuk uang yang sudah Anda gunakan.
Karyawan Tidak Tahu Apa Saja yang Bisa Di Reimburse
Sampai saat ini masih banyak pekerja yang mengira bahwa jika dalam perjalanan dinas, semua pengeluaran saat perjalanan dinas dapat diganti atau di reimburse oleh perusahaan.
Pada kenyataannya, tidak seperti itu. Pengeluaran yang bisa di reimburse pada umumnya adalah:
- Biaya penginapan
- Budget konsumsi
- Ongkos transportasi
Maka dari itu, pengeluaran diluar hal-hal di atas tidak bisa di reimburse.
Proses Pengajuan Perjalanan Dinas yang Lama
Seandainya proses pengajuan perjalanan dinas masih dilakukan secara manual oleh perusahaan, maka bukan tidak mungkin jika proses pengajuan tersebut menjadi lebih lama.
Proses pengajuan business travel yang lama akan mempengaruhi proses dari business travel itu sendiri, dan pastinya juga akan mempengaruhi kinerja perusahaan, terlebih lagi apabila mobilitas perusahaan tinggi.
Aplikasi HRIS Solusi Masalah Perjalanan Dinas
Dengan berbagai masalah yang sudah disebutkan, maka solusi untuk semua masalah terkait perjalanan dinas tersebut adalah dengan menggunakan aplikasi HRIS.
Masalah-masalah seperti rekapan dokumen yang hilang, karyawan yang tidak mengetahui pengeluaran apa saja yang bisa di reimburse, dan berbagai masalah lainnya, bisa diatasi hanya dengan satu sistem.
Aplikasi HRIS merupakan solusi untuk masalah-masalah perjalanan bisnis seperti rekapan dokumen hilang, karyawan yang tidak mengetahui pengeluaran apa saja yang bisa di reimburse, dan berbagai masalah lainnya
Banyak fitur-fitur yang dapat membantu perusahaan dan karyawan dalam memproses, melakukan, dan mengelola perjalanan dinas untuk keperluan perusahaan.
Berikut manfaat dari fitur-fitur Aplikasi HRIS yang dapat membantu pengelolaan business travel perusahaan Anda:
Pengajuan Perjalanan Dinas Lebih Mudah
Penggunaan Aplikasi HRIS dalam mengelola perjalanan dinas dapat mempermudah proses pengajuannya, kenapa? Karena semua sudah bisa dilakukan dengan satu aplikasi saja.
Tidak ada lagi pengisian form secara manual untuk pengajuan business travel, proses menunggu approval dari HR dan atasan yang terlalu lama, pengajuan reimbursement yang memakan waktu lama, dan masih banyak lagi masalah lainnya.
Anda tidak harus melalui semua proses manual tersebut, karena semua hal tersebut bisa Anda lakukan dan pantau progresnya dalam satu aplikasi.
Proses Reimbursement Tidak Memakan Waktu yang Lama
Pengaturan reimbursement untuk pengeluaran perjalanan bisnis yang biasanya memakan waktu lama karena proses manual, kini menjadi lebih mudah.
Juga memakan waktu yang lebih singkat dengan penggunakan Aplikasi HRIS. Perusahaan juga dapat memperoleh catatan pengeluaran yang lebih transparan dan akuntabel.
Budgeting Perjalanan Dinas
Perusahaan tidak perlu merasa kesulitan mengurus biaya pengeluaran karyawan selama melakukan perjalanan dinas.
Aplikasi HRIS dapat mengatur dan menyesuaikan budgeting untuk karyawan langsung dari aplikasi.
Adanya budgeting dari awal sebelum perjalanan bisnis dilakukan, maka karyawan dapat mengatur pengeluaran lebih bijak lagi agar tidak terjadi over budget.
Semua Kebutuhan Bisa Diajukan Via Aplikasi
Kebutuhan dalam perjalanan dinas seperti kebutuhan transportasi, konsumsi, penginapan, dan lainnya sudah bisa diajukan melalui Aplikasi HRIS.
Mengajukan alat transportasi yang akan digunakan, tempat penginapan, dan kebutuhan lainnya.
Semua pengeluaran saat perjalanan dinas bisa dikalkulasikan bahkan sebelum perjalanan dilakukan sehingga dapat menghindari resiko penggunaan dana yang berlebihan.
Proses Perjalanan Dinas Mudah Dengan Pro-Int HRIS
Kelengkapan fitur dan manfaat dari Aplikasi HRIS dapat memudahkan semua proses dan pengurusan perjalanan dinas perusahaan Anda.
Maka sudah saatnya perusahaan Anda mempertimbangkan penggunaan Aplikasi HRIS Pro-Int untuk kebutuhan kelola perjalanan dinas.
Perusahaan yang memang memiliki mobilitas tinggi, harus bertemu client di hari kerja atau harus keluar kota untuk urusan perusahaan, perjalanan dinas menjadi keperluan yang krusial dan harus dianggap serius oleh perusahaan.
Jika masih menggunakan metode manual, bukan tidak mungkin masalah yang sama akan terus terulang.
Semua kemudahan dalam mengelola kebutuhan perjalanan dinas perusahaan bisa Anda dapatkan bersama Aplikasi HRIS Pro-Int.
Tidak perlu lagi mengurus semua kebutuhan perjalanan bisnis secara manual. Untuk informasi lebih lengkap, hubungi Tim Sales kami di nomor +6215823108/09/10, atau email ke [email protected].
