Seiring dengan semakin berkembangnya teknologi HR, pelaku bisnis didorong untuk dapat mengikuti berbagai perubahan yang ada, termasuk meninggalkan pekerjaan HR yang masih bersifat manual. Dengan demikian, proses digitalisasi dalam manajemen SDM perusahaan bukan lagi pilihan, melainkan keharusan.

Meskipun akan menemui banyak kesulitan ketika beralih menggunakan sistem digital dan yang pasti membutuhkan waktu untuk proses adaptasi. Namun hal ini akan memberikan efisiensi pada proses operasional perusahaan kedepannya jika dibandingkan dengan masih mempertahankan proses manual.

Selain efisiensi proses, digitalisasi juga akan meningkatkan akurasi, kemampuan analitik yang lebih baik serta memberikan pengalaman karyawan yang lebih memuaskan yang akan berpengaruh pada employee engagement.

Pada artikel berikut ini akan dijelaskan dengan lebih mendalam mengapa perusahaan perlu mempertimbangkan pemanfaatan sistem digitalisasi secepatnya!

Apa itu Digitalisasi Proses HR?

Digitalisasi proses HR mengacu pada perubahan cara perusahaan mengelola dan mengoperasikan fungsi SDM dengan memanfaatkan teknologi digital yang terus berkembang setiap saat.

Dalam mendukung keberhasilan prosesnya akan melibatkan penggunaan sistem yang dirancang khusus untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas dan employee experience. Salah satunya dengan hadirnya aplikasi HRIS.

Peran Digitalisasi Proses HR

Tidak hanya menggantikan proses manual, digitalisasi proses HR melibatkan transformasi dalam seluruh siklus hidup karyawan pada perusahaan. Mulai dari rekrutmen, proses onboarding, administrasi, manajemen kinerja, program pengembangan hingga proses terminasi saat karyawan resign atau pensiun.

Digitalisasi proses HR mendorong pengumpulan data yang lebih akurat dan relevan terkait karyawan sehingga akan memudahkan perusahaan dalam mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja, program pengembangan, dan pengambilan keputusan yang lebih tepat berdasarkan informasi yang terukur.

Dengan demikian, perusahaan akan tetap kompetitif dan lebih siap menghadapi kondisi bisnis yang terus berubah. Hadirnya teknologi ini pun mendorong terciptanya lingkungan kerja yang lebih efisien, adaptif dan inklusif bagi karyawan. HR pun dapat menjadi mitra kerja yang strategis bagi manajemen dalam mencapai tujuan bisnis (HRBP).

Pekerjaan yang bersifat administratif akan didigitalisasi, yang mana akan membantu perusahaan dalam mengelola proses rekrutmen, absensi kehadiran, cuti, penggajian, hitung & lapor PPh-21, BPJS, evaluasi kinerja hingga dilengkapi fitur employee self service.

Manfaat & Tantangan Digitalisasi Proses HR

Perubahan yang terbentuk melalui digitalisasi proses HR memberikan manfaat dan tantangan yang harus diketahui terlebih dahulu oleh HR dan perusahaan. Dengan begitu, baik manfaat maupun tantangan yang ada dapat diantisipasi dengan efektif & efisien.

Adapun manfaat yang diberikan:

1. Meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan, dimana setiap karyawan menjadi lebih terhubung, informasi tersampaikan dengan cepat serta meningkatkan produktivitas kerja
2. Meningkatkan kecepatan dan ketepatan proses rekrutmen, mengoptimalkan proses wawancara, psikotes dan memperkuat kepercayaan kandidat terhadap perusahaan
3. Mengurangi biaya operasional, beban kerja manual dan meminimalkan kemungkinan human error sehingga HR dapat fokus pada tugas strategi dan proses kerja secara keseluruhan menjadi lebih optimal
4. Proses pengambilan keputusan lebih tepat berdasarkan informasi yang terukur dan adanya data yang akurat serta relevan
5. Memudahkan karyawan dalam proses pengajuan cuti, lembur, absen, reimburse tanpa proses yang rumit dan berbelit-belit
6. Evaluasi karyawan lebih terukur dan menghilangkan subjektivitas sehingga penilaian dapat dilakukan secara transparan
7. Mendukung manajemen SDM perusahaan yang lebih baik agar pencapaian objektif perusahaan lebih cepat
8. Memudahkan penyediaan pelatihan yang relevan untuk mendukung pertumbuhan dan pengembangan keterampilan karyawan

Sedangkan tantangan yang akan dihadapi:

1. Proses implementasi membutuhkan adanya investasi dan infrastruktur yang sesuai sehingga perusahaan perlu memilih dengan lebih teliti sistem yang paling tepat untuk kebutuhannya
2. Perubahan dari pekerjaan manual menuju digitalisasi sistem membutuhkan adanya adaptasi dan dukungan penuh dari manajemen agar dapat berjalan lancar
3. Perusahaan harus memastikan data karyawan dalam sistem aman, dilindungi dengan baik dan terhindar dari potensi adanya pelanggaran keamanan

Bagaimana jika perusahaan menolak digitalisasi proses HR?

Tidak menutup kemungkinan terdapat beberapa perusahaan yang masih “nyaman” dengan proses kerjanya sekarang. Sehingga ketika ditawarkan penggunaan sistem, mereka akan cenderung untuk menolaknya. Beberapa kemungkinan yang akan terjadi jika perusahaan menolak digitalisasi proses HR adalah sebagai berikut:

1. Proses manual membutuhkan lebih banyak waktu, dana dan sumber daya sehingga biaya yang dikeluarkan akan cenderung lebih besar
2. Tidak adanya digitalisasi sistem membuat proses administratif lebih lambat dan rentan terhadap kesalahan sehingga operasional menjadi kurang efisien
3. Manajemen akan kesulitan mengelola siklus hidup dan mengembangkan karyawan secara efektif
4. Perusahaan akan cukup kesulitan menarik minat talenta muda
5. Tanpa digitalisasi proses HR, akan sulit bagi perusahaan untuk memenuhi peraturan ketenagakerjaan, terutama jika adanya peraturan baru sehingga mungkin saja akan berujung pada denda, sanksi atau gugatan hukum
6. Pekerjaan yang masih dilakukan secara manual akan menghabiskan banyak waktu dan lambat untuk merespon terhadap perubahan pasar sehingga besar kemungkinan perusahaan akan tertinggal dalam persaingan bisnis

Tips Implementasi Digitalisasi Proses HR

Perkembangan teknologi yang begitu cepat dan persaingan bisnis mungkin saja menjadi alasan yang kuat agar perusahaan memindahkan proses kerja manual menuju digitalisasi proses HR.

Dibutuhkan kesiapan perusahaan agar digitalisasi ini dapat memberikan manfaat dan bukan malah menghambat perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

Oleh karena ini, berikut 4 tips yang dapat menjadi panduan sebelum perusahaan memutuskan untuk menerapkan digitalisasi proses HR.

Tujuan yang jelas

Penting bagi perusahaan untuk menyusun terlebih dahulu tujuan dari penggunaan digitalisasi proses HR yang tentunya melikir relevansi dengan tujuan bisnis

Libatkan Seluruh Pihak

Keberhasilan penggunaan digitalisasi proses HR harus disertai dengan adanya dukungan dari seluruh pemangku kepentingan, termasuk karyawan hingga manajemen karena perubahan ini tidak hanya akan memengaruhi 1-2 pihak namun seluruh pihak dalam organisasi

Ambil langkah sederhana

Sebelum menjalankan perubahan, pilih terlebih dahulu area proses HR apa saja yang membutuhkan perubahan digital, seperti proses rekrutmen, onboarding, administrasi, payroll, penilaian kinerja, dan lain-lain. Proses inilah yang akan menjadi prioritas perubahan sehingga adaptasi terhadap perubahan tidak akan terlalu lama dan menyulitkan.

Evaluasi kinerja sistem

Implementasi harus diikuti dengan evaluasi kritis terhadap hasil yang diperoleh dan dampak bisnis yang diberikan. Proses evaluasi harus dilakukan secara menyeluruh dan cermat. Dengan demikian memungkinkan adanya perbaikan berkelanjutan dan penyelesaian masalah melalui solusi teknologi.

Digitalisasi proses HR menjadi kunci untuk efisiensikan proses bisnis perusahaan saat ini dengan adanya perubahan strategis yang inovatif dan adaptif.

Perkembangan digitalisasi HR akan meringankan pekerjaan HR yang bersifat administratif. Adanya digitalisasi ini membuat proses seperti mengelola absensi, shift, alur kerja, cuti, penggajian, evaluasi kinerja dan program pengembangan dapat dilakukan secara mudah dan saling terintegrasi.

Dengan mengadopsi budaya digital, perusahaan akan semakin siap dalam menghadapi persaingan bisnis dan masa depan yang semakin go digital.

Lakukan proses pengelolaan SDM perusahaan yang lebih baik dengan #PakaiProInt HRIS sekarang untuk proses kerja HR yang lebih efektif dan efisien.